A rede de computadores no mundo e a internet são amplamente usadas no processamento de dados, troca de informações e documentos entre as pessoas, governo e empresas. E dentre os termos usados no “mundo” da tecnologia, podemos citar o certificado digital.

Todas essas transações necessitam de segurança para garantir a confidencialidade, autenticidade e sigilo das informações. Isso é possível com a tecnologia da certificação digital, ou seja, por meio do documento eletrônico denominado certificado digital.

Mas você sabe como utilizar o certificado digital na prática? Continue acompanhando este artigo e descubra como.

Conceito de certificado digital

O certificado digital é um documento eletrônico que funciona como uma carteira de identidade e tem a finalidade de mostrar para o sistema eletrônico quem é o contribuinte que pode ser uma pessoa física ou jurídica.

Esse documento geralmente contém:

• nome da pessoa ou empresa;
• nome e assinatura da empresa: sua Autoridade de Registro (AR);
• chave pública;
• prazo de validade;
• número de série.

Para entender melhor, pense que o certificado digital funciona como uma espécie de assinatura e/ou carimbo que torna o documento autêntico, legalmente válido.

Modelos de certificado digital

Existem dois modelos de certificados digitais: o A1 e o A3, que, embora sejam bastante parecidos entre si, apresentam algumas particularidades. O modelo A1 é instalado diretamente no computador em que as informações ficam armazenadas e não necessita de cartão ou token.

O modelo A3 é portátil e não precisa ser instalado, a não ser o driver que corresponde à mídia na qual o certificado digital foi armazenado, que pode ser cartão com leitora digital ou token.

Funcionalidade do certificado digital

Como já citamos, o certificado digital funciona como uma carteira de identidade que será usada para assinatura eletrônica. Essa assinatura é feita com algoritmos criptográficos que têm regras bem definidas para cifrar e decifrar informações.

O certificado digital é utilizado para realizar serviços como:

• transmitir e validar notas fiscais eletrônicas;
• transmitir obrigações assessórias;
• recuperar arquivos das obrigações transmitidas;
• enviar informações trabalhistas e previdenciárias;
• acessar os serviços da Receita Federal;
• consultar o cadastro e verificar inconsistências;
• parcelar dívidas de impostos;
• etc.

Mecanismo do certificado digital

Dentre os principais aspectos do certificado digital, podemos citar a assinatura digital. Ela não consiste em simplesmente digitalizar a sua assinatura, já que esse processo poderia ser feito por qualquer pessoa. Quando da necessidade de enviar documentos originais assinados, há mecanismos de criptografia que permitem garantir a sua autenticidade.

Para isso, as chaves criptográficas são utilizadas. Trata-se de um conjunto de bits responsável por cifrar e decifrar informações.

Normalmente, utiliza-se uma chave privada associada a uma chave pública. A primeira é sigilosa e individual, permitindo que somente pessoas autorizadas decifrem os dados.

Uso correto do certificado digital

É importante se atentar ao uso correto do certificado para que nenhum documento seja rejeitado. A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), por exemplo, sem a autorização da Secretaria da Fazenda não tem validade fiscal.

Com o certificado digital no padrão Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil) é possível emitir, corrigir, cancelar ou inutilizar uma NF-e.

Nas transações eletrônicas o Certificado Digital será utilizado em dois momentos diferentes:

• primeiro — na assinatura digital do documento eletrônico. O CNPJ da empresa emitente deve ser o mesmo do certificado digital;
• segundo — na transmissão do documento eletrônico para a Sefaz. Poderá ser feita por qualquer certificado digital mesmo que não esteja vinculado à empresa emitente.

Somente o certificado digital que realizou a transmissão do arquivo eletrônico poderá posteriormente verificar a autorização de uso, a rejeição e o indeferimento da NF-e.

Mesmo que sua empresa tenha várias filiais, um único certificado digital no CNPJ da matriz servirá para todas, ainda que elas estejam espelhadas por vários estados.

Fique atento também às notas rejeitadas, se não forem retificadas não constarão no banco de dados da Sefaz e devem ser inutilizadas por quebra de sequência. Verifique também a autenticidade dos documentos eletrônicos recebidos e a correta apuração dos impostos.

Vantagens da certificação digital

O uso do certificado digital traz diversas vantagens à empresa. Para você entender melhor a sua importância, listamos abaixo as principais.

Maior segurança

Um arquivo com certificado digital fica automaticamente bloqueado para edições. Isso permite prevenir possíveis fraudes e alterações não autorizadas.

A criptografia também auxilia na manutenção de dados sigilosos, visto que arquivos criptografados são protegidos contra o acesso de pessoas não autorizadas.

Além disso, trata-se de uma maneira de estar amparado por lei, que aceita a autenticidade do documento em questão. Dessa forma, é possível enviar documentos importantes pela rede, sem se preocupar com extravios ou interferências externas.

Facilidade na declaração de renda

A declaração de Imposto de Renda pode ser feita de maneira mais fácil e segura para quem utiliza o certificado digital. Isso porque, nesse caso, os formulários para essa declaração podem ser baixados, e as despesas e deduções, inclusas. O acompanhamento desse processamento e a retificação de dados incorretos também se torna mais fácil.

Redução da burocracia

Com o certificado digital, a realização de diversas transações se torna possível via internet. Isso significa que a burocracia da sua empresa será significativamente reduzida.

Você otimiza seu tempo e a efetividade dos seus serviços. E essas transações vão desde a emissão de notas fiscais e operações bancárias até a liberação da chave de conectividade do FGTS junto à Caixa Econômica Federal.

Redução de custos e sustentabilidade

O certificado digital permite a redução de documentos impressos. Isso significa que, além de reduzir despesas com folhas de papel e tinta de impressão, você ainda ajudará na preservação do meio ambiente.

Reconhecimento de firma em cartório e procedimentos relacionados à emissão de Nota Fiscal também são exemplos de custos que podem ser reduzidos com a utilização do certificado digital.

Pode parecer pouco, mas, se você colocar todos os valores gastos mensalmente com essas operações “na ponta do lápis” perceberá o grande impacto causado pela adoção do sistema de certificação digital.

No mais, esteja com o prazo do seu certificado digital em dia, pois todo modelo tem prazo de validade e deverá ter sua assinatura renovada junto à Autoridade de Registro quando chegar ao fim.

Dessa forma, suas notas e documentos não serão rejeitados. Percebeu como é fácil utilizar o sistema de certificação digital e lograr todas as vantagens conferidas por tal avanço tecnológico?

E então? Você já utiliza o certificado digital na sua empresa? Ou ainda costuma proceder pelos meios manuais e está pensando em adotar uma ferramenta mais moderna e segura? Se você gostou do post, curta a nossa página no Facebook e descubra mais sobre o assunto.