Toda empresa possui seus procedimentos, rotinas e padrões de execução de atividades e, devido a isso, nem sempre é possível ter controle de todas as tarefas que devem ser executadas no ambiente empresarial. Dentre as atividades que mais geram dificuldades, podemos destacar aquelas relacionadas ao processo fiscal. É sobre ele que vamos discorrer neste artigo.

Notamos que no âmbito organizacional é muito comum encontrarmos empresários com muitas dificuldades em integrar a contabilidade com o setor fiscal em sua empresa.

Nosso objetivo com este artigo é mostrar como essa integração pode auxiliar nos processos gerenciais do seu negócio, bem como indicar formas de fazer isso por meio dos sistemas que chamamos de ERP. Confira!

O que é um sistema integrado de gestão ERP?

Um sistema integrado de gestão empresarial — ou ERP — é um software que gerencia as diferentes informações contábeis e fiscais de uma empresa.

Ele interliga todos os setores da empresa por meio de seus módulos possibilitando, assim, executar o gerenciamento de um negócio por inteiro, apresentando-se como uma solução completa para a gestão e administração de uma empresa.

Além disso, ele visa melhorar a análise de dados relativos a processos operacionais, gerenciais e administrativos, concentrando informações importantes da empresa no momento em que são solicitadas.

Dentro desse sistema, todos os setores da empresa estão ligados. Isso significa dizer que a informação que é registrada na área fiscal, por exemplo, fica disponível para a visualização, por meio de um relatório, para as outras áreas da empresa.

Para ilustrar, vamos citar um exemplo: suponhamos que você acabou de receber uma mercadoria no estoque, e com ela chegaram a nota fiscal e o boleto para pagamento. Ao lançar o documento fiscal no sistema ERP, várias ações automáticas ocorrerão, como: o estoque será alimentado, o financeiro fará a provisão do pagamento e a contabilidade os lançamentos de compra de mercadoria.

Tudo isso feito de forma automática pelo sistema.

Como um ERP auxilia o processo fiscal de uma empresa?

Com o exemplo acima já dá para você ter uma noção de como um sistema integrado ou ERP pode ajudar no processo fiscal de uma empresa.

O departamento fiscal é a área de um negócio que fornece informação básica para quase todos os setores da empresa, sendo assim, é muito importante que ele trabalhe de forma integrada.

A alimentação do estoque, as saídas de mercadorias, as bases de cálculo para apuração dos impostos, bem como os saldos de clientes e fornecedores informados à contabilidade, são gerados inicialmente pelo departamento fiscal.

Possuir todas essas informações integradas em um único canal pode levar o seu negócio a um nível de gestão e controle extremamente alto.

De que forma o sistema de ERP otimiza a integração com outras interfaces?

É muito comum as empresas fazerem uso de diferentes sistemas para realizar o controle do seu estoque, a gestão de processos administrativos, financeiros, contábeis, de recursos humanos, entre outras tarefas. Pode parecer que está tudo muito bem organizado, mas utilizar tantas ferramentas distintas acaba tornando o processo complexo, causando impacto direto no gerenciamento do tempo gasto nessas funções.

O software de ERP atua justamente para minimizar esse cenário de desperdício de tempo, otimizando a realização desses serviços por meio da integração de planilhas externas e leituras de outros softwares de contabilidade, com o objetivo de centralizar as informações.

Dessa forma, os responsáveis pela gestão do negócio conseguem analisar globalmente a empresa, encontrando todas as informações necessárias para tomar suas decisões em uma só plataforma.

Se pegarmos como exemplo um escritório de contabilidade que tem em sua carteira diversos clientes que, por sua vez, utilizam diferentes ferramentas para armazenar suas informações, é incontestável a necessidade de integrar todas essas interfaces por meio de um sistema contábil eficiente, caso o gestor não queira correr o risco de atrasar o cumprimento de suas obrigações, minimizando falhas operacionais.

Vale a pena investir em um software ERP?

Existem sistemas de gestão integrados dos mais variados preços, no entanto, o valor pago para adquirir um software desses, bem como a manutenção mensal que a maioria deles cobra, é irrelevante frente aos benefícios que podem ser obtidos com a sua utilização.

O ganho de confiabilidade e efetividade nos processos do setor fiscal e demais áreas da empresa é significativamente maior que o investimento depositado para manter um sistema ERP funcionando no seu negócio.

Conheça mais 6 vantagens do uso de um sistema ERP integrado ao processo fiscal

Se você ainda não está convencido de todos os benefícios que um sistema integrado com a contabilidade traz às empresas, listamos mais 6 vantagens relacionadas aos softwares ERP. Confira!

1. Exportação e centralização da movimentação financeira

A gestão financeira de cada negócio é feita de forma diferente pelos seus gestores, afinal, as necessidades variam de uma empresa para outra. A integração contábil permite a realização da importação do plano de contas do sistema de contabilidade da empresa para o ERP, proporcionando praticidade para correlacionar as categorias que dão origem ao arquivo de movimentação financeira.

2. Controle online do software para o setor

Vivemos conectados o tempo todo e isso não pode ser diferente quando tratamos da contabilidade de um negócio. Por isso, ter acesso ao controle online das informações contábeis é fundamental nos dias de hoje. O painel de controle de um sistema de ERP possibilita o acompanhamento das rotinas do departamento, mostrando um dashboard com o resumo dos dados que já foram reunidos. O controle online também atua para que obrigações fiscais não sejam esquecidas, enviando lembretes aos gestores para que o pagamento de multas e juros não ocorra.

3. Redução de pagamento de taxas e custos fiscais

Um software de ERP permite que o processo de contabilidade de um negócio seja feito sem a necessidade de papéis e trâmites administrativos complexos, demorados e, muitas vezes, desnecessários. Esse tipo de plataforma garante a gestão integrada de todos os procedimentos fiscais, formais e financeiros.

O resultado benéfico para empresa é gastar menos tempo para realizar eletronicamente o que antes era feito de forma manual. Assim, a equipe pode analisar quais taxas e obrigações fiscais podem ser pagas de forma adiantada, reduzindo custos e economizando recursos.

4. Melhor assertividade fiscal

É imprescindível que toda empresa esteja sempre atenta em relação às suas obrigações fiscais, pois essa tarefa impacta diretamente no status de regularidade para um negócio operar sem maiores problemas. Estar em dia com o fisco garante credibilidade ao negócio, evitando qualquer tipo de penalidade e assegurando a possibilidade de participação em processos licitatórios.

O sistema de ERP integrado com a contabilidade auxilia a assertividade do processo fiscal por meio da centralização das informações regulatórias.

5. Amparo na elaboração do planejamento tributário

Para que a contabilidade de uma empresa consiga realizar um planejamento tributário eficiente, garantindo o enquadramento de acordo com a legalidade do regime e buscando as menores alíquotas possíveis, é preciso ter transparência nas contas a pagar e a receber.

O ERP permite justamente a visualização e acompanhamento de todos os recursos que entram e saem da empresa. Dessa forma, o estudo das possibilidades de enquadramentos fiscais pode auxiliar o crescimento do negócio.

6. Ganho de produtividade

Sempre que alguma tarefa é automatizada, os colaboradores que eram responsáveis por aquelas funções ficam disponíveis para atuarem em atividades mais estratégicas, que produzam resultados relevantes na lucratividade da empresa.

Um bom exemplo é a questão do relacionamento das categorias financeiras. Trata-se de um trabalho que pode comprometer um dia todo do funcionário quando feito manualmente. Já para organizações que optam pela utilização de um sistema contábil integrado, o serviço leva apenas alguns minutos.

Neste artigo, você aprendeu mais sobre o processo fiscal integrado com a contabilidade e demais setores da empresa. Mostramos como um software de ERP pode auxiliar a gestão contábil de um negócio, listando diversas vantagens para empresários e gestores.

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