O Reinf (Retenção e Outras Informações Fiscais) é uma obrigação relativamente nova que passou a integrar o SPED em 2017. Há um grande rol de pessoas que está obrigado a prestar essa declaração, desde produtores rurais e empresas (pessoas jurídicas) até associações desportivas e entidades promotoras de eventos dessa área.

Apesar de constar no SPED desde o ano citado acima, a entrega do Reinf começou em janeiro de 2018. Isso significa que todos aqueles que são responsáveis por essa obrigação devem ficar atentos ao seu adequado cumprimento.

Veja como se preparar para o Reinf seguindo as dicas seguintes!

Conheça a EFD-Reinf

Para saber como se preparar para o Reinf, um primeiro passo é saber quais as informações que a empresa deverá fornecer na declaração. Ela é, na verdade, um complemento ao eSocial. Sua função é reunir informações sem relação com o trabalho, que são, atualmente, entregues na Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) e na Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP).

O Reinf também deve incorporar as informações da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB), que é atualmente declarada na EFD-Contribuições.

É importante atentar para o prazo de entrega e aos detalhes, já que a declaração envolve informações que não integram as demonstrações atuais (é preciso apresentar a nota fiscal, por exemplo). O período de entrega varia, mas, de modo geral, o prazo é até o dia 20 do mês seguinte.

Entenda o calendário de obrigações

A obrigação acessória em questão obviamente vai demandar muitos meses para que as organizações se preparem melhor para seu cumprimento adequado. Por isso, o art. 2º, §1º da Instrução Normativa RFB nº 1.701/2017 dispõe um calendário para diferentes casos:

• se o faturamento da pessoa jurídica no ano de 2016 tiver sido superior a R$ 78 milhões, deve-se cumprir a obrigação a partir de 1º de janeiro de 2018;
• se o faturamento da pessoa jurídica no ano de 2016 tiver sido de até R$ 78 milhões, deve-se cumprir a obrigação a partir de 1º de julho de 2018.

Opte por uma solução de software de gestão

Outra recomendação é escolher uma boa solução ERP, que ofereça suporte aos processos corporativos, permitindo que as informações sejam registradas com mais rapidez e eficácia. Essa solução deve oferecer atendimento remoto com acessibilidade satisfatória e retorno em tempo hábil para dar apoio aos colaboradores diante de exceções.

Deve também incluir tecnologias modernas e novos modelos orçamentários. Lembre-se de que ela deve fazer atualizações automáticas para acompanhar as alterações propostas pela Receita Federal.

Encontre o melhor parceiro

Procure por um parceiro ideal, aquele que tenha conhecimento suficiente em SPED e conte com profissionais capacitados no Reinf. Esse fornecedor de sistema deve ser um aliado para a empresa, sempre em busca das melhores soluções.

A consultoria é importante, porque oferece ao gestor a possibilidade de aplicar as práticas mais eficientes e viáveis, juntamente com o know-how do fornecedor-parceiro, formando a equipe responsável pelo projeto e estimulando uma solução que seja abrangente e que respeite os objetivos da empresa.

Crie um plano de ação

Ao escolher a melhor solução, implante o sistema juntamente com o fornecedor. Faça a distribuição do trabalho e o alinhamento dos prazos. Será necessário realinhar seus processos e fazer adaptações que propiciem lucros à empresa e, simultaneamente, satisfaçam os colaboradores.

É fundamental ter o apoio da equipe e dos consultores do parceiro para definir um projeto claro que vise alcançar a produtividade no Reinf.

Resolva o problema

Realize a implantação do sistema. Diante de imprevistos e empecilhos, corrija o curso. É importante publicar na organização todas as novidades e fazer com que cada colaborador se transforme em um verdadeiro aliado, alguém que contribua com o projeto.

Para que o sistema dê certo, é fundamental fazer uma meticulosa revisão dos processos internos e listar os problemas existentes, que já são do conhecimento da equipe. Sempre esteja aberto para escutar o que dizem seus colaboradores, definindo o que é preciso para alcançar o detalhamento necessário das informações e cumprir o prazo.

Agora que já sabe como se preparar para o Reinf, aproveite para aprender como realizar um planejamento financeiro com a ajuda de um ERP!