A implementação do eSocial — ferramenta criada pelo Governo Federal para unificar as informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias — tem tirado o sono de muitos empreendedores.

Essa inovação trouxe grandes e significativas mudanças para o cenário das organizações. Embora a adequação às novas regras ainda não seja uma obrigatoriedade para todos, empreendedores devem ficar atentos e buscar adaptar-se às suas exigências.

Para tirar as principais dúvidas sobre o eSocial, levantamos os principais pontos sobre essa nova ferramenta eletrônica. Confira!

O que é o eSocial?

Criado em 2014, por meio do Decreto nº 8.373, de 11 de dezembro, o eSocial é um sistema eletrônico que integra o Sistema Público de Escrituração Digital – SPED.

O eSocial é uma ferramenta que passa a centralizar e a padronizar todo o processo de transmissão, validação, armazenamento e distribuição de todos os dados de natureza tributária, previdenciária e trabalhista referentes aos contratos onerosos de trabalho.

Vale destacar que as informações prestadas por meio do eSocial não precisam, necessariamente, ser regidas pela Consolidação das Leis do Trabalho – CLT. De forma geral, além das informações referentes às relações formais de trabalho, também podem ser enviadas aquelas decorrentes de prestadores de serviços, trabalhadores cooperados e, até mesmo, estagiários.

O eSocial é uma obrigatoriedade imposta a todos os empreendimentos, independentemente do porte e do segmento. Nem mesmo os empregadores domésticos ficaram de fora do novo sistema.

Para que serve o eSocial?

A ideia inicial do eSocial é reunir, numa única base de dados, todas as obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, agrupando as informações e consolidando o envio dos dados pelo empregador em relação aos seus empregados.

No cenário atual, o empregador envia as informações dos seus empregados para diversos órgãos/agências do governo, de forma descentralizada e não padronizada, gerando maiores chances de erros e falhas.

A principal finalidade do eSocial é digitalizar a folha de pagamento, além de unificar as declarações trabalhistas. Isso significa maior transparência e qualidade de informações nas relações de trabalho e a simplificação no cumprimento das obrigações.

A implementação da ferramenta passa a substituir o preenchimento de envio das diversas declarações, formulários, documentos e termos relativos à relação de trabalho.

Quais são os prazos de implementação?

A partir de janeiro de 2018, o eSocial passa a ser obrigatório para todas as empresas cujo faturamento tenha sido maior que R$ 78 milhões no ano de 2016.

Para as demais empresas, a obrigatoriedade começa a valer a partir de julho de 2018. Vale destacar que a Resolução que criou o eSocial garante tratamento diferenciado às empresas de pequeno porte.

Outro ponto importante é que, nos seis primeiros meses da implementação do eSocial, as empresas não precisarão prestar informações relacionadas à saúde e à segurança do trabalhador.

Como ajustar-se ao eSocial?

Muito além de uma nova obrigatoriedade, a implementação do eSocial representa uma revolução na estrutura operacional da empresa, exigindo adequações e ferramentas que possibilitem integrar os diversos setores da organização.

Isso porque as informações passam a seguir um leiaute específico, dentro de grupos iniciais, de tabelas, não periódicos e periódicos.

Mas como ajustar-se para atender as novas exigências? Vejamos!

Qualifique a equipe

Com a implementação do eSocial, é imprescindível que os funcionários estejam preparados para as novas exigências. É fundamental que toda a equipe esteja por dentro de todos os detalhes da legislação trabalhista e, sobretudo, das consequências que podem acarretar no caso de atrasos na transmissão e erros de dados.

Invista em ferramentas tecnológicas

O sucesso na implementação da ferramenta está diretamente ligado à estrutura tecnológica da empresa. É importante que o empreendedor invista em softwares adequados para a correta gestão da folha de pagamento e transmissão dos dados.

 Atualize o cadastro de funcionários

Manter as informações organizadas e os dados atualizados são ações essenciais para uma correta implementação. O eSocial representa um refinamento dos processos e uma mudança dentro das organizações.

Por isso, todas as informações devem ser revisadas e corretamente informadas no novo sistema da ferramenta. O empreendedor deve ficar atento às mudanças e acompanhar o calendário de implementação.

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