Começou a vigorar, no primeiro dia de 2018, a exigência da utilização do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) para empresas com faturamento anual acima de R$ 78 milhões. Os demais terão até o mês de julho desse ano para adequar seus processos internos relacionados a esse sistema.

No entanto, você já sabe se é obrigatório o uso do certificado digital para eSocial? Essa é a dúvida de muitos empregadores e contribuintes. Saiba que nós temos a resposta para você: a partir do ano de 2018, a obrigatoriedade é sim uma realidade.

Pensando nisso, no post de hoje explicaremos como usar o certificado digital no eSocial e como escolher o tipo mais apropriado para a sua empresa. Confira!

Como funciona o Certificado Digital para eSocial?

Lançado no ano de 2007, o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) mudou a forma das empresas cumprirem suas obrigações acessórias: os montes de papeis deram lugar aos arquivos digitais. Contudo, da mesma forma que existe a possibilidade de fraude em documentos impressos, no mundo digital isso não é diferente.

Enquanto na era do papel a garantia de autenticidade do que estava sendo entregue era exigida por meio do reconhecimento de firma em cartório, no mundo tecnológico, essa segurança é dada por meio da utilização de um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira — ICP-Brasil.

Essa é a certeza de um ambiente totalmente seguro para a transmissão de arquivos. A certificação digital dá validade jurídica aos documentos eletrônicos e protege todas as informações da empresa contra invasões dos piratas da internet, conhecidos como hackers.

O certificado digital para eSocial tem como principal incumbência eliminar o envio ao fisco de diversas obrigações separadamente. Isso significa a unificação e padronização para guardar e transmitir os dados fiscais, previdenciários e trabalhistas por parte das empresas, já que o eSocial faz parte do SPED.

Ressaltamos que a nova regra que exige o uso do certificado digital para eSocial é válida para empresas com enquadramento fiscal no Simples Nacional, desde que possuam mais que três colaboradores empregados.

Para adaptar sua empresa a fim de atender a determinação de utilização da certificação digital para eSocial, é interessante entender como é simples esse processo. Veja:

• 1.º passo: a empresa precisa comprar um certificado digital (falaremos, ainda neste post, qual o tipo mais apropriado para a sua empresa. Fique tranquilo!);
• 2.º passo: a empresa é responsável por transferir os arquivos pertinentes ao ambiente do eSocial. Quando a autenticidade dos dados for averiguada, o empregador receberá um protocolo que comprova a entrega das informações.

A empresa só conseguirá acessar o sistema e efetivar a transmissão dos arquivos digitais por meio da utilização de algum certificado digital. Por isso, é indispensável que os empregadores que se enquadram na exigência do eSocial se organizem desde já, caso ainda não o tenham feito, para que não sofram penalidades previstas em lei para atrasos, erros ou omissões.

Qual o tipo de certificado mais adequado para eSocial?

Existem dois tipos de certificados que identificam se os arquivos eletrônicos transmitidos são autênticos, garantindo a segurança e a autenticidade dos dados por meio da assinatura digital criptografada: o A1 e o A3. Abaixo, confira as principais diferenças entre eles:

Certificado Digital A1

É a opção mais barata do mercado sendo válido pelo prazo de um ano. Permite assinar documentos eletronicamente, além de fazer transações.

O arquivo de identificação criado fica salvo na memória do próprio computador, que passa a conter uma chave privada enquanto a chave pública é enviada com a solicitação de emissão.

Certificado Digital A3

Pode ser comprado na versão pendrive ou cartão (neste caso, é necessário adquirir um leitor de cartão) e tem validade de 3 anos, possuindo todas as funcionalidades do tipo A1 acrescentado de outras possibilidades de aplicações.

Essa costuma ser a opção mais escolhida pelos escritórios de contabilidade devido à obrigatoriedade de utilizá-lo por alguns SPEDs. Neste tipo de certificado, a chave privada fica guardada no dispositivo móvel (cartão ou pendrive).

Sua empresa pode optar pelo tipo que melhor atender suas necessidades, visto que tanto o A1 quanto o A3 podem ser utilizados como certificação digital para eSocial.

Entretanto, tão importante quanto contar com um certificado digital é prestar atenção ao seu prazo de validade. Antes do vencimento, cabe a empresa entrar em contato com a Autoridade Certificadora para solicitar sua renovação, caso contrário, ela ficará impedida de enviar os arquivos digitais obrigatórios e arcará com penalidades e autuações.

Quais as vantagens do certificado digital para eSocial?

Em um primeiro momento, essa obrigatoriedade pode parecer mais uma despesa fixa para a empresa, mas isso não é verdade. Na realidade, passar a ter um certificado digital representa um investimento em segurança e na organização dos dados referentes às obrigações acessórias.

As informações são transmitidas ao fisco de forma mais ágil, facilitando os processos internos, diminuindo a burocracia e, consequentemente, diminuindo custos do negócio.

Como funciona o cronograma de implantação do eSocial?

Veja quais são os prazos estabelecidos para transmissão das informações pertinentes, de acordo com o faturamento da empresa:

Empresas com faturamento anual acima de R$78 milhões

• janeiro/2018: cadastro do empregador e tabelas;
• março/2018: dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos);
• maio/2018: folha de pagamento;
• julho/2018: substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada;
• janeiro/2019: dados de segurança e saúde do trabalhador.

Empresas com faturamento anual abaixo de R$78 milhões

• julho/2018: cadastro do empregador e tabelas;
• setembro/2018: dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos);
• novembro/2018: folha de pagamento;
• janeiro/2019: substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social), compensação cruzada e dados de segurança e saúde do trabalhador.

Lembre-se de que, aqui, também estão encaixadas as micro e pequenas empresas, MEI (Microempreendedor Individual) que tenha empregados e empresas com faturamento anual abaixo de R$ 78 milhões enquadradas no Simples Nacional, que tenham pelo menos 3 funcionários.

Neste post, você pode sanar de uma vez por todas as dúvidas sobre a obrigatoriedade do certificado digital para eSocial. Vimos que a compulsoriedade é uma realidade e também mostramos os dois tipos de certificação digital disponíveis no mercado.

E a sua empresa, já faz uso de alguma certificação digital ou vai começar a fazer esse ano? Deixe seu comentário contando se vocês optaram ou optarão pelo tipo A1 ou A3!