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Gestão empresarial: como otimizar a cobrança de boletos?

O boleto bancário é mesmo o meio de cobrança mais utilizado pelas empresas no Brasil. Justamente por isso, a gestão empresarial deve trabalhar buscando sempre formas de melhorar esse processo tão importante para manter a saúde financeira de um negócio.

Os empresários que otimizam o processo de cobrança de boletos em seus negócios têm um grande diferencial competitivo. Afinal, empresas que adaptam as suas possibilidades de recebimento às necessidades dos seus clientes estão um passo à frente de todas as outras que não realizam esses procedimentos.

Nesse sentido, nosso objetivo com este artigo é mostrar, com algumas dicas simples, como é possível realizar os procedimentos de otimização de cobrança de boletos dentro do seu negócio. Interessado? Então, continue lendo e confira!

Escolha a melhor opção para a sua empresa

Antes de mais nada, para escolher o tipo de cobrança ideal para a sua empresa você deverá avaliar as necessidades do seu cliente. Só assim terá condições de oferecer-lhe mais possibilidades.

Antigamente, existiam dois tipos de cobrança por meio de boletos bancários: com ou sem registro. E a diferença entre as duas modalidades estava, basicamente, na forma de emissão que era realizada pelo banco.

Os boletos sem registro eram aqueles em que o banco só tomava conhecimento da sua existência quando ocorria a quitação. Ou seja, caso o valor não fosse creditado na conta até o vencimento, nada acontecia com ele, e o documento simplesmente perdia a sua validade.

Se o boleto vencesse, seria necessário emitir uma nova cobrança (incluindo a multa e o juros pelo atraso) e, em seguida, enviá-la novamente para o cliente — que, por sua vez, poderia não pagar, gerando mais transtornos e retrabalhos para a empresa.

Já os boletos com registro são um pouco diferentes. Nesse caso, o banco toma conhecimento do documento a partir do momento em que ele é emitido, e o boleto pode ser protestado em cartório, gerando mais segurança e certeza de pagamento para a empresa.

Então, com o objetivo de proporcionar maior transparência e segurança ao mercado de pagamentos, no ano de 2015 a Federação Brasileira de Bancos (FEBRABAN) alterou as regras para emissão de boletos, permitindo apenas aqueles emitidos com registro.

Estabelecido, assim, o tipo de cobrança que se deseja realizar, a emissão de boletos pode ser realizada de forma muito simples, prática e integrada com outros setores da empresa.

É possível vincular os boletos gerados com o controle de fluxo de caixa, os estoques e os setores de compras e vendas, por exemplo, para proporcionar à gestão empresarial um melhor controle de prazos de recebimentos e valores em aberto a receber de seus clientes.

Além disso, quando esse nível de integração é atingido, pode-se realizar previsões de recebimentos e traçar estratégias envolvendo todos esses setores, sem prejudicar a gestão financeira da empresa.

Saiba quantos boletos foram emitidos

Seja qual for a maneira de pagamento escolhida, é essencial que a empresa tenha um controle de todos os boletos que foram emitidos em determinado período.

Com as novas regras, determinadas pela FEBRABAN, os boletos emitidos com registros geram custos para empresa independentemente do seu pagamento, apesar de proporcionarem maior segurança quanto ao recebimento do título quando existe a possibilidade de protesto em cartório e demais opções legais para conseguir a quitação do documento.

Dessa forma, conhecendo a quantidade de boletos emitidos contra os seus clientes, a gestão empresarial garante maior controle sobre as taxas cobradas pela instituição bancária e pode administrar melhor esses valores. Podendo, inclusive, encontrar bancos que ofereçam tarifas menores.

Entenda que a gestão/percepção dos vencimentos é fundamental

Além de saber a quantidade de boletos emitidos, é fundamental que a gestão empresarial esteja sempre atenta aos vencimentos dos respectivos documentos. Isso a permite aplicar estratégias de lembrete aos seus clientes, para evitar o esquecimento e diminuir a quantidade de boletos emitidos e não quitados.

Quando a gestão de vencimentos é realizada de forma correta, é possível reduzir os custos existentes na emissão dos boletos com registro, uma vez que a empresa pode realizar diversas formas de contato com o cliente para prevenir a inadimplência.

Sendo assim, crie regras de cobranças e lembretes sobre os boletos que ainda vencerão, baseadas no relatório de vencimentos de cada documento.

Alie um software à gestão

Hoje, não há como falar em otimização de tempo e aumento da produtividade sem mencionar a participação dos softwares de gestão. Sua praticidade, velocidade e confiabilidade de informações são benefícios que estão sendo constantemente perseguidos pelas empresas em todo o Brasil.

Aliás, a cada dia fica mais evidente que a emissão de boletos manuais não faz mais parte da rotina de muitas empresas em nosso país.

Nem mesmo os clientes desejam receber suas cobranças pelos correios: o número de pessoas que emitem suas contas em portais das empresas pela internet, ou que desejam recebê-las por e-mail, vem crescendo exponencialmente.

Diante de tudo isso, a empresa que não adequar o seu processo de emissão de boletos a essa nova realidade corre sérios riscos de perder muitos clientes. A solução é contratar softwares que realizam a emissão automática de boletos e que tenham, principalmente, diversas funções de disponibilização desses documentos para os seus clientes.

Também é fundamental que eles ofereçam formas diversas de disponibilização para os clientes — ou seja, envio por e-mail, links ou retirada em um site ou portal da empresa — e que disponibilizem a possibilidade de emissão de segunda via de forma simplificada.

Assim, você não precisará dispor de tempo seu ou de algum colaborador para emitir o boleto e disponibilizá-lo para o cliente.

Além disso, com um software de emissão e gestão de boletos é possível realizar todo o controle de vencimentos e quantidade de títulos emitidos em um determinado período, otimizando ainda mais os procedimentos que mencionamos até aqui.

Enfim, apesar de gerar um custo para empresa, contar com uma ferramenta para emissão de boletos é uma estratégia essencial para quem deseja otimizar o seu processo de cobrança e facilitar o recebimento de suas vendas ou prestação de serviços.

Então, gostou deste artigo sobre a otimização da cobrança de boletos como ferramenta de auxílio para a gestão empresarial? Agora, se sobrou alguma dúvida ou há algo com que você queira contribuir para a discussão, deixe-nos um comentário! Sua opinião é muito importante para nós.

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