Gerenciar a aprovação de pagamentos pode não ser uma das tarefas mais fáceis quando as ferramentas adequadas não são corretamente aplicadas. Métodos e técnicas convencionais já não comportam as necessidades das atuais empresas que requerem soluções mais ágeis e práticas.

Gerenciar a aprovação de pagamentos consome recursos e abre muito espaço para erros, principalmente quando essa tarefa é realizada manualmente. Se a organização depende de inúmeros e-mails e papéis, a probabilidade de erros e falhas aumenta exponencialmente.

Para você entender melhor qual a importância de gerenciar a aprovação de pagamentos sem ter problemas, confira este conteúdo especial sobre o assunto e fique por dentro. Vamos lá?

É possível gerenciar a aprovação de pagamentos sem dor de cabeça?

O processo de gerenciar a aprovação de pagamentos é uma daquelas tarefas burocráticas da área financeira que, se não for realizada corretamente, pode levar a sérios problemas.

Você acha que não? Vamos imaginar a seguinte situação: várias vendas são realizadas diariamente, com valores e datas de vencimentos diferentes e com distintos meios de efetuar essas transações de acordo com cada instituição financeira. Basta que um desses dados esteja errado para que o prejuízo venha mais cedo ou mais tarde — seja em retrabalho, seja em forma de multa e juros.

É pensando nessa problemática e na importância de contar com uma solução eficaz para gerenciar a aprovação de pagamentos que surge a alternativa de adotar a tecnologia como opção para a área financeira.

Por meio de um sistema de gestão, é possível integrar setores e trabalhar em sintonia com os reais desafios do setor. Por isso, ao procurar uma solução para sua empresa a fim de gerenciar a aprovação de pagamentos, leve em consideração estes quatro pontos que devem amparar sua decisão.

Acesso a diferentes portais bancários

É fundamental que a opção tenha integração com diferentes bancos, o que contribui para maior agilidade na hora da consulta e da movimentação de dados de pagamentos de fornecedores, de folhas de pagamentos e de tributos.

Um sistema que atende as mais diversas funcionalidades e necessidades da empresa representa um ganho de produtividade, otimiza o tempo de toda a equipe e facilita a centralização de dados e de cadastro de informações em um único lugar.

Layouts personalizados

Na correria por escolher uma solução para gerenciar a aprovação de pagamentos, é comum que muitos empreendedores não levem em consideração os layouts de bancos para adequação. Isso significa que é crucial  possibilitar a integração de informações para todos os bancos a partir de um formato único de arquivo.

A Febraban tem um formato padrão para a integração de documentos com bancos. No entanto, cada instituição pode customizar de acordo com as suas necessidades, fazendo com que haja vários modelos no mercado. Por outro lado, quando há padronização e simplificação, todo o processo pode ser facilitado por meio de um único formato de arquivo, o que otimiza a troca de documentos e reduz as chances de erros de cadastros.

Suporte sem causar interrupções nas atividades

No mercado, existem inúmeros fornecedores disponíveis para a implementação de soluções que auxiliam a gerenciar a aprovação de pagamentos. Contudo, é preciso ficar atento ao acesso ao fornecedor e à sua disponibilidade para esclarecer dúvidas e resolver problemas.

No processo de escolha da melhor solução, é preciso verificar se há agilidade na resolução de problemas que possam vir a ocorrer e, principalmente, se esse tempo não vai gerar interrupções nas equipes de trabalho.

Integração de dados e segurança

Outra importante consideração que deve ser levada em conta é a possibilidade de manter os dados integrados, viabilizando um gerenciamento na aprovação de pagamentos eficaz. É essencial ficar atento aos mecanismos de segurança da ferramenta, permitindo uma maior transparência naqueles que já foram realizados ou estão a realizar.

Como estabelecer um gerenciamento eficiente?

Gerenciar a aprovação de pagamentos requer um bom planejamento e pesquisa de mercado, de modo a encontrar a melhor solução que comporte as necessidades do negócio por um valor justo.

Ao aderir a soluções tecnológicas, é possível gerenciar os vários tipos de transações de forma mais fácil, com diferentes fornecedores e outros tipos de pagamentos sendo efetuados com maior agilidade e segurança em um único lugar. Essa possibilidade dinamiza toda a rotina da área financeira e oferece maior comodidade para que o negócio possa focar no seu core business.

Abaixo, veja algumas dicas para tornar mais prático o processo de implementação de ferramentas para gerenciar a aprovação de pagamentos sem ter problemas.

Adote um software especializado

A automatização é um grande aliado na gestão e na aprovação de pagamentos. A gestão de processos exige precisão e velocidade tanto do empreendedor quanto de toda sua equipe, afinal, tempo é dinheiro.

Ao adotar um software para gerenciar a aprovação de pagamentos, é possível controlar totalmente os recursos e antecipar respostas rápidas aos mais variados problemas. Com a substituição dos trabalhos manuais pela inclusão de todos os dados em um software de gestão, torna-se viável diminuir os custos e revertê-los em maior qualidade.

Realize treinamentos com toda a equipe

Não basta adotar a melhor solução tecnológica com inúmeras funcionalidades para os processos. É preciso preparar a equipe para encarar novos desafios. Todos os envolvidos precisam estar preparados para entender a importância da utilização de um software dentro da estratégia do empreendimento.

Não é incomum encontrar gestores preocupados em implementar sistemas e ferramentas de última geração sem levar em conta o aperfeiçoamento e a preparação de todos os integrantes da equipe. Com a automatização, cada processo será desenhado e terá um responsável por realizá-lo. Isso possibilita a padronização e a execução de tarefas com planejamento prévio.

O processo de gerenciar a aprovação de pagamentos envolve não apenas a alta gerência, mas toda a equipe, de modo que todos estejam preparados para a adequação às novas ferramentas e saibam como utilizá-la com eficiência. Nem sempre adotar tecnologias de ponta representa um avanço nos processos, pois é preciso que todos estejam preparados para lidar com as inovações e adaptações que essa implementação demanda.

Agora que você já sabe como gerenciar a aprovação de pagamentos sem ter problemas, assine nossa newsletter e fique por dentro dos nossos melhores conteúdos!