Como evitar as interrupções que roubam seu tempo - Asplan Sistemas

Como evitar as interrupções que roubam seu tempo


São Paulo – Você já se planejou para concluir um trabalho no prazo, mas
foi atropelado por reuniões inesperadas e e-mails urgentes do chefe?
Geralmente a solução para esses casos é trabalhar até mais tarde ou
adiar a entrega.

Para calcular o efeito devastador que
as interrupções têm sobre o fluxo de seu trabalho, imagine que você
sofra duas interrupções a cada hora — um e-mail a ser respondido, um
telefonema, uma pessoa que se aproxima da sua mesa para conversar ou um
chamado do chefe, por exemplo.

Ao longo de uma jornada de oito horas, você terá sido interrompido 16
vezes. Imaginando que cada interrupção dure dez minutos em média, você
terá parado suas atividades durante quase três horas. Os prejuízos não
param por aí. Após uma interrupção, levamos em média 15 minutos para nos
reconcentrarmos na tarefa anterior, mostram estudos de ciência
cognitiva.

Com isso, nossa eficiência cai cerca de 40%.
Resumindo: as interrupções também comprometem a produtividade. Para
compensar esse quadro, o que a maioria das pessoas faz é sacrificar a
qualidade de vida. No entanto, a medida mais eficaz seria limitar, tanto
quanto possível, os obstáculos que nos fazem tirar o pé do acelerador
no trabalho. Você pode começar a procurá-los na sua mesa.

Numa
pesquisa feita com mais de 1 600 profissionais por VOCê S/A e pela
consultoria Triad, especializada em gestão do tempo, 36% dos
entrevistados admitiram que perdem tempo por causa da internet e 21%
disseram se desconcentrar por causa de comunicadores online. Para o
consultor Christian Barbosa, da Triad, o melhor é desligar os avisos de
recebimento de novas mensagens e concentrar a leitura delas a um ou dois
momentos do dia, como o início da manhã e à noite.

“E-mails
não trazem problemas urgentes, que precisam ser respondidos de
imediato. Se a questão for urgente, certamente você será acionado por
telefone”, diz Christian. “Quanto ao MSN, tenha uma conta pessoal e uma
corporativa. Na empresa, use só a corporativa, para não comprometer o
tempo de trabalho com conversas pessoais.” Os chamados rotineiros da
chefia também atrasam a conclusão de trabalhos em curso.

Para 36% dos pesquisados pela Triad, o gestor não sabe se planejar e 21%
afirmam que o líder gera urgências para a equipe. Para conseguir
atender sua chefia de forma eficiente, o gerente de operações de férias
do Rio Quente Resorts, édson Cândido Gonçalves, de 29 anos, precisou
mudar sua forma de trabalhar. Quando assumiu o cargo, ele tinha
dificuldade para conciliar as muitas reuniões das quais participa e a
montagem das apresentações que tem que entregar regularmente com o
atendimento ágil às solicitações feitas pela chefia.

“Eu trabalhava de 12 a 15 horas diariamente.” édson percebeu que,
além dos chamados da chefia, também era acionado pela equipe e por
clientes. A saída foi treinar o time para que os colaboradores tivessem
autonomia para resolver os próprios problemas e os dos clientes. Para
isso, o gerente designou quatro líderes e criou um sistema em que, a
cada semana, um deles é responsável por monitorar o trabalho dos
subalternos e dar resposta aos problemas trazidos pelos colegas.

“Eles
conseguem apagar os incêndios e dar um retorno mais rápido ao cliente
sem a minha participação”, diz o executivo. Os líderes também passaram a
colaborar para melhorar o fluxo das informações demandadas pela chefia
de édson. Eles foram treinados para fazer relatórios de suas atividades
semanais, sistematizando os dados em tabelas e gráficos.

“Isso
me permite responder de forma muito mais ágil quando meus superiores me
solicitam um dado”, diz édson. As reuniões inesperadas também são
grandes vilãs do planejamento diário. Na rotina da diretora de mídia da
agência DPZ, Adriana Favaro, de 40 anos, elas aparecem com frequência.
“Muitas vezes elas surgem porque aquele é o único horário possível para
reunir todas as pessoas envolvidas num projeto”, diz ela.

Para
que esses compromissos não atrapalhem o cumprimento dos prazos, Adriana
adotou duas estratégias. A primeira foi preparar a equipe para
substituí-la em alguns eventos. “Isso melhorou o aproveitamento do tempo
em 80%. Além de diminuir a minha sobrecarga, as pessoas ficam mais
motivadas.” A segunda medida foi usar a tecnologia como aliada para
ganhar tempo.

“Com a ajuda do iPad e do iPhone, registro e
despacho tudo o que me for repassado durante a reunião”, diz. O
consultor Sílvio Celestino, da Alliance Coaching, dá outra sugestão para
reduzir o tempo gasto nas reuniões: “Sempre que possível, proponha
teleconferências por Skype. Além de poupar o tempo de deslocamento, a
tendência é que elas sejam mais objetivas”, diz.

As interrupções afetam a agenda pessoal. O jantar com a esposa, o lazer e
a atenção aos filhos têm de ter, em sua agenda, o status de
compromissos tão importantes quanto os profissionais.

Agilize seu dia

Saiba como reduzir os focos de desatenção que atrapalham a sua produtividade

Crie procedimentos-padrão
– Evite interrupções rotineiras educando sua equipe a consultar
respostas para problemas e perguntas frequentes em guias ou manuais.

Concentre as interrupções
Se você é interrompido diversas vezes para dar o aval a coisas simples,
crie uma rotina com um ou dois momentos no dia em que avaliará várias
questões de uma vez só.

Crie um código
Defina com a equipe um código para ser usado em fases de conclusão de
projetos que sinalize que a pessoa só deve ser interrompida em caso de
emergência. Vale colocar, por exemplo, um cartão vermelho sobre a mesa.

Revezem o telefone
Crie um acordo com os colegas pelo qual cada um fica responsável por
responder aos telefonemas dos demais num intervalo diferente do dia. Se
possível, retorne todas as ligações num mesmo período de tempo.

Ir é melhor do que receber
Ao agendar uma reunião dentro da empresa, proponha encontrar o colega
na sala dele ou numa sala de reunião. é mais fácil levantar e dar fim à
reunião.

Fonte: http://info.abril.com.br/noticias/carreira/como-evitar-as-interrupcoes-que-roubam-seu-tempo-11042012-8.shl

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