Em escritórios contábeis, o setor administrativo algumas vezes acaba restringindo o potencial das equipes. Grande parte da solução desse problema pode estar ligada ao atendimento oferecido ao cliente. Esse é um fator determinante no sucesso e prosperidade de sua empresa. Afinal, como melhorar o atendimento no escritório de contabilidade?

A chave está em encontrar maneiras de fazer isso sem perder a qualidade do serviço prestado. Deve-se otimizar o atendimento e ganhar produtividade. Como, então, balancear o tempo investido na consultoria de negócios dos clientes? Veja algumas ideias a seguir!

Crie boletins informativos mensais para seus clientes

É fundamental que o conteúdo dos boletins seja facilmente compreendido. E que conte com boas instruções sobre como o cliente deve agir para se adequar a eventuais novas regras.

Normas essas que podem ser relativas ao Simples Nacional ou ao eSocial, por exemplo. Os boletins devem trazer linguagem simples, empática e passar informações diretas e claras.

Assim o cliente se organiza melhor, sem precisar recorrer à sua empresa para esclarecer dúvidas sobre as novas exigências. Aos poucos, ele saberá que, quando ocorrer uma modificação legal qualquer, logo você enviará um informativo sobre tal questão.

Aposte na criação de um FAQ com material pertinente

A criação de FAQs no seu site, por exemplo, certamente agregará qualidade ao atendimento no seu escritório de contabilidade. O espaço pode reunir perguntas e respostas que abordem assuntos diversos.

O FAQ é excelente para checar rapidamente alguns pontos e dispensa o constante contato do consumidor com a sua empresa.

Vamos supor que o seu cliente tenha que treinar um novo colaborador. Pode-se otimizar o processo, solicitando ao funcionário que leia o FAQ mencionado. Desse modo, seu time permanece focado em suas tarefas, sem ter que repetir as mesmas questões por várias vezes.

Invista em uma plataforma de atendimento ao cliente

Procure atualizar-se sobre soluções de atendimento que centralizem solicitações e conversas com o seu cliente. O uso dessas ferramentas facilita o gerenciamento das demandas.

Você detectará de forma ágil questões críticas que pedem atendimento imediato. Também saberá de problemas aos quais sua equipe poderá se preparar para acudir.

Esses programas ainda mantêm históricos de toda solicitação de atendimento feita para eventuais consultas. O cliente terá autonomia para perguntar e obter respostas específicas na área de busca do site, por exemplo. Sem contar que tais plataformas tecnológicas mensuram o desempenho de cada funcionário, em relatórios, para posterior avaliação.

Delegue tarefas ao atendimento no escritório de contabilidade

Em sua rotina, inúmeras tarefas são acumuladas e delegá-las é uma prática bastante útil para o escritório. Assim o colaborador ganha autonomia; e você consegue avaliar o que foi feito pela equipe.

Trata-se de transferir as demandas operacionais e cotidianas aos colaboradores, dando-lhes coordenadas e autonomia para solucionar problemas.

Dessa maneira, seu time obtém experiência. O cliente, vendo que há vários profissionais aptos a atendê-lo na empresa, perceberá a qualidade do trabalho da equipe. Então, você não só otimiza o tempo, como também reduz o stress.

Aposte em tecnologia e automação

É possível lidar com a máxima produtividade, sem precisar investir demasiado tempo em atividades passíveis de automação. Basta utilizar esse tempo ganho para aperfeiçoar-se e garantir um melhor atendimento no seu escritório de contabilidade.

Essas soluções tecnológicas, como as plataformas e meios citados, são criadas para aumentar a eficiência de processos. O objetivo é eliminar totalmente as tarefas de pouco valor agregado. Um bom exemplo é ter de digitar mais uma vez determinados relatórios e outros documentos.

Com a implantação de um bom FAQ e o envio de boletins informativos, você já garante uma economia de tempo. Isso também ocorre ao usar plataformas que otimizam o contato com clientes e outras tecnologias que integram eles à empresa. Seguindo essas práticas, você não tem como errar ao tentar aperfeiçoar o atendimento no escritório de contabilidade.

E aí, já pensou em qual será a primeira mudança em relação ao atendimento em sua empresa? Não perca tempo e adote essas ideias o quanto antes. Mas, primeiro, confira como melhorar a comunicação com os clientes de sua empresa!