Empresas alinhadas com a transformação digital tendem a usar menos papel. Essa mudança implica em adotar um meio seguro de assinar documentos e evitar quaisquer adulterações e fraudes. A assinatura digital e eletrônica serve justamente a esse propósito, trazendo mais agilidade no envio de documentos e redução de custos com papel.

Em um primeiro momento, talvez você pense que assinatura digital e eletrônica são a mesma coisa. No entanto, vamos mostrar neste texto que existem diferenças consideráveis entre ambos, embora tenham o propósito de aumentar a agilidade e segurança nas atividades empresariais online. Continue lendo até o final e fique por dentro do tema!

O que são a assinatura digital e eletrônica?

A assinatura digital é uma tecnologia que permite às empresas assinar contratos e documentos, sem a necessidade de usar papel. Dessa forma, é possível reduzir custos de impressão e deslocamento de colaboradores, visto que o envio desses documentos digitais é feito pela internet.

Para usar uma assinatura digital com respaldo jurídico, a empresa precisa de um certificado digital. Este é obtido junto a uma entidade certificadora ligada ao ITI, o Instituto Nacional de Tecnologia. Em geral, a assinatura digital é usada, por exemplo, em:

• contratos de trabalho e prestação de serviços;
• operações bancárias;
• formulários trabalhistas;
• relatórios empresariais.

Já a assinatura eletrônica, em certos casos, pode ocorrer quando um documento assinado em papel é escaneado. Basicamente, é uma tecnologia de autenticação de usuários na rede, usado em diversos cenários. Um deles é na logística, em que assinaturas eletrônicas são usadas na conferência de produtos e na confirmação de entrega por parte de um fornecedor, por exemplo.

Quais as diferenças entre as duas?

As principais diferenças se relacionam com a segurança e respaldo jurídico. No tocante ao primeiro, a assinatura digital é um procedimento que exige um grau de segurança maior, visto que envolve a autoria de documentos empresariais. É justamente por este motivo que é obrigatório possuir um certificado digital.

A assinatura eletrônica não exige um nível tão alto de segurança, e não é obrigatório ter certificado digital. Já em relação ao respaldo jurídico, a assinatura digital possui e a assinatura eletrônica não. Na prática, é preciso usar criptografia de chave pública e privada para assegurar a autenticidade de um documento assinado digitalmente, o que não ocorre com a assinatura eletrônica.

Como escolher entre assinatura digital e eletrônica?

Se a intenção é reduzir o uso de papel e impressora, o ideal é usar a assinatura digital. Por outro lado, se a ideia for apenas melhorar alguns processos internos por meio de mecanismos de confirmação, é preferível adotar a assinatura eletrônica. No entanto, em certos casos, se o negócio tiver muitas necessidades ligadas à segurança da informação, validade jurídica de documentos e melhorias operacionais, nada impede de usar as duas soluções, desde que empregadas nos lugares corretos.

A assinatura digital e eletrônica são empregadas para trazer diversos benefícios ao negócio. Como vimos, embora pareçam sinônimos, existem diferenças sensíveis, principalmente relacionadas com a segurança de informação e validade jurídica. Ambas as tecnologias ajudam a empresa a estar alinhada com a transformação digital, mantendo-se competitiva, ágil e segura.

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