Qualquer que seja o software que você utiliza em sua empresa, ele tem uma missão: facilitar a sua vida e as dos seus colaboradores, tornando a rotina e processos mais eficientes.

Se ele não está cumprindo com esse requisito, então pode ser que esteja na hora de substituí-lo.

Para que você não se perca na hora de trocar de software, este artigo traz as informações necessárias para avaliar o melhor momento e como realizar a mudança de sistema sem atrapalhar as atividades da sua empresa. Aproveite a leitura!

A importância de um bom software

É importante ter em mente que um bom software é peça fundamental para evitar dores de cabeça na gestão do seu negócio, permitindo que todos os colaboradores possam focar seus esforços em atividades estratégicas para o crescimento da empresa.

Insistir no uso de um sistema que já não atende às necessidades é contraproducente e arriscado. Por isso, diante dos primeiros sinais de inadequação, pare e avalie uma possível substituição.

Como saber se é preciso trocar de software

Há vários motivos que levam uma empresa a buscar um novo sistema de gestão:

• ocorrência constante de falhas;
• ausência de atualizações;
• necessidade de efetuar controles manuais paralelos;
• falta de suporte técnico de qualidade;
• impossibilidade de gerar de relatórios estratégicos para o negócio;
• incompatibilidade com exigências da legislação;
• inadequação do software aos dispositivos que a empresa utiliza.

A motivação também pode ser de ordem financeira, quando os custos de manutenção do sistema ultrapassam o orçamento disponível, e o fornecedor não se mostra aberto para renegociações de preços.

Qualquer que seja o motivo que o leve a optar pela mudança, para que o processo não lhe traga dores de cabeça futuras, observe os pontos a seguir.

Pontos a considerar na nova escolha

Uma vez decidido a trocar o software, peça referências para conhecidos. Vale perguntar para parceiros, clientes e fornecedores. Durante o processo de escolha, observe o seguinte:

• tome cuidado com propostas muito abaixo do preço de mercado;
• verifique quais canais de atendimento o desenvolvedor oferece;
• considere a aderência do software às obrigações fiscais, como a NF-e e e-Social;
• observe se o contrato inclui cláusulas com valores extras por serviços prestados e multa por rescisão contratual;
• verifique se você não pagará por módulos e funcionalidades supérfluos;
• converse sobre os valores a serem cobrados em caso de alterações e atualizações do sistema;
• discuta se é possível customizar o sistema para atender à realidade dos processos de sua empresa;
• certifique-se de que sua estrutura de hardware é compatível com o software avaliado.

Preste atenção aos detalhes para aproveitar os benefícios da tecnologia e evitar dores de cabeça futuras.

Não se esqueça que você está escolhendo um dos fornecedores mais importantes para o sucesso de seus negócios. Uma vez escolhido o novo software, não deixe de observar os seguintes passos durante a mudança:

Não se esqueça dos antigos problemas

Realize um levantamento de todas as reclamações feitas pelos usuários do sistema que está sendo substituído. Documente-as bem e repasse-as para o novo desenvolvedor.

Não se esqueça de listar também todas as ferramentas que funcionavam bem e que você não pode perder.

Acompanhe o processo de migração

Trocar de software pode consumir muitas horas de consultoria técnica e treinamento. Essas horas se refletem no custo da implantação e, por isso, devem ser bem gerenciadas. Assim, determine quais métricas serão monitoradas ao longo da implementação e depois dela.

Realize um bom treinamento

Depois de instalado, é necessário garantir que os processos estão funcionando e que os usuários saberão tirar proveito das novas funcionalidades. Para isso, treinamento é essencial.

Observando essas orientações, você vai se ver livre de ter que desviar sua atenção das tarefas estratégicas para a empresa para resolver problemas decorrentes de uma má escolha do software de gestão.

Agora que você já sabe quando e como trocar de software para garantir o sucesso de seu negócio, compartilhe essas dicas nas suas redes sociais e ajude os colegas que podem estar com o mesmo problema.