O certificado digital é uma ferramenta utilizada na gestão das empresas que têm como objetivo garantir a segurança, validade e confidencialidade de dados encaminhados à Receita Federal e demais órgãos de fiscalização do governo.

Além de ser uma obrigatoriedade para a transmissão de declarações acessórias e demais informações, o certificado digital proporciona ao usuário total segurança e autenticidade dos dados fornecidos.

Algumas obrigações como a ECD (Escrituração Contábil Digital) e a ECF (Escrituração Contábil Fiscal) necessitam do certificado para serem transmitidas.

Nosso objetivo com este artigo é mostrar como o certificado digital pode auxiliar a transmissão das obrigações contábeis da sua empresa. Confira!

O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital)

O SPED armazena, verifica e recupera os documentos contábeis e fiscais das empresas e em um ambiente digital.

Esse sistema integra outras obrigações que mencionaremos mais adiante neste artigo, como: a ECD, EFD, e ECF.

Além disso, o SPED também armazena e transmite dados das notas fiscais eletrônicas (NF-e) e conhecimentos de transportes Eletrônicos (CT-e).

O Certificado Digital é uma peça fundamental no envio dos dados armazenados pelo SPED. Ele garante a segurança e a validade jurídica dos arquivos constantes nele.

A Escrituração Fiscal Digital (EFD)

A Escrituração Fiscal Digital (EFD) — popularmente conhecida como SPED fiscal, para apuração do ICMS e demais impostos estaduais ou Contribuições, para apuração do PIS, COFINS IRPJ e CSLL das empresas — é mais uma obrigação contábil acessória que depende do uso de Certificado Digital para transmissão e entrega de informações.

Para a transmissão da EFD podem ser usados o e-CNPJ, para assinatura da pessoa jurídica que envia a declaração, ou e-CPF, para que o responsável legal assine a declaração.

A Escrituração Contábil Digital (ECD)

A ECD é uma obrigação acessória que surgiu para substituir, para algumas empresas, o antigo livro diário contendo todos os lançamentos e demonstrativos de um negócio.

Vale ressaltar que apenas algumas empresas são obrigadas a transmitir a ECD, são elas as tributadas pelo lucro presumido e lucro real.

O certificado digital, assim como nas outras obrigações acessórias elaboradas no ambiente do SPED, é uma ferramenta essencial para a transmissão desses dados à Receita Federal.

Nesse contexto, uma adendo importante deve ser feito com relação à assinatura.

Em 2016 foi publicada a versão 4.2 do programa validador da ECD, o que incluiu algumas mudanças nas regras de assinaturas dessa obrigação.

As declarações enviadas em 2017, obrigatoriamente, deverão ter 3 assinaturas, uma do responsável legal, do contador e por último da empresa signatária da declaração.

Isso implica dizer que para a transmissão da ECD a empresa deverá possuir 3 certificados digitais, um para cada assinante.

Apesar de ser mais uma exigência em uma declaração que geralmente causa muita dor de cabeça para gestores e contadores, o certificado digital deu mais confiabilidade e segurança para a Escrituração Contábil Digital.

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF)

Essa obrigação acessória, popularmente chamada de SPED ECF, surgiu com o objetivo de substituir a antiga DIPJ (Declaração de Imposto de renda da Pessoa Jurídica).

Assim como nas demais obrigações, ela é elaborada no ambiente do SPED e carrega consigo os dados da ECD para a demonstração dos impostos federais incidentes sobre o faturamento (IRPJ e CSLL).

Essa declaração deve ser assinada com um certificado digital tipo e-CNPJ, que garante a validade e autenticidade dos dados transmitidos.

Gostou deste artigo sobre a necessidade do certificado digital nas obrigações contábeis? Gostaria de saber mais sobre essa ferramenta tão importante para a gestão de todo e qualquer negócio? Então, entre em contato conosco, teremos imensa satisfação em lhe atender.