No Brasil, mais de 20% das empresas com até 2 anos de funcionamento são extintas, segundo pesquisa do Sebrae. O estudo não apresentou informações acerca dos motivos da mortalidade dessas organizações, contudo, é possível inferir que uma má gestão financeira da empresa contribui diretamente para esses números.

Não quer entrar nessa estatística? Este artigo apresenta 3 excelentes dicas para ajudar a melhorar os processos de administração do dinheiro e manter-se ativo no mercado. Confira também algumas práticas fundamentais para o controle preventivo das finanças!

1. Mantenha-se atualizado sobre a gestão de negócios

Alguns dos conhecimentos de negócios são conquistados no cotidiano do trabalho, na forma de experiência adquirida pelos gestores. Contudo, buscar aprender sobre técnicas e ferramentas para melhorar o processo decisório é fundamental.

Decisões financeiras tomadas com base no instinto já não funcionam como antigamente, pois o mercado atual é muito mais competitivo. Ferramentas de gestão financeira são essenciais para evitar desperdícios e ajudar empresas a atingir melhores resultados.

A internet é um grande facilitador para encontrar esses conhecimentos. Você pode pesquisar em páginas de negócios e cursos livres sobre o assunto.

2. Elabore um planejamento estratégico financeiro

Para que uma empresa possa chegar onde deseja, é preciso saber qual é esse lugar. Ou seja, é preciso identificar e tornar claros a missão da empresa e os objetivos estratégicos do negócio.

A ferramenta utilizada para isso é o planejamento estratégico que, também, engloba a gestão financeira. O plano deve conceber objetivos globais de investimentos, gastos e faturamento no âmbito estratégico; metas de otimização de custos e geração de receita por setores e áreas no espectro tático; além da redução de desperdícios e aumento da eficiência em tarefas específicas no contexto operacional.

É altamente recomendável transformar um plano composto por palavras em números e prazos, a fim de criar metas acionáveis.

3. Empregue um sistema de gestão financeira da empresa

As informações financeiras de uma empresa podem compreender um grande volume de dados. Isso dificulta bastante a realização do trabalho manual, sobretudo em relação aos custos com pessoal.

Assim, adotar sistemas computadorizados para administrar as finanças empresariais é uma solução mais inteligente. Os sistemas atuais oferecem ferramentas integradas para gestão financeira sob diversos aspectos, como administrar contas a pagar e a receber, elaborar orçamentos, organizar estoque e comprar, faturamento de vendas, etc.

Além disso, a computação em nuvem permite acessar o sistema de qualquer lugar e de qualquer dispositivo autorizado, mesmo fora do ambiente físico da empresa. Outras facilidades dessa tecnologia para a gestão financeira são o menor custo de armazenamento, a segurança da informação e a proteção contra perda por meio de backups distribuídos em vários servidores.

Agora que você conhece as dicas mais importantes confira algumas práticas preventivas que vão ajudar a controlar as finanças da empresa!

Práticas para controle das finanças

Evitar gastos excessivos com a folha de pagamento

Empresas com um bom controle de gastos tendem a elaborar certas regras para não comprometer o orçamento. Uma delas é manter as despesas com pessoal em um limite de até 40% do faturamento.

Logo, para otimizar os gastos e os resultados obtidos deve ser realizada uma avaliação do quadro de funcionários. Avalie os gastos com os profissionais de cada setor, assim como a sua produtividade e relevância para as atividades da empresa.

Em muitos casos, há funcionários sobrecarregados e outros que poderiam render mais. Cabe aos gestores identificar esses problemas e, assim, reorganizar as atividades para aumentar o rendimento. A terceirização de alguns setores pode ser uma ótima forma de melhorar a gestão financeira da empresa e deve ser considerada.

Lembramos, ainda, que os gastos com a folha de pagamento não se resumem ao pagamento de salários. Para manter o controle financeiro é preciso incluir reservas para gastos com 13º salário, férias, demissões e outras eventualidades.

Separar as finanças pessoais das finanças da empresa

Em pequenas empresas e negócios familiares, é comum que os gestores peguem dinheiro “emprestado” do caixa da empresa. Todavia, esse é um erro grave que dificulta manter o controle do fluxo de caixa e, por vezes, leva empresas menos preparadas à falência.

Para evitar esse tipo de problema, a empresa deve sempre determinar um salário fixo para os gestores e diretores e jamais utilizar o caixa da empresa como banco para empréstimos.

Tenha em mente que o controle do caixa é fundamental para a organização da gestão. Portanto, quanto menos interferência de fatores que fogem do controle e das questões do negócio propriamente ditas, melhor para a empresa. Algumas práticas simples, como classificar e registrar as entradas e saídas, contribuem para controlar e avaliar os gastos e organizar o fluxo de caixa.

Realizar avaliações periódicas

Seguindo a lógica do planejamento estratégico, realizar avaliações periódicas é essencial para que eventuais erros na gestão financeira sejam corrigidos antes de causar danos à empresa. Além disso, as avaliações ajudam a controlar os custos e monitorar os resultados.

Para isso, é necessário estudar constantemente o mercado, se informando sobre tendências e padrões e avaliando como sua empresa os assimila. Monitorar as práticas e atividades de concorrentes do mesmo segmento também pode ajudar a sua empresa a ter um comparativo nessas avaliações e ajuda a exercitar a inovação e a prever movimentos do mercado.

A avaliação em si deve se basear na análise da situação, desempenho e resultados da empresa e seus setores, visando a identificação de possíveis problemas nos processos e pontos que podem ser melhorados. A regularidade dessas avaliações é fundamental para evitar surpresas ruins e para que as correções possam ser feitas em tempo hábil, elas podem ser realizadas mensalmente e semestralmente.

Buscar parcerias

Uma das formas de driblar a crise é buscar parcerias que possam favorecer o seu negócio. Por exemplo, conseguir vantagens com os seus fornecedores para baratear os custos com o estoque pode ser uma ótima forma de melhorar a gestão financeira da empresa.

Outra forma eficiente de melhorar a gestão financeira por meio de parcerias é encontrar empresas que forneçam serviços complementares ao do seu negócio. Imagine uma academia que encontra uma empresa de material esportivo que esteja disposta a pagar aluguel ou repassar uma comissão para vender seus produtos dentro do espaço da academia, seria ou não um bom negócio?

Seja barateando custos ou gerando comissões, algumas parcerias e uma boa rede de relacionamentos são boas práticas de gestão financeira e uma garantia de estabilidade mesmo em períodos economicamente difíceis.

Cada uma das dicas e práticas citadas pode, progressivamente, organizar o setor financeiro da empresa e da a contribuição necessária para aumentar a lucratividade.

Por fim, não se esqueça de que, atualmente, a gestão financeira da empresa é uma preocupação que tira o sono de muitos gestores, e se informar é essencial para encontrar soluções para esses problemas.

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