Você sabe qual o real impacto da gestão de tarefas na contabilidade? Em um escritório, é preciso que todos os processos e as pessoas envolvidas neles estejam em constante evolução para que a qualidade do serviço prestado, assim como a produtividade da equipe e de suas atividades, estejam sempre em crescimento.

Para isso, fazer um bom gerenciamento de todas as etapas de um processo é essencial. Neste post, mostraremos um pouco mais da gestão de tarefas e como ela interfere nesse ambiente profissional. Confira!

O que é gestão de tarefas na contabilidade?

O gerenciamento de tarefas é, basicamente, uma maneira de identificar, monitorar e progredir as atividades do trabalho que precisam ser realizadas em uma empresa. O objetivo desse tipo de organização é aumentar a praticidade e, consequentemente, a produtividade e o desempenho da equipe de trabalho.

A gestão de tarefas não está resumida à organização do que deve ser realizado. Ela monitora todo o ciclo de algo que precisa ser colocado em prática, incluindo as etapas de planejamento, teste, monitoramento e até os relatórios referentes ao que foi feito.

Quais sistemas podem ser utilizados?

Para que seja possível otimizar as tarefas, contar com alguns sistemas é essencial. Quanto mais operações manuais e processos burocráticos forem facilitados, mais tempo sobra para os profissionais se dedicarem a outras questões.

De um modo geral, já existem alguns softwares e aplicativos que cumprem a função de organização de tarefas e as deixam visíveis para toda a equipe. Neles, é possível organizar os projetos em cards e movê-los de acordo com as etapas do desenvolvimento.

Há ainda a opção de calendários online que disponibilizam visão mensal e semanal para utilizar como lembretes de reuniões, por exemplo. Por fim, as já conhecidas planilhas na nuvem — porém, essa última opção vem caindo em desuso com o passar do tempo.

Como colocar em prática?

Na prática, o gerenciamento de tarefas ocorre de forma planejada e constante. Para realizar um bom planejamento, é preciso seguir alguns passos, como:

• fazer uma classificação da viabilidade do projeto em si;
• criar uma lista de atividades que ajudarão a completar as etapas da tarefa;
• estabelecer prazos;
• priorizar cada etapa do projeto;
• delegar o que pode ser feito por cada colaborador;
• monitorar para saber se tudo está saindo de acordo com o planejamento.

Como a gestão de tarefas afeta a comunicação com o cliente?

A princípio, a gestão de tarefas e a comunicação com os clientes podem parecer duas áreas distintas e sem interferência uma na outra, não é verdade? Porém, com atividades bem gerenciadas, sobra tempo para que os colaboradores foquem outras partes do trabalho.

Em relação à comunicação com o cliente, é possível aproveitar o bom gerenciamento das tarefas e do tempo para produzir mais conteúdo de qualidade e agregar valor à empresa. Além disso, consegue-se dedicar mais tempo para desenvolver — e colocar em prática — um atendimento de qualidade e fazer o acompanhamento de casos isolados com maior proximidade.

Quais os impactos nos entregáveis da empresa?

O maior impacto que uma boa gestão das atividades de um projeto causa nos entregáveis é em relação ao cumprimento dos prazos estipulados. Com um plano traçado desde o início e com acompanhamento e engajamento de toda a equipe durante a produção, fica mais fácil garantir que tudo seja entregue nas datas estipulas e não haja atraso.

Como você pôde perceber, a gestão de tarefas na contabilidade é uma parte muito importante do processo de uma empresa. Para impulsioná-la e conseguir resultados ainda mais positivos, é essencial contar com sistemas que automatizem e facilitem a rotina da equipe.

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