A maioria dos administradores de pequenas empresas e startups usam o Microsoft Excel para elaboração dos principais controles da gestão de seus negócios.

Nesse sentido, é inegável que a ferramenta oferece diversos benefícios, mas conhecer todas as funcionalidades do programa é um grande desafio, até mesmo para os mais experientes.

Pensando nisso, preparamos um artigo com os 5 principais hacks de Excel para potencializar o gerenciamento de dados e os resultados da sua empresa. Acompanhe!

1. Versão atualizada do programa

Talvez esse tópico pareça simples, mas utilizar a versão mais atualizada do Microsoft Excel pode se mostrar algo surpreendente para suas análises.

Para entender melhor a questão, é interessante comparar algumas melhorias que o programa agregou em suas últimas edições.

A versão do Office 2016 foi a última lançada pela Microsoft, que, além de processar com melhor desempenho os cálculos e fórmulas, agregou diversas melhorias de layout, organização de funcionalidades e integração com o Office 365 (nuvem de documentos). Certamente vale a pena essa atualização.

2. Fórmula PROCV

A função PROCV (Procurar valor) é uma das principais para aqueles que desejam organizar bem as informações e reduzir o tempo para elaborar planilhas de controle.

É comum criar diversas abas em um mesmo arquivo, mas, no final das contas, conciliar informações pode ser algo bem complexo quando feito manualmente.

É daí que surge a fórmula PROCV, que possui funcionalidade de pesquisar um valor ou uma informação em uma tabela e retornar com a informação desejada, não importando o local em que ela esteja nas colunas.

Para utilizá-la, basta seguir os parâmetros informados pelo programa:

=PROCV(valor_procurado;matriz_tabela;núm_índice_coluna;procurar_intervalo)

3. Planilhas estruturadas

Certamente não são todos os administradores de pequenas empresas que já possuem um conhecimento avançado do programa. Nessa situação é que surge mais um dos hacks de Excel.

Existem diversas planilhas já estruturadas na internet, seja para controle da parte de finanças, marketing, vendas ou recursos humanos. Inclusive, o portal do SEBRAE oferece diversos materiais já preparados, que podem ser utilizados e customizados pelo gestor. É uma ótima opção para aprimorar os conhecimentos.

4. Organização por área

É comum que muitos gestores acabem confundido informações e controles de uma área com outra. Se a empresa possui um setor específico para lidar com as vendas, é necessário criar uma planilha de controle só para essa área — o mesmo serve para os demais setores.

Se o volume de informação é muito grande, uma boa prática é criar uma planilha por mês ou trimestre. Caso precise de alguma informação de períodos anteriores, vale a pena usar a fórmula PROCV, que já tratamos nessa lista de hacks de Excel.

5. Planilhas x Software de gestão

Conforme evolui um negócio, os gestores podem se deparar com uma demanda muito grande ou mesmo com a falta de funcionalidades oferecidas pelo Excel. Nesse sentido, a melhor prática é adotar um software próprio para gerenciar os negócios da empresa.

Além de garantir padronização para a leitura e controle de dados, o software é preparado para atender completamente às demandas de um negócio — inclusive, os relatórios tornam-se mais objetivos para análise do administrador e sua equipe.

Se você está acostumado com o uso do Excel e deseja otimizar seus resultados, certamente é válido cogitar essa excelente união entre hacks de Excel e um software profissional de gestão.

E então, leitor? Quer aprimorar ainda mais seus resultados? Então não pare por aqui! Leia também o artigo sobre a importância da tecnologia na gestão financeira empresarial.