Certificado digital para eSocial: entenda a obrigatoriedade
Começou a vigorar, no primeiro dia de 2018, a exigência da utilização do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) para empresas com faturamento anual acima de R$ 78 milhões. Os demais terão até o mês de julho desse ano para adequar seus processos internos relacionados a esse sistema.
No entanto, você já sabe se é obrigatório o uso do certificado digital para eSocial? Essa é a dúvida de muitos empregadores e contribuintes. Saiba que nós temos a resposta para você: a partir do ano de 2018, a obrigatoriedade é sim uma realidade.
Pensando nisso, no post de hoje explicaremos como usar o certificado digital no eSocial e como escolher o tipo mais apropriado para a sua empresa. Confira!
Como funciona o Certificado Digital para eSocial?
Lançado no ano de 2007, o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) mudou a forma das empresas cumprirem suas obrigações acessórias: os montes de papeis deram lugar aos arquivos digitais. Contudo, da mesma forma que existe a possibilidade de fraude em documentos impressos, no mundo digital isso não é diferente.
Enquanto na era do papel a garantia de autenticidade do que estava sendo entregue era exigida por meio do reconhecimento de firma em cartório, no mundo tecnológico, essa segurança é dada por meio da utilização de um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira — ICP-Brasil.
Essa é a certeza de um ambiente totalmente seguro para a transmissão de arquivos. A certificação digital dá validade jurídica aos documentos eletrônicos e protege todas as informações da empresa contra invasões dos piratas da internet, conhecidos como hackers.
O certificado digital para eSocial tem como principal incumbência eliminar o envio ao fisco de diversas obrigações separadamente. Isso significa a unificação e padronização para guardar e transmitir os dados fiscais, previdenciários e trabalhistas por parte das empresas, já que o eSocial faz parte do SPED.
Ressaltamos que a nova regra que exige o uso do certificado digital para eSocial é válida para empresas com enquadramento fiscal no Simples Nacional, desde que possuam mais que três colaboradores empregados.
Para adaptar sua empresa a fim de atender a determinação de utilização da certificação digital para eSocial, é interessante entender como é simples esse processo. Veja:
- 1.º passo: a empresa precisa comprar um certificado digital (falaremos, ainda neste post, qual o tipo mais apropriado para a sua empresa. Fique tranquilo!);
- 2.º passo: a empresa é responsável por transferir os arquivos pertinentes ao ambiente do eSocial. Quando a autenticidade dos dados for averiguada, o empregador receberá um protocolo que comprova a entrega das informações.
A empresa só conseguirá acessar o sistema e efetivar a transmissão dos arquivos digitais por meio da utilização de algum certificado digital. Por isso, é indispensável que os empregadores que se enquadram na exigência do eSocial se organizem desde já, caso ainda não o tenham feito, para que não sofram penalidades previstas em lei para atrasos, erros ou omissões.
Qual o tipo de certificado mais adequado para eSocial?
Existem dois tipos de certificados que identificam se os arquivos eletrônicos transmitidos são autênticos, garantindo a segurança e a autenticidade dos dados por meio da assinatura digital criptografada: o A1 e o A3. Abaixo, confira as principais diferenças entre eles:
Certificado Digital A1
É a opção mais barata do mercado sendo válido pelo prazo de um ano. Permite assinar documentos eletronicamente, além de fazer transações.
O arquivo de identificação criado fica salvo na memória do próprio computador, que passa a conter uma chave privada enquanto a chave pública é enviada com a solicitação de emissão.
Certificado Digital A3
Pode ser comprado na versão pendrive ou cartão (neste caso, é necessário adquirir um leitor de cartão) e tem validade de 3 anos, possuindo todas as funcionalidades do tipo A1 acrescentado de outras possibilidades de aplicações.
Essa costuma ser a opção mais escolhida pelos escritórios de contabilidade devido à obrigatoriedade de utilizá-lo por alguns SPEDs. Neste tipo de certificado, a chave privada fica guardada no dispositivo móvel (cartão ou pendrive).
Sua empresa pode optar pelo tipo que melhor atender suas necessidades, visto que tanto o A1 quanto o A3 podem ser utilizados como certificação digital para eSocial.
Entretanto, tão importante quanto contar com um certificado digital é prestar atenção ao seu prazo de validade. Antes do vencimento, cabe a empresa entrar em contato com a Autoridade Certificadora para solicitar sua renovação, caso contrário, ela ficará impedida de enviar os arquivos digitais obrigatórios e arcará com penalidades e autuações.
Quais as vantagens do certificado digital para eSocial?
Em um primeiro momento, essa obrigatoriedade pode parecer mais uma despesa fixa para a empresa, mas isso não é verdade. Na realidade, passar a ter um certificado digital representa um investimento em segurança e na organização dos dados referentes às obrigações acessórias.
As informações são transmitidas ao fisco de forma mais ágil, facilitando os processos internos, diminuindo a burocracia e, consequentemente, diminuindo custos do negócio.
Como funciona o cronograma de implantação do eSocial?
Veja quais são os prazos estabelecidos para transmissão das informações pertinentes, de acordo com o faturamento da empresa:
Empresas com faturamento anual acima de R$78 milhões
- janeiro/2018: cadastro do empregador e tabelas;
- março/2018: dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos);
- maio/2018: folha de pagamento;
- julho/2018: substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada;
- janeiro/2019: dados de segurança e saúde do trabalhador.
Empresas com faturamento anual abaixo de R$78 milhões
- julho/2018: cadastro do empregador e tabelas;
- setembro/2018: dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos);
- novembro/2018: folha de pagamento;
- janeiro/2019: substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social), compensação cruzada e dados de segurança e saúde do trabalhador.
Lembre-se de que, aqui, também estão encaixadas as micro e pequenas empresas, MEI (Microempreendedor Individual) que tenha empregados e empresas com faturamento anual abaixo de R$ 78 milhões enquadradas no Simples Nacional, que tenham pelo menos 3 funcionários.
Neste post, você pode sanar de uma vez por todas as dúvidas sobre a obrigatoriedade do certificado digital para eSocial. Vimos que a compulsoriedade é uma realidade e também mostramos os dois tipos de certificação digital disponíveis no mercado.
E a sua empresa, já faz uso de alguma certificação digital ou vai começar a fazer esse ano? Deixe seu comentário contando se vocês optaram ou optarão pelo tipo A1 ou A3!
Mas qual será o modelo que devcerá ser feito o E-CPF ou E-Cnpj
Olá, Fulvia, tudo bom?
Você deverá ter o e-CNPJ, Certificado Digital para Pessoa Jurídica.
Deixo nosso telefone para quaisquer dúvidas que tiver (11) 3305-6500
Eu tenho uma ME optante pelo Simples Nacional e apenas UM funcionário (eu mesmo). Após inserir os dados CNPJ, CPF e a senha e adquirir o código gerado pelo próprio site do portal do eSocial, tentei fazer o login ao sistema, mas recebi a mensagem de que preciso certificado Digital para acessar. Como devo proceder?
Olá, Osvaldo, tudo bom?
Você precisará adquirir e validar presencialmente um certificado digital para esse acesso.
Temos modelos em cartão e token, ou, sem mídia. A validade poderá ser de 1 ano ou 3 anos
Entre em contato que tiraremos todas as suas dúvidas: (11) 3305-6500
BOA TARDE. POR FAVOR EU GOSTARIA DE SABER SE PODE FAZER UMA PROCURAÇÃO ELETRONICA (CERTIFICADO DIGITAL DA CONTABILIDADE) PARA OS CLIENTES PODEREM UTILIZAR O E-SOCIAL.
ola!
Iremos entrar em contato por e-mail.
Abraço.
Bom dia
Gostaria de saber se o escritorio contabil tendo o seu certificado digital pode assinar digitalmente o envio de informações de seus clientes por procuração, ou somente podem ser enviadas informações e assinadas digitalmente com o certificado proprio de cada empresa.
aguardo retorno.
obrigada
Olá, Elaine, tudo bom?
Caso o cliente tenha outorgado a Procuração Eletrônica para a Contabilidade, ela poderá transmitir o eSocial por meio da procuração.
Precisando renovar seu certificado digital ou qualquer outra dúvida, estamos à disposição.
Olá, Claudia, tudo bom?
Caso seu cliente tenha outorgado a Procuração Eletrônica para a Contabilidade, ela poderá realizar a transmissão do eSocial com seu Certificado Digital.
Precisando renovar seu certificado ou qualquer outra dúvida entre em contato: (11) 3305-6500
Bom Dia! Gostaria de saber se as pessoas fisicas que possuem emporegados atraves do CEI também precisa de certificado digital para o envio das obrigações?
Olá, Cida!
Sim, precisa do e-CPF e incluir o número do CEI para realizar o procedimento.
Gostaria de adquirir?
Ligue para nós: (11) 3305-6500
Abraços
O Manual eSocial 2.4, no paragrafo 8.2.2. – Código de Acesso para o portal eSocial, pagina 25, diz que uma ME e EPP, optantes pelo Simples Nacional que possuam até 03 empregados, não são obrigados á utilização do certificado digital, no entanto fiz o código de acesso e não consigo acessar o esocial, diz que tem que ter o certificado digital. Tem solução.
Prezado, bom dia.
Trata-se de um local somente para consulta e utiliza o certificado digital.
O ambiente em que será possível a empresa ME ou EPP lançar as informações por meio do código de acesso (sem certificado digital) ainda não está disponível, e no site do eSocial informa que estará disponível até o final deste mês de junho.
Esperamos ter ajudado.
Equipe Asplan
verdade fiz o cadastro e também não deu certo sendo que tem somente três funcionarios
Vi nos post que podem ser enviado por procuração, essa procuração é a mesma que é feita pelo e-CAC ?
Olá, Waldemar!
Sim, pode ser feita por Procuração Eletrônica, a mesma que utiliza para o e-CAC.
Qualquer dúvida, estamos à disposição.
Equipe Asplan
Bom dia!
Caso o cliente não possua certificado digital (por não ter obrigatoriedade), a procuração eletrônica homologada no site da RFB, do cliente para o escritório, é válida?
Olá, Dayane!
Para outorgar a Procuração Eletrônica, o cliente deve possuir o Certificado Digital e-CNPJ. Caso ele não possua mais, e a Procuração continua vigente, o escritório poderá realizar todas as obrigações acessórias.
Qualquer dúvida entre em contato.
Equipe Asplan
Olá!
Obrigada pela prontidão.
Então caso ele não possua o certificado digital, terá que providenciar um? Não existe outra maneira?
Olá, Dayane!
Sim, ele precisará adquirir o e-CNPJ tanto para outorgar procuração, quanto para o eSocial.
À disposição,
Equipe Asplan
Bom dia,
Gostaria de saber, tenho o E-CPF sou a responsável legal pela empresa, posso utilizar o meu certificado para o E-Social? ou sou obrigada a comprar o E-CNPJ?
Se a empresa tem o E-CNPJ ela pode enviar as informações pelo E-CPF?
Bom dia,
Sou responsável legal pela empresa e tenho somente o E-CPF posso enviar as informações do E-SOCIAL por esse certificado ou tenho que comprar o E-CNPJ?
Posso enviar as informações pelo E-CNPJ ou tenho que comprar o E-CPF?
Olá, Siane!
O processo para declaração do eSOCIAL deverá ser pelo e-CNPJ A1 ou A3.
Caso não possua deverá comprar, agendar e validar presencialmente a emissão.
À disposição,
Equipe Asplan
Boa tarde! Agradeço pelas orientações. No entanto, não é o que consta no próprio Portal do “eSocial”.
Olá, Ricardo!
Qual questão consta divergente?
À disposição,
Equipe Asplan
Boa tarde,
Empresa com 1 funcionário e o Pró-labore tem que enviar as informações ao e-social pelo certificado digital ou será pelo portal com o código de acesso?
Obrigada!
Olá, Vanessa!
De acordo com a Resolução do Comitê Diretivo do eSocial nº 02/2016 publicada no dia 31/08/2016, no Diário Oficial da União, que partir de 1º de julho de 2018, a obrigatoriedade será estendida aos empregadores e contribuintes, independentemente do valor de faturamento anual.
Neste caso, será necessário o uso do Certificado Digital.
Obrigado por seu contato.
Equipe Asplan
Boa tarde,
Produtor rural pessoa jurídica com 5 funcionários precisará ter o certificado digital?
Obrigada.
Olá, Vanessa, boa tarde!
Sim, produtores rurais também precisam.
Recentemente, validamos um certificado digital para caso semelhante.
À disposição,
Equipe Asplan
As empresas inativas do lucro presumido terão que fazer o certificado digital? Ou poderá fazer apenas a procuração eletrônica?
Olá, Bruna! Tudo bom?
Se a contabilidade possuir a procuração eletrônica outorgada, ela poderá realizar a emissão do eSocial normalmente.
Equipe Asplan
gostaria de saber se a empresa tiver menos de 2 funcionarios , nao ha necessidade de fazer este esocial ?
Olá, Gino!
Toda pessoa física ou jurídica, inclusive entes públicos, que contratam mão-de-obra remunerada deve se adequar ao eSocial. As regras também incluem empregadores domésticos.
Assim, os responsáveis deverão buscar uma empresa credenciada para emitir certificados digitais ICP-Brasil. A Asplan é uma dessas empresas. Visite nosso site e veja as condições para adquirir o certificado para pessoas jurídicas (e-CNPJ) e para pessoas físicas (e-CPF).
Equipe Asplan
Tenho uma dúvida com relação a empresa inativa. A empresa está inativa há mais de 5 anos. Todo ano é entregue a DCTF zerada. Não era necessário o uso do certificado digital. Como será agora ?
Obrigada.
Olá, Cláudia!
Com relação ao eSocial deve ser feita a entrega do registro inicial da empresa, informando que não tem movimento.
Neste caso pode ser utilizado o código de acesso gerado no portal eCAC da Receita Federal e não será necessário emitir o certificado digital.
À disposição,
Equipe Asplan
Boa Noite!
Sou sindica de um condomínio residencial com apenas 11 unidades, não temos mais nenhum funcionário já tem 3 anos, preciso ter o certificado digital, sou obrigada a informar raiz negativa para a receita?
Obrigada!
Gracietti
Olá, Gracietti!
O empregador pessoa física ou jurídica deverá transmitir o eSocial “Sem movimento” e deve obedecer o cronograma disponível: http://portal.esocial.gov.br/institucional/legislacao/resolucao-do-comite-diretivo-do-esocial-no-03-de-29-de-novembro-de-2017
Sugerimos que contate seu contador para que a auxilie da melhor maneira.
À disposição,
Equipe Asplan
Entre as empresas de nossos clientes ha o caso de algumas que nao tem empregados e estao sem movimento ha anos mas nao foram encerradas. Pelo que entendi essas empresas tambem deverao ser enviadas para o eSocial. Porem essas empresas nao tem certificado digital para poder nos fazer uma procuracao para envio do eSocial.
Pode nos esclarecer como devemos proceder?
Prezado Wagner, muito bom dia!
Dúvida: “Entre as empresas de nossos clientes ha o caso de algumas que não tem empregados e estão sem movimento ha anos mas não foram encerradas. Pelo que entendi essas empresas também deverão ser enviadas para o e Social. Porem essas empresas não tem certificado digital para poder nos fazer uma procuração para envio do e Social. Pode nos esclarecer como devemos proceder?”
Todas as pessoas jurídicas, com empregados ou não, devem prestar informação ao eSocial.
Caso não tenha funcionários deverá enviar o evento S-1299, fechamento dos eventos periódicos na primeira competência do ano, para isso será necessário o certificado digital.
Conforme o Manual de Orientação do eSocial, página 22 – tópico 8.2.2 assegura que os empregadores/contribuintes não obrigados à utilização do certificado digital podem gerar Código de Acesso ao Portal eSocial, como alternativa ao certificado digital . São eles:
_Microempreendedor Individual(MEI);
_Microempresa(ME);e
_a Empresa de Pequeno Porte(EPP) optante pelo Simples Nacional que possuam até três empregados.
À disposição,
Equipe Asplan
Bom dia,
Empresas que possuem filial, como cadastrar a filial ?
Olá, Luma.
Para essa questão, solicitamos que peça orientação ao seu contador para realizar o processo.
À disposição,
Equipe Asplan