O distanciamento social ampliou ainda mais o uso da internet, até mesmo para serviços que antes eram exclusivos na modalidade presencial. Um desses casos é a emissão de certificado digital de empresas – espécie de assinatura digital. O e-CNPJ e o NF-e, esse último exclusivo para a emissão de notas fiscais, agora podem ser emitidos on-line, por meio de videoconferência.
Ainda que o benefício seja válido apenas para quem tem biometria dos dedos e da face coletados e registrados por certificadoras credenciadas, a medida, que a princípio é provisória, tem se mostrado potencialmente viável. Com resultados já comprovados por empresas, como mostra a seguir a equipe da Asplan Sistemas, que oferece o serviço.
On-line favoreceu aumento da demanda
Como Autoridade de Registro (AR), vinculada à VALID Certificadora, e por conta de todo o aparato tecnológico que envolve a empresa e com equipe qualificadas, a Asplan já identificou vantagens na modalidade on-line.
Uma delas foi o aumento do número de emissões. Desde meados de abril, um agente de registro chegou a emitir dez certificados em um único dia. Um movimento bastante improvável antes da quarentena, considerando o tempo de deslocamento dos agentes, entre uma visita externa e outra, para dar conta de atender, no máximo, três empresas presencialmente.
Já a chance de o cliente poder ser atendido pelo celular, e de onde ele estiver, tornou o processo ainda mais ágil para ambos os lados. Ainda que a exigência de alguns documentos e do processo de validação das certificações estejam mantidos.
Adaptações foram necessárias
O Instituto de Tecnologia da Informação, órgão do Governo Federal que viabiliza a emissão de certificados digitais, disponibilizou em seu site o código-fonte para verificar a veracidade dos certificados digitais. O comando permite às empresas saberem se a verificação de uma identidade virtual é correta.
Por conta disso, a Asplan precisou reformular alguns sistemas e adaptar rotinas, como preparar notebooks, handset e câmeras de alta definição para vídeo conferência, atualizar softwares de validação e treinamento da equipe.
Especialmente na orientação dos clientes, que além de precisarem estar com a biometria previamente cadastrada, devem ter um computador ou celular com câmera que funcionem. Para segurança, a conversa é sempre monitorada e fica gravada.
Isso porque a emissão do certificado pela internet exige que o cliente exiba seus documentos ao vivo, comprovando ser o titular/responsável legal da empresa. A validação é feita comparando toda base que já foi capturada quando ele fez a emissão presencialmente.
Saiba o porquê ter certificado digital é importante
Por ter validade jurídica e garantir segurança nas transações eletrônicas em diversos processos da internet, a emissão do certificado digital é obrigatória em muitas situações. As principais são:
• Emissão de notas fiscais eletrônicas – NF-e;
• Para demonstrativos de recolhimentos do FGTS e da GFIP por empresas com mais de cinco funcionários, inclusive optantes pelo Simples Nacional;
• Baixar nota fiscal de entrada;
• Entregar o RAIS;
• Registros no Caged.
Passo a passo para emitir o certificado pela Asplan
• Acesse o link;
• Escolha o tipo de certificado digital desejado, faça sua compra e em seguida escolha o dia e a horários disponíveis na agenda;
• Providencie os documentos necessários que a Asplan enviará por e-mail;
• Tenha acesso à internet utilizando um celular com uma câmera para selfie ou um computador com áudio, microfone e webcam para realizar a videochamada.
Esse acompanhamento é fundamental para otimizar o tempo do cliente, pois um certificado digital pode levar 30 minutos ou mais para ficar pronto, dependendo da quantidade de documentos que é exigido. Para o tipo e-CPF é bem simples, mas já para o e-CNPJ depende muito da formação societária da empresa.
Vale dizer que para quem precisa apenas renovar o certificado, os procedimentos são os mesmos.
E se você precisar emitir o certificado digital da sua empresa, entre em contato com a Asplan. A equipe está à disposição para esclarecer dúvidas e ainda fazer todo o procedimento necessário.
