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Certificado digital para eSocial: entenda a obrigatoriedade

Começou a vigorar, no primeiro dia de 2018, a exigência da utilização do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) para empresas com faturamento anual acima de R$ 78 milhões. Os demais terão até o mês de julho desse ano para adequar seus processos internos relacionados a esse sistema.

No entanto, você já sabe se é obrigatório o uso do certificado digital para eSocial? Essa é a dúvida de muitos empregadores e contribuintes. Saiba que nós temos a resposta para você: a partir do ano de 2018, a obrigatoriedade é sim uma realidade.

Pensando nisso, no post de hoje explicaremos como usar o certificado digital no eSocial e como escolher o tipo mais apropriado para a sua empresa. Confira!

Como funciona o Certificado Digital para eSocial?

Lançado no ano de 2007, o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) mudou a forma das empresas cumprirem suas obrigações acessórias: os montes de papeis deram lugar aos arquivos digitais. Contudo, da mesma forma que existe a possibilidade de fraude em documentos impressos, no mundo digital isso não é diferente.

Enquanto na era do papel a garantia de autenticidade do que estava sendo entregue era exigida por meio do reconhecimento de firma em cartório, no mundo tecnológico, essa segurança é dada por meio da utilização de um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira — ICP-Brasil.

Essa é a certeza de um ambiente totalmente seguro para a transmissão de arquivos. A certificação digital dá validade jurídica aos documentos eletrônicos e protege todas as informações da empresa contra invasões dos piratas da internet, conhecidos como hackers.

O certificado digital para eSocial tem como principal incumbência eliminar o envio ao fisco de diversas obrigações separadamente. Isso significa a unificação e padronização para guardar e transmitir os dados fiscais, previdenciários e trabalhistas por parte das empresas, já que o eSocial faz parte do SPED.

Ressaltamos que a nova regra que exige o uso do certificado digital para eSocial é válida para empresas com enquadramento fiscal no Simples Nacional, desde que possuam mais que três colaboradores empregados.

Para adaptar sua empresa a fim de atender a determinação de utilização da certificação digital para eSocial, é interessante entender como é simples esse processo. Veja:

  • 1.º passo: a empresa precisa comprar um certificado digital (falaremos, ainda neste post, qual o tipo mais apropriado para a sua empresa. Fique tranquilo!);
  • 2.º passo: a empresa é responsável por transferir os arquivos pertinentes ao ambiente do eSocial. Quando a autenticidade dos dados for averiguada, o empregador receberá um protocolo que comprova a entrega das informações.

A empresa só conseguirá acessar o sistema e efetivar a transmissão dos arquivos digitais por meio da utilização de algum certificado digital. Por isso, é indispensável que os empregadores que se enquadram na exigência do eSocial se organizem desde já, caso ainda não o tenham feito, para que não sofram penalidades previstas em lei para atrasos, erros ou omissões.

Qual o tipo de certificado mais adequado para eSocial?

Existem dois tipos de certificados que identificam se os arquivos eletrônicos transmitidos são autênticos, garantindo a segurança e a autenticidade dos dados por meio da assinatura digital criptografada: o A1 e o A3. Abaixo, confira as principais diferenças entre eles:

Certificado Digital A1

É a opção mais barata do mercado sendo válido pelo prazo de um ano. Permite assinar documentos eletronicamente, além de fazer transações.

O arquivo de identificação criado fica salvo na memória do próprio computador, que passa a conter uma chave privada enquanto a chave pública é enviada com a solicitação de emissão.

Certificado Digital A3

Pode ser comprado na versão pendrive ou cartão (neste caso, é necessário adquirir um leitor de cartão) e tem validade de 3 anos, possuindo todas as funcionalidades do tipo A1 acrescentado de outras possibilidades de aplicações.

Essa costuma ser a opção mais escolhida pelos escritórios de contabilidade devido à obrigatoriedade de utilizá-lo por alguns SPEDs. Neste tipo de certificado, a chave privada fica guardada no dispositivo móvel (cartão ou pendrive).

Sua empresa pode optar pelo tipo que melhor atender suas necessidades, visto que tanto o A1 quanto o A3 podem ser utilizados como certificação digital para eSocial.

Entretanto, tão importante quanto contar com um certificado digital é prestar atenção ao seu prazo de validade. Antes do vencimento, cabe a empresa entrar em contato com a Autoridade Certificadora para solicitar sua renovação, caso contrário, ela ficará impedida de enviar os arquivos digitais obrigatórios e arcará com penalidades e autuações.

Quais as vantagens do certificado digital para eSocial?

Em um primeiro momento, essa obrigatoriedade pode parecer mais uma despesa fixa para a empresa, mas isso não é verdade. Na realidade, passar a ter um certificado digital representa um investimento em segurança e na organização dos dados referentes às obrigações acessórias.

As informações são transmitidas ao fisco de forma mais ágil, facilitando os processos internos, diminuindo a burocracia e, consequentemente, diminuindo custos do negócio.

Como funciona o cronograma de implantação do eSocial?

Veja quais são os prazos estabelecidos para transmissão das informações pertinentes, de acordo com o faturamento da empresa:

Empresas com faturamento anual acima de R$78 milhões

  • janeiro/2018: cadastro do empregador e tabelas;
  • março/2018: dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos);
  • maio/2018: folha de pagamento;
  • julho/2018: substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada;
  • janeiro/2019: dados de segurança e saúde do trabalhador.

Empresas com faturamento anual abaixo de R$78 milhões

  • julho/2018: cadastro do empregador e tabelas;
  • setembro/2018: dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos);
  • novembro/2018: folha de pagamento;
  • janeiro/2019: substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social), compensação cruzada e dados de segurança e saúde do trabalhador.

Lembre-se de que, aqui, também estão encaixadas as micro e pequenas empresas, MEI (Microempreendedor Individual) que tenha empregados e empresas com faturamento anual abaixo de R$ 78 milhões enquadradas no Simples Nacional, que tenham pelo menos 3 funcionários.

Neste post, você pode sanar de uma vez por todas as dúvidas sobre a obrigatoriedade do certificado digital para eSocial. Vimos que a compulsoriedade é uma realidade e também mostramos os dois tipos de certificação digital disponíveis no mercado.

E a sua empresa, já faz uso de alguma certificação digital ou vai começar a fazer esse ano? Deixe seu comentário contando se vocês optaram ou optarão pelo tipo A1 ou A3!

This Post Has 30 Comments

  1. Fulvia

    Mas qual será o modelo que devcerá ser feito o E-CPF ou E-Cnpj

    1. certificado-digital@asplan

      Olá, Fulvia, tudo bom?

      Você deverá ter o e-CNPJ, Certificado Digital para Pessoa Jurídica.
      Deixo nosso telefone para quaisquer dúvidas que tiver (11) 3305-6500

  2. Osvaldo J T Calisperis

    Eu tenho uma ME optante pelo Simples Nacional e apenas UM funcionário (eu mesmo). Após inserir os dados CNPJ, CPF e a senha e adquirir o código gerado pelo próprio site do portal do eSocial, tentei fazer o login ao sistema, mas recebi a mensagem de que preciso certificado Digital para acessar. Como devo proceder?

    1. certificado-digital@asplan

      Olá, Osvaldo, tudo bom?

      Você precisará adquirir e validar presencialmente um certificado digital para esse acesso.
      Temos modelos em cartão e token, ou, sem mídia. A validade poderá ser de 1 ano ou 3 anos
      Entre em contato que tiraremos todas as suas dúvidas: (11) 3305-6500

  3. CLAUDIA

    BOA TARDE. POR FAVOR EU GOSTARIA DE SABER SE PODE FAZER UMA PROCURAÇÃO ELETRONICA (CERTIFICADO DIGITAL DA CONTABILIDADE) PARA OS CLIENTES PODEREM UTILIZAR O E-SOCIAL.

    1. Asplan

      ola!

      Iremos entrar em contato por e-mail.

      Abraço.

    2. Elaine Santana

      Bom dia

      Gostaria de saber se o escritorio contabil tendo o seu certificado digital pode assinar digitalmente o envio de informações de seus clientes por procuração, ou somente podem ser enviadas informações e assinadas digitalmente com o certificado proprio de cada empresa.

      aguardo retorno.

      obrigada

      1. certificado-digital@asplan

        Olá, Elaine, tudo bom?

        Caso o cliente tenha outorgado a Procuração Eletrônica para a Contabilidade, ela poderá transmitir o eSocial por meio da procuração.
        Precisando renovar seu certificado digital ou qualquer outra dúvida, estamos à disposição.

    3. certificado-digital@asplan

      Olá, Claudia, tudo bom?

      Caso seu cliente tenha outorgado a Procuração Eletrônica para a Contabilidade, ela poderá realizar a transmissão do eSocial com seu Certificado Digital.
      Precisando renovar seu certificado ou qualquer outra dúvida entre em contato: (11) 3305-6500

  4. Tamiris

    Bom Dia! Gostaria de saber se as pessoas fisicas que possuem emporegados atraves do CEI também precisa de certificado digital para o envio das obrigações?

    1. certificado-digital@asplan

      Olá, Cida!

      Sim, precisa do e-CPF e incluir o número do CEI para realizar o procedimento.
      Gostaria de adquirir?

      Ligue para nós: (11) 3305-6500

      Abraços

  5. Cidberto

    O Manual eSocial 2.4, no paragrafo 8.2.2. – Código de Acesso para o portal eSocial, pagina 25, diz que uma ME e EPP, optantes pelo Simples Nacional que possuam até 03 empregados, não são obrigados á utilização do certificado digital, no entanto fiz o código de acesso e não consigo acessar o esocial, diz que tem que ter o certificado digital. Tem solução.

    1. certificado-digital@asplan

      Prezado, bom dia.

      Trata-se de um local somente para consulta e utiliza o certificado digital.

      O ambiente em que será possível a empresa ME ou EPP lançar as informações por meio do código de acesso (sem certificado digital) ainda não está disponível, e no site do eSocial informa que estará disponível até o final deste mês de junho.

      Esperamos ter ajudado.

      Equipe Asplan

  6. Waldemar Mattos

    Vi nos post que podem ser enviado por procuração, essa procuração é a mesma que é feita pelo e-CAC ?

    1. certificado-digital@asplan

      Olá, Waldemar!

      Sim, pode ser feita por Procuração Eletrônica, a mesma que utiliza para o e-CAC.

      Qualquer dúvida, estamos à disposição.

      Equipe Asplan

  7. Dayane

    Bom dia!
    Caso o cliente não possua certificado digital (por não ter obrigatoriedade), a procuração eletrônica homologada no site da RFB, do cliente para o escritório, é válida?

    1. certificado-digital@asplan

      Olá, Dayane!
      Para outorgar a Procuração Eletrônica, o cliente deve possuir o Certificado Digital e-CNPJ. Caso ele não possua mais, e a Procuração continua vigente, o escritório poderá realizar todas as obrigações acessórias.

      Qualquer dúvida entre em contato.

      Equipe Asplan

      1. Dayane

        Olá!
        Obrigada pela prontidão.
        Então caso ele não possua o certificado digital, terá que providenciar um? Não existe outra maneira?

        1. certificado-digital@asplan

          Olá, Dayane!

          Sim, ele precisará adquirir o e-CNPJ tanto para outorgar procuração, quanto para o eSocial.

          À disposição,

          Equipe Asplan

  8. SIANE

    Bom dia,

    Gostaria de saber, tenho o E-CPF sou a responsável legal pela empresa, posso utilizar o meu certificado para o E-Social? ou sou obrigada a comprar o E-CNPJ?

    Se a empresa tem o E-CNPJ ela pode enviar as informações pelo E-CPF?

  9. Siane Gandolfi

    Bom dia,

    Sou responsável legal pela empresa e tenho somente o E-CPF posso enviar as informações do E-SOCIAL por esse certificado ou tenho que comprar o E-CNPJ?

    Posso enviar as informações pelo E-CNPJ ou tenho que comprar o E-CPF?

    1. certificado-digital@asplan

      Olá, Siane!

      O processo para declaração do eSOCIAL deverá ser pelo e-CNPJ A1 ou A3.
      Caso não possua deverá comprar, agendar e validar presencialmente a emissão.

      À disposição,
      Equipe Asplan

  10. Vanessa Pereira

    Boa tarde,

    Empresa com 1 funcionário e o Pró-labore tem que enviar as informações ao e-social pelo certificado digital ou será pelo portal com o código de acesso?

    Obrigada!

    1. certificado-digital@asplan

      Olá, Vanessa!
      De acordo com a Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº 02/2016 publicada no dia 31/08/2016, no Diário Oficial da União, que partir de 1º de julho de 2018, a obrigatoriedade será estendida aos empregadores e contribuintes, independentemente do valor de faturamento anual.
      Neste caso, será necessário o uso do Certificado Digital.

      Obrigado por seu contato.
      Equipe Asplan

  11. Vanessa Pereira

    Boa tarde,

    Produtor rural pessoa jurídica com 5 funcionários precisará ter o certificado digital?

    Obrigada.

    1. certificado-digital@asplan

      Olá, Vanessa, boa tarde!

      Sim, produtores rurais também precisam.
      Recentemente, validamos um certificado digital para caso semelhante.

      À disposição,

      Equipe Asplan

  12. Bruna Lopes

    As empresas inativas do lucro presumido terão que fazer o certificado digital? Ou poderá fazer apenas a procuração eletrônica?

    1. certificado-digital@asplan

      Olá, Bruna! Tudo bom?

      Se a contabilidade possuir a procuração eletrônica outorgada, ela poderá realizar a emissão do eSocial normalmente.

      Equipe Asplan

  13. Gino

    gostaria de saber se a empresa tiver menos de 2 funcionarios , nao ha necessidade de fazer este esocial ?

    1. certificado-digital@asplan

      Olá, Gino!
      Toda pessoa física ou jurídica, inclusive entes públicos, que contratam mão-de-obra remunerada deve se adequar ao eSocial. As regras também incluem empregadores domésticos.
      Assim, os responsáveis deverão buscar uma empresa credenciada para emitir certificados digitais ICP-Brasil. A Asplan é uma dessas empresas. Visite nosso site e veja as condições para adquirir o certificado para pessoas jurídicas (e-CNPJ) e para pessoas físicas (e-CPF).

      Equipe Asplan

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