As rotinas contábeis envolvem realizar tarefas relacionadas à contabilidade, incluindo o controle no pagamento de tributos e a administração de documentos.

Para garantir o cumprimento da legislação contábil e tributária é indispensável que a empresa invista em boas práticas no planejamento, gestão e organização dessa rotina.

Além de garantir o controle das finanças, as rotinas contábeis trazem informações concretas e dados relevantes que servem de apoio ao processo de tomada de decisões.

Neste artigo, você aprofundará o conceito sobre rotinas contábeis, conhecendo os benefícios de investir na otimização, e aprendendo, na prática, como otimizar algumas atividades da área. Acompanhe!

O que são rotinas contábeis?

Para implementar dicas de otimização das rotinas contábeis, primeiro, você precisa saber o que elas são e como elas impactam no dia a dia dos contadores.

Rotinas contábeis são todas as atividades e ações necessárias para manutenção das obrigações fiscais, tributárias e contábeis de uma empresa.

Elas contemplam tarefas como análise de finanças, controle de caixa e elaboração de relatórios. A seguir, destacamos algumas das atividades mais comuns no contexto empresarial.

Escrituração

Entre as atividades que estão presentes na rotina contábil está a escrituração. A escrituração de documentos fiscais, contábeis e trabalhistas contempla o registro de informações e dados gerados pela empresa.

É obrigação da empresa enviar periodicamente ao seu contador, informações sobre notas fiscais emitidas, boletos pagos, extratos e demais documentos necessários para a realização do balanço mensal.

Esses documentos são reunidos e organizados pelo contador que procede com a escrituração de todos os dados.

Obrigações acessórias

Nas rotinas contábeis também estão incluídas atividades direcionadas para o cumprimento de obrigações acessórias. Entre essas obrigações estão, por exemplo, a apuração do Simples Nacional, o Sped Fiscal e a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF).

O volume e periodicidade de envio dessas informações varia muito de uma empresa para outra. Em alguns casos, pode demandar envios mensais, em outros, as informações podem ser enviadas anualmente.

Tributos

A apuração de tributos e pagamento das respectivas guias também faz parte das rotinas contábeis.

Cumpridas as obrigações acessórias, o contador pode apurar os tributos da empresa, gerando as guias e encaminhando para as empresas a fim de que elas procedam com o pagamento.

Demonstrações contábeis

A emissão das demonstrações contábeis também está incluída nas rotinas contábeis. Alguns exemplos de demonstrações desse tipo incluem: fluxo de caixa, balanço patrimonial e demonstração de resultados.

As demonstrações são emitidas conforme as necessidades de cada empresa, assim, o gestor poderá solicitar ao contador a emissão de outros documentos além dos mencionados.

Relatórios

Por fim, a emissão de relatórios contempla uma ação importante nas rotinas contábeis e na gestão das empresas.

Os relatórios adicionais são especialmente utilizados para empresas que desejam reunir informações estratégicas que contribuam para a qualificação do seu processo de tomada de decisão.

Quais são os benefícios da otimização da rotina contábil?

Com o avanço da tecnologia e o aumento da competitividade, os escritórios de contabilidade buscam mecanismos que favoreçam a otimização das suas atividades.

Investir em boas práticas de otimização das rotinas contábeis traz muitos benefícios, entre eles, destacamos:

• melhora no atendimento aos clientes;
• redução de erros;
• aumento da produtividade;
• fortalecimento da imagem do escritório de contabilidade;
• satisfação dos clientes;
• eficiência operacional;
• redução do risco de perda de prazos;
• ganho de competitividade frente à concorrência.

Perceba que são muitos benefícios, não é por acaso que os escritórios têm implementado soluções visando a otimização das suas tarefas. Você quer saber como começar? Confira as nossas dicas!

Como otimizar a rotina contábil da empresa

A otimização consiste na implementação de uma série de mudanças no escritório de contabilidade. Antes de começar a mudança é importante que você faça uma análise da situação atual, considerando as necessidades, o volume de trabalho, as responsabilidades de cada colaborador e particularidades do seu escritório.

A seguir, listamos algumas ideias que podem ser combinadas na implementação da otimização das suas rotinas contábeis. Confira!

• Registre as atividades diárias, isso ajuda a entender como funciona o fluxo de processos atual e permite uma reestruturação mais segura e organizada.
• Invista em um sistema de gestão: a tecnologia é uma das principais aliadas da otimização, além de permitir a automação de tarefas, ela ajuda a reduzir erros, aumenta a produtividade e agrega segurança aos processos.
• Delegue tarefas: considere as habilidades de cada profissional e aloque pessoas em funções alinhadas com as suas capacidades. A delegação de tarefas também possibilita que o gestor tenha mais tempo livre para cuidar de assuntos estratégicos do escritório, como a área de atendimento ao cliente, por exemplo.
• Automatize os processos: avalie como o uso do sistema e da tecnologia pode auxiliar na automação de tarefas repetitivas.
• Realize reuniões de alinhamento: é interessante que o gestor considere a realização de reuniões periódicas de alinhamento, por meio delas é possível ouvir o feedback dos colaboradores, avaliar as metas e estabelecer novas estratégias para melhorar o desempenho geral da equipe.

Entre todas as dicas que apresentamos é importante dar um destaque especial ao uso de sistemas ERP.

A tecnologia é uma grande aliada na gestão contábil, por isso, investir no uso de automação e soluções tecnológicas fará toda a diferença na qualificação dos processos no seu escritório de contabilidade.

A solução ERP favorece vários processos, além de viabilizar a emissão de relatórios com agilidade e segurança. Somado a isso, a tecnologia reduz o risco de erros humanos, uma situação que pode gerar dores de cabeça para os gestores de escritórios contábeis.

Mas, afinal, como encontrar um sistema adequado para o seu escritório de contabilidade? A principal dica é buscar o suporte de empresas de tecnologia especializadas em soluções da área.

A Asplan é uma empresa de software que oferece soluções de gestão ERP, com foco no atendimento da área contábil. Com mais de trinta anos de atuação no mercado, a empresa oferece atendimento diferenciado e serviços de consultoria em gestão.

Como você viu, as rotinas contábeis podem ser otimizadas por meio da implementação de algumas mudanças no dia a dia do escritório de contabilidade. Combinar essas estratégias com o uso de tecnologia fará toda a diferença na produtividade e eficiência da sua equipe.

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