A auditoria fiscal pode ser um procedimento de prevenção ou correção realizado nas empresas com o objetivo de identificar falhas e erros executados de forma intencional ou acidental que acabam refletindo no recolhimento de seus tributos. Por meio dela é possível encontrar acúmulos de contingências tributárias e identificar se existem pendências ou vantagens fiscais que não estão sendo aproveitadas.

Este procedimento se baseia na apresentação de documentos ao órgão fiscalizador para que ele possa averiguar todas as questões fiscais que envolvem a empresa. Assim, quando são encontradas falhas, a empresa pode responder por elas.

Elaboramos este artigo com o objetivo de apresentar as possíveis consequências de erros na apresentação da documentação em casos de auditoria fiscal. Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto.

1. Não apresentação de notas fiscais

O erro mais comum que é descoberto quando uma empresa passa por uma auditoria fiscal é a não apresentação de notas fiscais, causada pela falha no armazenamento desses documentos.

Muitos empresários confundem essa questão. Eles guardam apenas o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) e esquecem que o item hábil para a comprovação de uma NF-e é o arquivo XML, sendo ele o documento que deve ser arquivado.

De fato, os DANFEs também podem ser armazenados por um tempo para facilitar o acesso às informações contidas nas notas fiscais, mas a não apresentação do arquivo XML pode gerar multas para a empresa em casos de auditorias. Para solucionar essa questão, é possível contar com o auxílio de softwares que realizam a gestão eletrônica de notas fiscais e o armazenamento de arquivos XML.

2. Não emissão de notas fiscais

Além das consequências causadas pelo armazenamento incorreto e perda de notas fiscais, algumas empresas sofrem sansões pela falta delas. A nota fiscal, na maioria dos casos, é o documento hábil para a comprovação de despesas e, principalmente, receitas. Por meio dela, os órgãos fiscalizadores têm acesso ao faturamento de uma empresa. Como este é o fator principal da fixação da base de cálculo dos tributos, caso elas não sejam emitidas a empresa pode sofrer sansões graves.

Alguns auditores podem entender que você está tentando esconder as receitas de vendas ou prestação de serviços auferidas com o objetivo de diminuir os impostos pagos pela empresa. A solução para essa questão é simples: você deve emitir notas fiscais em todas as saídas que ocorrerem em seu negócio.

3. Vícios em documentos fiscais

Até agora tratamos exclusivamente de consequências sofridas pelas empresas relacionadas às notas fiscais. Isso ocorre porque esse documento é o principal foco dos auditores.

Além de haver penalizações em casos de não emissão de notas fiscais, também há quando são encontrados erros na emissão ou registro delas. Não raro, encontramos documentos cancelados, que geraram créditos tributários, sendo registrados pelo setor fiscal de um negócio.

Esse erro pode ser considerado uma tentativa de evasão fiscal, uma vez que, você aproveitaria o crédito de uma NF-e que simplesmente não existe mais. Esse problema pode ser resolvido facilmente com a utilização de um sistema que realiza a busca de arquivos XML ativos na base de dados do portal da nota fiscal eletrônica.

Outro erro muito comum é a falha no preenchimento desses documentos fiscais. Portanto, é importante que você invista em treinamentos de reciclagem e capacitação para os colaboradores que atuam nessa área da empresa.

4. Registro de transações sem a respectiva comprovação

Outro erro grave que pode resultar em sansões para a empresa em casos de auditoria fiscal é registrar transações que afetam a base de cálculo de apuração dos tributos sem que esses fatos tenham a devida comprovação por meio de notas fiscais, boletos, duplicatas ou demais documentos.

Nesses casos, ou auditor fiscal pode entender que você está incorrendo em fraude, com o objetivo de esconder ou diminuir os tributos que seriam deduzidos da instituição.

5. Incompatibilidade das demonstrações contábeis

Atualmente, as demonstrações contábeis são peças completamente dependentes umas das outras. Por exemplo, a declaração do imposto de renda, realizada por meio da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), carrega os dados da Escrituração Contábil Digital (ECD) que comporta o balanço patrimonial e demonstração de resultados da empresa.

Tudo isso foi possível graças à criação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), temido por muitos empresários espalhados pelo país. Assim, é perfeitamente possível que os órgãos fiscalizadores encontrem falhas entre as duas demonstrações e autue a empresa por esse motivo.

Este é apenas um exemplo. Os órgãos fiscalizadores possuem diversas formas de amarrar as informações encaminhadas a eles e realizar cruzamento de dados para encontrar divergências em procedimentos de auditoria fiscal.

6. Falhas na constituição da administração da empresa

Outra falha que pode ser detectada em um processo de auditoria fiscal está relacionada ao quadro societário e administrativo de uma empresa. Não é difícil encontrarmos negócios em que o gestor não possui vínculo nenhum com a empresa, ou seja, não consta no quadro societário, contrato social ou registrado como funcionário.

Esse é um erro comum, porém, extremamente condenável aos olhos dos auditores fiscais. Eles podem entender que a empresa está tentando “proteger” o patrimônio desse “gestor oculto” de modo que ele não responda por nada caso exista alguma sansão fiscal decorrente de uma auditoria.

Sendo assim, é imprescindível que todos os responsáveis pela gestão e administração de um negócio possuam vínculos, contratuais ou trabalhistas, com a empresa. Isso mostra aos órgãos fiscalizadores que essas pessoas são responsáveis pelos atos praticados no âmbito empresarial e, como tal, estão abertos a corrigir e reparar erros que podem ser convertidos em autuações e sansões fiscais.

Além disso, essa prática divide a responsabilidade pelos atos praticados dentro da empresa por todos os responsáveis por ela.

Os sistemas informatizados e a auditoria fiscal

Os erros na apresentação de dados e documentos para os processos de auditoria podem ser consideravelmente reduzidos se uma empresa possuir sistemas de gestão financeira, fiscal e contábil eficientes que façam a organização, integração e gestão de todas as movimentações realizadas.

Então, que tal conhecer um pouco mais sobre softwares de gestão que podem lhe auxiliar em um processo de auditoria fiscal? Entre em contato conosco, temos uma equipe especializada para atender as suas necessidades.