A gestão financeira é crucial para o sucesso no mundo dos negócios, e o avanço da tecnologia fez com que essa atividade se tornasse muito mais do que gestão de fluxo de caixa ou controle tributário. Os novos sistemas reduzem riscos, diminuem a dependência de recursos humanos, permitem identificar oportunidades e aumentar vendas.
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Informações centralizadas e de fácil acesso
Uma solução como o sistema ERP (Enterprise Resource Planning, em inglês) possibilita formar um banco de dados único para a sua empresa. Esse, por sua vez, pode interagir com diversas outras aplicações que forem criadas. Assim, todas as operações do negócio ficam em um mesmo ambiente e podem ser acessadas por todos os envolvidos, o que evita divergência de informações.
Redução de riscos e custos
Um bom sistema de gestão financeira provê um controle melhor da adequação à legislação tributária. Dessa forma, reduz os custos e riscos que um erro humano poderia trazer. Assim, os processos do dia a dia da empresa, como emissão de NF-e (Notas Fiscais Eletrônicas) seriam atendidas, bem como as entregas de declarações e obrigações tributárias, como exemplo, o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), entre outras. É muito importante ter esses processos num lugar só.
Controlar eficientemente o estoque também representa diminuição de custos, afinal tudo tem um preço. O espaço para guardar a mercadoria e o desperdício do produto, que pode acontecer por diferentes razões, como prazo de validade ou danos por tempo guardado, são gastos para empresa que podem (e devem!) serem evitados.
Ter um sistema que permite a visualização do estoque em tempo real é um grande diferencial para montar estratégias comerciais. Dessa forma, sua força de vendas e de compras poderão atuar de maneira sinérgica, unindo forças para atingir as metas determinadas, além de diminuir possíveis erros de vender algum produto esgotado, arriscando frustrar a expectativa do cliente de receber o que comprou na data prometida.
Mais eficiência e menos custos com recursos humanos
Investir em tecnologia na gestão financeira significa também diminuir custos com pessoal. Isso porque os dados precisam ser inseridos apenas uma vez, ficam à disposição de todos e os relatórios de análise são gerados automaticamente, reduzindo o número necessário de pessoas para esse tipo de tarefa.
Além disso, os sistemas concentram os dados e acabam com o problema de perda de informação quando há mudanças na equipe.
Subsídios para tomada de decisão
Os softwares de gestão financeira fornecem relatórios detalhados e customizados de acordo com as necessidades da organização. Isso permite identificar oportunidades de melhoria tanto nas áreas contábil e fiscal quanto no próprio negócio. Contribui, assim, para traçar estratégias, tomar decisões e alavancar os resultados da empresa.
As informações financeiras da empresa são fundamentais para que decisões sejam tomadas dentro de qualquer negócio. Receitas e despesas devem ser analisadas, estimadas e revisadas constantemente, a fim de munir os responsáveis pela gestão com números corretos para que estratégias sejam traçadas de forma eficiente.
E não existe eficiência em decisões planejadas sem uma base sólida de dados financeiros. Os gestores e empresários têm a necessidade de conhecer a quantidade de capital acessível para investimentos no negócio e qual é a previsão da saúde financeira da empresa para os meses a seguir. Essas são informações essenciais para qualquer tomada de decisão que tem por objetivo o desenvolvimento de um negócio, não importa seu tamanho.
A tecnologia de cloud computing é um grande ganho para a acessibilidade aos softwares de gestão empresarial, por tornar seu custo mais barato. Com isso, empresas de qualquer porte podem ter seus controles financeiros devidamente profissionalizados e seus processos decisórios baseados em informações corretas e concretas.
Vale também ressaltar que o acesso mobile já representa grande parte dos acessos à internet e existem diversos softwares de gestão financeira que sejam compatíveis com tablets e smartphones. Mais um motivo para nunca dispensar o uso da tecnologia nas tomadas de decisões empresariais.
Melhoria da comunicação de dados internos
A comunicação de dados está cada vez mais simples e eficiente, pois segue lado a lado com o desenvolvimento da tecnologia. Existem diversas formas para transmissão de dados financeiros, como, por exemplo, softwares analíticos voltados às informações bancárias e a computação em nuvem.
A agilidade no compartilhamento de dados proporciona rapidez e eficiência na comunicação entre colaboradores responsáveis pela gestão financeira da empresa. A interlocução entre organizações e sistemas bancários também é amplamente facilitada por meio da aplicação de ferramentas tecnológicas.
Integração com diferentes interfaces para o controle financeiro e fiscal
Os softwares de gestão financeira também facilitam a rotina interna da equipe por meio da associação com sistemas de órgãos públicos. A melhor exemplificação desse tipo de integração é a emissão e o gerenciamento de notas fiscais eletrônicas.
Os melhores ERPs do mercado oferecem o compartilhamento de informações com sistemas das secretarias da fazenda dos Estados. Tudo isso com toda segurança cibernética e facilidade de acesso.
Além disso, também podemos citar a emissão de boletos bancários como outra forma de integrar interfaces de diferentes plataformas. A possibilidade de emitir títulos de cobrança dos principais bancos que operam no Brasil é, sem dúvida, muito relevante para a operação diária e gestão administrativa de uma empresa.
Acesso remoto para gerir as finanças
Antes de termos a tecnologia de hoje em dia em nossas mãos, quando o gestor não estava fisicamente no escritório, ele acabava ficando refém de terceiros para ter acesso às informações necessárias para suas tomadas de decisões e também para realizar diversas transações.
O acesso remoto aos sistemas de gestão empresarial mudou esse quadro. Com uma conexão de internet, conectar-se à plataforma é não só possível como também muito fácil. E isso pode ser feito a qualquer hora do dia ou da noite, de segunda a segunda.
Muitos sistemas possuem aplicativos exclusivos desenvolvidos para facilitar ainda mais o acesso através de dispositivos mobile.
Relatórios melhores e mais fáceis
Os softwares de ERP possibilitam a emissão dos mais diferentes relatórios. Trata-se de uma forma muito mais moderna, eficiente e assertiva do que a utilização de planilhas no Excel para esse tipo de tarefa.
Produzir relatórios com o auxílio da tecnologia faz com que seus colaboradores gastem muito menos tempo com essa função, aumentando a produtividade do time e a qualidade das informações contidas no diagnóstico empresarial.
Tudo isso de forma simples, evitando que sejam produzidos aqueles relatórios complexos e difíceis de serem interpretados. Com sistemas de gestão empresarial, é possível conhecer os dados de faturamento, despesas, vendas, orçamentos, entre outras categorias, e realizar o cruzamento das informações mais convenientes para o processo decisório estratégico do negócio.
Utilização da tecnologia aliada aos processos de gestão financeira
A saúde financeira de qualquer empresa é o pilar de sustentação de suas operações. Afinal, se ela não possui recursos suficientes para cumprir suas obrigações diárias junto aos seus fornecedores e clientes, seu destino é fechar as portas.
Por isso, uma das tarefas mais importantes dentro de um negócio é cuidar dos seus controles financeiros com muita atenção. O uso de sistemas e softwares para a integração da administração do fluxo de caixa, para segurança das informações de sistema e para criação de relatórios a fim de otimizar a assertividade e gestão financeira só tende a agregar valor para o empreendimento.
É o fluxo de caixa eu mostra se o negócio está sendo lucrativo ou se ela está amargando prejuízo, pois essa é a ferramenta que mapeia todas as entradas e saídas de verba do caixa do negócio. Ele proporciona a visão de curto, médio e longo prazos da empresa, pois identifica se a organização conseguirá arcar com seus compromissos atuais e também promove a possibilidade de projeções futuras.
A Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) calcula o resultado líquido do negócio, sendo acessório ao fluxo de caixa. O cálculo é feito da seguinte forma: somam-se os valores dos impostos, custos operacionais, folha de pagamento e demais despesas da empresa e o total é subtraído do valor relativo ao faturamento bruto. Um sistema de gestão financeira elabora esse relatório coma facilidade e rapidez de poucos cliques.
Soluções da Asplan em tecnologia para gestão financeira
A Asplan está há mais de 30 anos no mercado e firmou-se como um dos principais nomes no desenvolvimento de ERP, softwares, serviços e consultoria para empresas.
Com os softwares da Asplan, sua empresa faz a gestão corporativa e contábil de forma totalmente integrada. Pode, por exemplo, emitir NF-e (nota fiscal eletrônica), solicitar certificados digitais e fazer a geração completa do SPED Contábil, entre muitas outras funcionalidades.
Passa a ter também acesso a relatórios que subsidiam decisões estratégicas da empresa, com a possibilidade de customizações que auxiliarão na tomada de decisão. No site da Asplan, você pode conhecer com detalhes todos os produtos e serviços disponíveis.
Você não precisa se preocupar com a complexidade dos sistemas. Ao contratar os serviços da Asplan, você contará com treinamentos e consultoria in company, de forma que todos os colaboradores envolvidos entendam o funcionamento do sistema.
Além disso, são realizados workshops periódicos, sem custo adicional, para atualização constante do conhecimento. Dessa forma, os benefícios para a sua empresa serão maximizados.
E, se os usuários precisarem de ajuda, podem contar com um atendimento ágil que entende as necessidades dos clientes.
Agora que você já entendeu que a tecnologia na gestão financeira é essencial para o sucesso de qualquer negócio, entre em contato conosco e veja como podemos ajudar sua empresa a crescer!
