O avanço tecnológico tem contribuído para aumentar a produtividade e agilidade dos negócios, trazendo uma nova realidade para empresas e empreendedores.

Um bom exemplo é a realização de diversas transações pela internet. Para dar mais segurança e respaldo para essas negociações, é preciso utilizar o certificado digital obrigatório. Já ouviu falar?

O certificado é uma espécie de assinatura digital, validado juridicamente, que garante autenticidade e segurança em transações eletrônicas e outros processos via internet.

Na prática, não é obrigatório em todos os casos e nem para todas as empresas, porém, existem situações em que sua utilização é imprescindível.

Neste artigo, você descobrirá 5 casos em que a assinatura digital é obrigatória. Confira:

1. Emissões de NF-e

Emissões de notas fiscais sempre exigem burocracias que devem ser cumpridas pelo emissor. Com as notas fiscais eletrônicas, não é diferente, até mesmo para empresas que optaram pelo Simples Nacional. O certificado digital, neste caso, é obrigatório até para MEI (Microempreendedor Individual) – essa modalidade utiliza a NF-e avulsa. Além disso, o certificado digital também é exigido na emissão da NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica), substituindo o cupom fiscal.

2. Empresas com mais de 5 funcionários

As empresas que contam com mais de 5 funcionários também precisam, obrigatoriamente, do certificado digital, incluindo as optantes pelo Simples Nacional. O certificado é uma exigência nos demonstrativos de recolhimento do FGTS, da GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) e outros encargos que envolvem direitos trabalhistas.

3. Baixar nota fiscal de entrada

Primeiramente, é interessante frisarmos a importância das empresas baixarem, mensalmente, suas notas fiscais de entrada. Fazendo isso, será mais simples e efetivo:

• organizar o controle e armazenamento de arquivos XML;
• informar ao Fisco sobre a participação comercial ou não da empresa em notas fiscais emitidas contra seu CNPJ;
• realizar a Manifestação do Destinatário.

Assim, o certificado digital se torna essencial no momento de baixar a nota fiscal de entrada. O documento é solicitado na opção “Consultar NF-e Completa”, no menu do site nacional da Secretaria da Fazenda.

4. Entrega da RAIS

RAIS é a Relação Anual de Informações Sociais, um documento que precisa ser declarado anualmente e contém dados referentes às atividades trabalhistas da empresa – o que inclui horas extras, salários, contribuições sindicais e informações sobre os funcionários.

A obrigatoriedade da entrega da RAIS é para todas as empresas, no entanto, apenas aquelas que possuem número igual ou maior do que 11 funcionários necessitam utilizar um certificado digital no momento da declaração.

5. Registros no Caged

No caso do Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) o certificado digital só é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários. Demais empreendimentos só utilizam se assim desejarem.

Como o próprio nome pressupõe, no Caged são inseridas informações referentes à movimentação de funcionários: demissão, admissão, transferências e outros processos relativos à CLT. O detalhe é que, neste caso, os dados devem ser inseridos mensalmente.

Existem diversas situações que tornam o uso do certificado digital obrigatório. Entretanto, sua utilização é altamente recomendada em todas as circunstâncias, pois transmite credibilidade perante os clientes, garante a segurança das transações e gera uma vantagem competitiva para a empresa.

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