O final do mês é um período de muita correria para a diretoria, a gerência e todos os demais funcionários do departamento financeiro de uma empresa. Essa é a hora de preparar os pagamentos e fechar o caixa.

O fechamento do fluxo de caixa é uma tarefa de extrema importância, portanto é indispensável ter muito cuidado e atenção para que nenhum erro aconteça. Mas sabemos que não se trata de uma atividade fácil.

Por essa razão, vamos mostrar para você 5 boas práticas capazes de auxiliá-lo na organização de seu trabalho. Continue a leitura e confira!

1. Montar um fluxo de caixa bem estruturado

Não dá para construir o alicerce de uma casa em cima de um chão de areia, certo? Seguindo esse raciocínio, o primeiro passo para realizar um fechamento bem-feito de seu fluxo de caixa é começar pela base. Procure analisar como será sua estrutura.

Para tanto, avalie sua rotina, a fim de apurar o que não está bem alinhado ainda. Será que seu fluxo de caixa tem todas as informações necessárias ou existe algum dado que deve ser inserido? Os lançamentos estão sendo realizados no momento correto? Existe algum setor da empresa que representa um gargalo para a transmissão das informações financeiras?

Para que você possa identificar e corrigir possíveis erros, é preciso ter uma visão ampla de todo o processo. Dessa forma, o fluxo de caixa será bem estruturado e estará pronto para quaisquer situações financeiras.

2. Detalhar todas as entradas e saídas

É importante acompanhar todas as entradas e saídas da empresa — e isso deve ser aplicado tanto em um grande negócio quanto naquele de pequeno porte. Para quem atua no setor varejista, aconselhamos que essa tarefa seja diária.

Caso a companhia não tenha vendas e gastos diários, procure adaptar o monitoramento das despesas e receitas de acordo com a periodicidade que faça sentido dentro do modelo de negócio em questão.

Isso pode ocorrer semanalmente, a cada 15 dias ou mesmo de forma mensal. Especialistas não aconselham períodos acima de um mês como uma boa prática, pois podem colocar a análise adequada das entradas e saídas em risco.

Vale lembrar que estão categorizadas como entradas todas as receitas provenientes da venda de produtos ou serviços, de empréstimos etc. Já as saídas são quaisquer despesas relacionadas à operação do negócio, como impostos, salários e pagamentos de dívidas, entre outras.

Procure fazer um estudo dos números para compreender como estão se comportando os resultados dos melhores e dos piores dias. Assim, você tomará decisões mais acertadas quanto às boas práticas que devem ser recorrentes, bem como poderá corrigir rapidamente ações e procedimentos que estejam prejudicando a lucratividade da empresa.

3. Organizar documentos por data e categoria

Informações bem organizadas sempre fazem com que qualquer tarefa seja entregue da melhor forma e no menor tempo. Afinal, não haverá necessidade de ficar procurando por dados que já deveriam estar ordenados da maneira devida.

Por isso, uma das práticas que merecem muita atenção por parte do departamento financeiro de uma companhia é a organização dos documentos produzidos pelas movimentações financeiras do negócio.

Portanto, procure reunir todas as notas fiscais, os comprovantes de pagamento dos impostos e tributos, os arquivos digitais e os recibos de pagamentos relacionados às despesas trabalhistas, entre outros documentos. Eles devem ser categorizados e ordenados por data. Esse procedimento facilitará bastante o fechamento do fluxo de caixa do negócio.

4. Utilizar a tecnologia

Vivemos em tempos nos quais o desenvolvimento tecnológico está a todo vapor. Então, por que não usar isso a favor da empresa?

No mercado, existem soluções disponíveis para muitos setores, incluindo a área financeira, com funções como monitoramento e gerenciamento contábil, controle de estoque, fluxo de caixa e até programas exclusivos para auxiliar no processo de fechamento do mês.

Não deixe de utilizar um software para diminuir o tempo e aumentar a eficiência do fechamento de caixa da empresa. Sabemos que fazer esse controle por meio de planilhas de Excel, principalmente em pequenos negócios, ainda é uma prática comum.

Porém, tal tipo de processo tende a criar brechas para que erros sejam cometidos, o que pode gerar uma grande dor de cabeça ao responsável pelo departamento financeiro. Isso acontece porque a alimentação das informações é manual, o que aumenta a chance de lançamentos incorretos serem realizados.

Então, antes que você passe por esse tipo de situação, procure por alternativas que organizem todos os dados do setor financeiro da empresa. Assim, é possível evitar que o fechamento do fluxo de caixa seja um grande problema no final do mês.

Encare isso como um investimento (e não como gasto), pois usar um programa de gestão financeira permitirá que você centralize todas as informações do fluxo de caixa do negócio, além de fornecer relatórios e gráficos de forma prática e rápida, com apenas poucos cliques.

5. Focar na análise dos principais relatórios financeiros

Agora que você já entendeu a necessidade de usar a tecnologia a seu favor, obtendo uma boa ferramenta de gestão financeira, está na hora de falarmos sobre a importância de analisar os relatórios e gráficos que serão gerados.

Procure fazer um acompanhamento dos resultados que sejam mais importantes para o negócio. Examinar as entradas e saídas, por exemplo, é fundamental para que o tomador de decisão organize as operações do setor de compras de forma mais acertada, pois não correrá o risco de ser pego de surpresa com a falta de recursos para atender às demandas do período.

Também é relevante estudar dados relacionados à necessidade de capital de giro, já que ele é o grande responsável pela continuidade da operação de qualquer empresa. Isso é feito por meio do acompanhamento dos pagamentos ou recebimentos e da organização dos prazos.

O DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício) é outro relatório que precisa ser analisado mensalmente. É por meio dele que a empresa encontrará seu ponto de equilíbrio, minimizando prejuízos e traçando metas para o próximo período.

Como vimos, o fechamento do fluxo de caixa exige cuidado e atenção. Mas, com a adoção de algumas medidas, fica mais simples encarar tal tarefa.

Gostou de conhecer as melhores práticas para realizar o fechamento do fluxo de caixa da empresa de forma mais eficiente? Para acessar outras dicas sobre gestão empresarial, siga-nos no Twitter, no Facebook e no LinkedIn!