Ficar em primeiro lugar em um ranking nem sempre é algo positivo: o Brasil é o país onde o empresário mais despende horas para pagar impostos no mundo, segundo um estudo divulgado pelo Banco Mundial. Nesse cenário, o controle de notas fiscais é especialmente necessário — você verá o porquê.

A quantidade infindável de leis, decretos, taxas e regulamentos faz com que o empreendedor nacional gaste, em média, 1.958 horas por ano preenchendo, processando e controlando a papelada fiscal. Trata-se de uma média seis vezes maior que a dos demais países da América Latina.

Parte importante desse problema está na saída e entrada de notas fiscais. As causas do quadro incluem a desorganização interna das empresas e a falta de um método gerencial que integre todos os setores envolvidos na compra e na venda de produtos e serviços. Também há os erros humanos na hora de inserir e verificar informações, que causam grandes dificuldades.

Logo, dominar e aplicar as regras que envolvem o controle de notas fiscais é essencial para reduzir despesas e aumentar a eficiência e a rentabilidade do seu negócio. Por isso, veja algumas dicas sobre o controle de notas fiscais.

As diferenças entre notas fiscais de entrada e de saída

A nota fiscal de entrada é emitida pelos fornecedores da sua empresa. Produtos e insumos comprados, bem como serviços contratados, precisam estar acompanhados dela. Do contrário, a carga pode ser interceptada e retida pela fiscalização.

Já a nota fiscal de saída é aquela que a sua empresa emite para o cliente ao vender um produto ou prestar um serviço. Cuidados similares aos indicados para a entrada de notas fiscais devem ser tomados.

O fim da bagunça

Se o Brasil é o país fiscalmente mais burocrático do mundo, controlar, processar e armazenar tantas notas e informações pode ser uma tarefa hercúlea. Isso é verdade para o pequeno, médio ou grande empresário.

Mas, felizmente, com a digitalização dos processos fiscais e a popularização de softwares de controle, todos esses procedimentos podem ficar mais simples, baratos e eficientes.

Tais softwares favorecem o recebimento, a emissão e o controle de notas fiscais, assim como possibilitam uma visão e gestão integradas das entradas e saídas de estoque, compras, vendas, receitas, despesas, lucros e prejuízos. O que antes demandaria milhares de folhas em centenas de pastas, hoje pode ocupar um pequeno espaço no computador da empresa.

Todas as operações passam a ser monitoradas em tempo real, com menor necessidade de intervenção humana e, portanto, com menos sujeição a erros. Isso se traduzirá em menos custos, em mais agilidade e em decisões tomadas com mais embasamento.

As boas práticas de controle de notas fiscais

Para reduzir as 1.958 horas com a gestão contábil, é essencial utilizar boas práticas de controle. Ficar de olho nas notas fiscais se torna indispensável, já que esses são elementos comprobatórios das operações realizadas.

Mas diante de tantas obrigações, como executar o processo? A seguir, veja dicas para ter um gerenciamento eficiente e preciso.

Fique atento às compras e às vendas

Durante o cotidiano do negócio, é comum que a empresa faça compras de insumos e venda seus produtos. Como visto, ambas as operações geram notas fiscais, então o acompanhamento é realmente essencial.

O melhor jeito de executar isso é criar um fluxo de informações e treinar os colaboradores para fazer essa verificação. Quando um pedido for feito, por exemplo, o financeiro deve ficar sabendo. No recebimento da nota, tudo tem que ser conferido antes do envio adequado. Com a venda de itens, vale a mesma coisa.

Para potencializar esses resultados, é interessante manter um bom relacionamento com clientes (internos e externos) e com fornecedores. Desse modo, a troca de informações é facilitada — e o controle também.

Confira se as notas são verdadeiras

Ao falar dos documentos de entrada, não dá para ter certeza de que tudo foi emitido corretamente. Para prevenir problemas e incongruências, é preciso ainda se ater à veracidade do elemento.

Isso pode ser verificado junto ao site do órgão governamental responsável. Basta checar se existe a correspondência exata entre o descrito na nota fiscal e no DANFE e o produto ou serviço entregue. Esses cuidados evitarão retrabalho e problemas com o Fisco.

Invista em um gerenciamento tecnológico

Ter uma gestão moderna é essencial para melhorar o controle de notas fiscais. Nesse caso, a tecnologia é uma grande aliada. Com as soluções corretas, é possível automatizar tarefas, reduzir erros e ter maior controle.

Um bom software contábil pode ajudar. Ele centraliza as informações, oferece segurança e até diminui a interferência humana. Também consegue otimizar o uso de recursos em diversas áreas da companhia.

Mais que uma ferramenta de gestão de notas fiscais, pode-se ter nele uma solução de gestão completa e escalável para o seu negócio.

Armazene e categorize as notas

Por lei, é obrigatório manter as notas fiscais por um determinado período. As de saída, por exemplo, devem ser guardadas por 5 anos. Como são muitas operações desse tipo, o controle é favorecido com um bom armazenamento.

Escolha uma solução segura e que evite a perda de documentos. Nas versões digitais, que são comuns, o software é de grande ajuda. Basta guardar as notas de forma adequada e acessá-las quando for necessário, como na hora de elaborar uma declaração de imposto.

Ao mesmo tempo, não basta apenas guardá-las. A organização faz parte dos bons resultados, então vale criar categorias. É possível estabelecer subgrupos por clientes, datas e até setores.

Mantenha um bom contato com o contador

O controle de notas fiscais não estará completo se ele não servir para tornar o processo tributário mais simples. O melhor jeito de garantir isso é estabelecer um bom fluxo de informações com o contador.

Após a emissão ou o recebimento de uma nota, envie o documento em tempo real para o profissional. Também vale oferecer o acesso ao software utilizado, devido à centralização das informações.

Quanto melhor for esse contato, mais fácil será a elaboração das declarações de impostos e a quitação dos valores. Então, vale considerar essa possibilidade!

O controle de notas fiscais é essencial para garantir a regularidade do empreendimento. Com boas práticas, é possível diminuir o tempo gasto na preparação e na aferição de tributos, o que torna o negócio mais eficiente.

Para não ter problemas com a fiscalização, veja como se preparar para uma auditoria fiscal e encare o momento da melhor maneira.