Atendimento Ao Cliente

3 dicas para que seu escritório de contabilidade comunique melhor com clientes

A correria que envolve a rotina de um gestor parece nunca ter fim. Reuniões a todo instante, conversas com gerentes de bancos, e-mails que se multiplicam, relatórios para fazer ou analisar, conversas com a diretoria e o telefone que não para de tocar um minuto sequer.

No meio de tanta coisa para fazer, ainda é necessário providenciar um correto atendimento ao cliente. Para ajudá-lo nesse quesito, separamos algumas dicas bem práticas que darão a você mais tranquilidade e tempo no seu dia a dia.

1. Escolha as pessoas certas para falar com o cliente

Em qualquer tipo de negócio existem diversos perfis de funcionários. Dos mais introspectivos aos mais expansivos e agitados, há sempre uma variedade considerável de personalidades, o que é importante para o negócio.

Enquanto você deve manter o seu pessoal mais técnico em funções de especialista, selecione aqueles que são mais abertos para o atendimento e contato junto aos clientes.

Busque identificar as pessoas que melhor transmitam os valores da sua empresa, que tenham uma boa capacidade de fala e relacionamento, que saibam ouvir, promover segurança e confiança ao conversar com seu público.

2. Comunique de forma clara e objetiva

Quando falamos sobre contabilidade ou abordamos temas relacionados à gestão financeira, algumas pessoas se sentem um pouco desconfortáveis. Seja por desconhecerem alguns termos ou por se sentirem um pouco vulneráveis tendo suas informações estratégicas expostas, essa é uma realidade comum nesse tipo de mercado.

Por isso, e também para garantir um bom nível de profissionalismo, é preciso que se adote uma forma de comunicação bastante clara e que ajude a tornar tudo mais fácil de ser entendido.

Seja no atendimento presencial, por telefone ou comunicados por escrito, tente sempre utilizar palavras e termos de fácil entendimento.

É claro que em alguns casos vai ser necessário utilizar expressões mais técnicas. Quando esse tipo de demanda surgir, sem perder tempo, esclareça o sentido do termo e siga em frente.

Além disso, evite ficar dando muitas voltas na conversa até chegar aos pontos que precisam ser tratados de verdade. Essa objetividade manterá o cliente menos confuso e poupará o tempo de todos.

3. Substitua e-mails por um bom sistema de gestão

Apesar de usarmos e-mails há vários anos e ainda sentirmos que eles são uma maneira de comunicação mais estruturada e formal de se tratar assuntos importantes, o fato é que temos que lidar a cada dia um volume muito grande desse tipo de mensagens.

Além de receber muitas propagandas, spams, correntes e outros tipos de conteúdo que lotam nossas caixas de entrada, temos hoje outras formas de comunicação mais ágeis e que também podem ser utilizadas para o tratamento direto entre empresas e clientes.

Buscando tratar o seu cliente com mais profissionalismo, minimizar ruídos de comunicação e manter um nível extremamente mais alto de automação, a utilização de sistemas de gestão é uma excelente opção para a substituição da troca de e-mails junto aos clientes.

Adote uma boa ferramenta de gestão que conseguirá fazer o seu negócio aumentar sua produtividade e utilize e-mails somente para tratar de assuntos que não possam ser automatizados. Assim, você garante objetividade, clareza e agilidade na sua comunicação.

Agora que você já tem melhores condições de manter um bom nível de atendimento ao cliente, aproveite para nos seguir Twitter, Facebook e LinkedIn. Temos sempre conteúdos interessantes e que vão te ajudar a tornar a sua empresa cada vez mais rentável.

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