Poucas coisas deixam um gestor tão desanimado quanto ver que sua empresa é especialista em desperdiçar recursos. Geralmente as empresas que passam por isso nunca ouviram falar em consultoria de processos.

Muitos negócios se deixam levar pelas urgências do cotidiano e não criam formas inteligentes de realizar suas atividades. Se você se identificou com caso descrito acima e quer ver sua empresa crescer, precisa urgentemente mudar a maneira como lida com a gestão de processos.

Mas, se você não entende muito sobre o assunto, não se preocupe. Depois de ler este artigo, você não terá dificuldades para lidar com o tema. Boa leitura!

Você sabe o que é gestão de processos?

Gestão de processos é um conjunto de atividades executadas com a finalidade de planejar e monitorar os procedimentos realizados no dia a dia do negócio. Existe uma expressão em inglês muito utilizada para descrever essas atividades: Business Process Management (BPM).

Quando uma empresa combina sistemas, modelos, automações, controles e fluxos de atividades para dar suporte ao atingimento de suas metas, podemos dizer que ela está praticando a gestão de processos.

O objetivo final desse tipo de esforço é ganhar eficiência e efetividade para se ter uma organização que gere melhores resultados com custos mais baixos. Assim, é possível também ter acesso às melhores informações disponíveis para tomar decisões de forma rápida e segura.

Qual a realidade das pequenas e médias empresas?

Umas das principais recomendações feitas a quem vai abrir uma empresa é a de primeiro fazer um bom plano de negócios. Porém, raramente o empresário planeja com a merecida atenção os processos que serão utilizados para entregar o melhor produto com eficiências e economia.

Na medida em que o negócio cresce, os processos se mostram desordenados, gerando gargalos, lentidão, dificuldades de controle e, não raro, queda na qualidade das soluções ofertadas. Com a mentalidade comum de que é caro contratar assessoria, as micro e pequenas empresas acabam tendo o crescimento comprometido.

Como descobrir se os processos precisam de melhorias?

Descobrir se seus processos ou a falta deles está jogando contra seus resultados é muito simples. Empresários e gestores geralmente conseguem perceber isso através do sentimento de que algo precisa melhorar, ainda que possam não saber de que jeito. No entanto, quando esse feeling ainda não está desenvolvido, há alguns sinais que podem estar bem claros quando:

• as informações necessárias para tomar decisões importantes nunca estão facilmente disponíveis;
• você armazena tudo em dezenas de planilhas diferentes, que trazem mais dor de cabeça do que controle;
• os serviços e produtos não apresentam um padrão de custo ou de qualidade;
• o tempo gasto na produção ou prestação de serviços varia demais entre uma entrega e outra;
• o número de tarefas a serem realizadas com urgência é sempre alto;
• há sempre alguma reclamação por parte de clientes ou fornecedores;
• você não sabe mais como cortar gastos mas, ainda assim, precisa economizar mais;
• você nunca pode tirar uma folga, sob pena de o negócio parar de funcionar.

Se você está sofrendo com algum desses entraves, tenha certeza de que já passou da hora de buscar ajuda profissional.

Por que contratar uma consultoria de processos?

As expertises do consultor são desenvolvidas em meio a desafios com diversos clientes e em variados ambientes. Isso faz com que a carga de aprendizado que ele pode trazer para seu negócio seja enorme.

Para assessorar seus clientes, o profissional da consultoria de processos precisa estar sempre envolto com a pesquisa de novas tecnologias, conceitos e ferramentas de ponta para ajudar sua empresa a evoluir em qualidade, rentabilidade e inovação.

Além da praticidade e qualidade acarretadas pela contratação de uma consultoria para lidar com seus processos, você ainda libera sua agenda para focar em atividades estratégicas que a empresa demanda.

A economia gerada com a otimização e a ampliação da capacidade produtiva por si só já faz a consultoria de processos ser um investimento que se paga sozinho.

Como realizar a contratação?

Para encontrar o melhor parceiro possível, primeiro identifique quais são as áreas da empresa com maiores deficiências de processos e quais necessidades precisam ser atendidas com prioridade. O próximo passo é ter em mente qual o ponto ao qual a empresa deseja chegar e quais recursos estão disponíveis no momento.

Ciente do tamanho do projeto, procure a indicação de consultores que partilham da mesma visão de comprometimento, responsabilidade e ética de sua empresa. Analise o material que a consultoria disponibiliza e seu histórico de atuação.

Lembre-se de permitir aos consultores conhecer sua realidade e seus objetivos para propor as melhores soluções para os seus processos.

Um bom sistema de gestão é necessário?

Obviamente, o processo de consultoria vai se iniciar do ponto onde você se encontra. Seus processos estão todos “em sua cabeça” e não há muitas ferramentas para acompanhamento e controle? Tudo bem, é daí que o processo vai começar.

Uma vez iniciado, um dos benefícios a serem alcançados será encontrar um sistema de gestão que melhor se encaixe em sua empresa. Um bom software facilita o controle e a lucratividade das operações. A ampliação do controle, por sua vez, amplia as oportunidades de crescimento do negócio.

Um bom sistema deve integrar as informações de forma rápida, sem esquecer da segurança, aumentando a capacidade de produção, evitando retrabalhos e permitindo uma gestão ativa e de alta performance.

Quais etapas o consultor vai desenvolver?

Definido o sistema de gestão que vai permitir o planejamento e controle de processos, é possível então focar nas principais etapas do processo:

Modelagem

A fase de modelagem é aquela em que os processos vão ser representados de forma real e precisa. É necessário colocar no papel como seus processos são no momento e como você gostaria que eles fossem, identificando os riscos e gargalos existentes. Essa fase exige bastante observação e transparência é fundamental.

Automação

A automação apresenta duas grandes vantagens: diminuir o esforço de mão de obra e padronizar a qualidade do processo. Tal fase pode ser simples quando é realizada por meio da criação de modelos e sinalizações a serem sempre utilizados. No entanto, ela também pode ser complexa, fazendo uso da programação de softwares ou da construção de máquinas e ferramentas que substituem a intervenção humana.

Execução

Essa é a instância na qual os processos são testados. Qualquer resultado diferente do esperado na fase da execução exige uma reavaliação das fases de modelagem e de automação.

Controle

Para se certificar de que os processos estão seguindo os rumos planejados é necessário criar controles, que podem ser preventivos ou responsivos. O grau de rigor do controle pode variar de acordo com a importância do processo. Processos mais simples podem ter controle por amostragem, enquanto aqueles mais importantes devem ser controlados unidade por unidade.

Mensuração

Para um controle efetivo, é necessário criar unidades e indicadores de acompanhamento. O objetivo é determinar quantitativamente como um processo está funcionando.

Otimização

A gestão de processos é uma atividade contínua e que se desenvolve ao longo do tempo. Cada etapa gera mais conhecimento e revela novas necessidades que precisarão ser atendidas. Como a tendência de um negócio é a evolução e o crescimento, é necessário que os processos estejam em constante evolução para não frear o sucesso da empresa.

Cumpridas todas as fases, a gestão de processos fará com que a empresa entre em um trilho de flexibilidade e versatilidade para crescer. O potencial de sucesso aumenta a cada novo passo dado.

Se você já notou que há espaço para melhorias em suas atividades, nós temos a missão de prover soluções inteligentes e comprometidas com seu negócio. Entre em contato conosco para entender melhor como a consultoria de processos pode acelerar o crescimento e melhorar a rentabilidade e qualidade de produtos e serviços.