A gestão de processos administrativos é um ponto crucial para qualquer negócio. Esses procedimentos, muitas vezes, ocupam os “bastidores”, mas são essenciais para o funcionamento. Interdependentes e capazes de gerar valor, precisam da atenção adequada.

O controle dessas etapas deve ser executado de forma estruturada, o que exige seguir alguns passos. Ao conhecê-los, você pode aplicá-los no seu empreendimento e conquistar a eficiência desejada.

Na sequência, veja como desenvolver a gestão de processos administrativos em sete passos e tire as suas dúvidas!

1. Faça uma análise das etapas atuais

Realizar um diagnóstico da situação do negócio é o primeiro passo para ter sucesso no gerenciamento. Esse procedimento inclui conhecer quais são os processos administrativos relevantes da empresa e como eles se correlacionam.

Às vezes, o cuidado administrativo com notas fiscais é mais importante em um empreendimento. Em outro, a fase relacionada à estruturação de informação é crucial para o desempenho.

Mas dificilmente apenas um elemento será o mais relevante. É o conjunto que faz o estabelecimento funcionar e por isso é tão necessário explorar quais serão os elementos administrados daqui para frente.

2. Elabore um mapeamento com fluxos de trabalho

Após conhecer os processos administrativos individualmente, é hora de entender como eles se relacionam na prática. Um dos jeitos de fazer isso é por meio do mapeamento de etapas. Ao identificar onde está cada ação dentro da empresa, você consegue ter uma visão mais clara de quais são as exigências.

Depois de encontrar esses “blocos”, é o momento de criar os fluxos de trabalho. Já que essas fases estão interligadas, o ideal é que sejam analisadas na ordem em que acontecem.

Vamos pensar nas notas fiscais de saída. Após a venda, há a emissão e deve ocorrer a conferência. Com a validação, tudo é enviado ao contador e, depois, usado na elaboração de declarações. Notou como existe uma sequência a ser seguida? O objetivo é conhecer esses aspectos.

3. Monte uma equipe multifuncional

Para conseguir fazer uma boa gestão de processos administrativos, o ideal é não concentrar a atuação somente em uma área. Eles acontecem em todos os pontos da empresa, então, nada mais justo que contar com a participação de uma equipe multidisciplinar.

Não é necessário escolher, exatamente, uma pessoa de cada área. Porém, vale a pena ter vários pontos de vista e uma abordagem convergente. Além de favorecer o mapeamento, é um jeito de identificar quais são os problemas e o que demanda uma atenção maior.

Ao mesmo tempo, é importante que a atuação de todos seja harmônica. O interesse coletivo tem que estabelecer um gerenciamento de qualidade. Portanto, todos devem estar capacitados e por dentro das metas do projeto.

4. Planeje a melhoria do desempenho

Depois do diagnóstico inicial e do mapeamento completo, é essencial buscar a otimização de performance. Afinal, a gestão serve não só para acompanhar, mas também para tornar os processos administrativos melhores.

O ideal é pensar em um redesign, ou seja, em mudanças estruturais que façam sentido para o negócio. Esse é o momento de repensar o fluxo de tarefas e até cortar etapas burocráticas ou dispensáveis.

Novamente, vamos voltar à questão das notas fiscais. Se não houver uma conferência da veracidade, o empreendimento pode ter problemas na declaração. Então, essa fase deve ser incluída para evitar retrabalhos. Por outro lado, pode ser desnecessário ter uma etapa de envio ao financeiro, que envia para o contador. Com o envio múltiplo, é possível tornar tudo mais ágil.

Essa melhoria deve ser baseada em um plano completo, com objetivos, escopo e ações. Assim é possível estruturar a atividade e conseguir uma atuação muito eficiente.

5. Implemente a gestão de processos administrativos

Até aqui, houve um reconhecimento do ambiente empresarial e um planejamento sobre como tornar os processos otimizados. Agora, é o momento de colocar o gerenciamento em prática de modo a obter a performance esperada.

A maneira de fazer com que tudo funcione depende do estabelecimento, dos recursos e dos objetivos. É possível corrigir imediatamente os problemas mais graves ou que gerem maior impacto. Já as outras mudanças podem ser colocadas em prática aos poucos — é preciso avaliar.

O fato é que, com essa etapa em prática, já há como tornar o negócio preparado e eficiente para lidar com os desafios. Para que não ocorram erros, o melhor é utilizar uma metodologia consolidada para a implementação.

6. Não se esqueça do monitoramento

Colocar a gestão de processos administrativos em prática não é o final. Assim que as mudanças começarem a acontecer, é essencial elaborar um monitoramento completo para entender quais são os resultados obtidos. A ideia é acompanhar como os fluxos têm sido transformados e se a performance está de acordo com o esperado.

Ao pensar no processo de notas fiscais, ficou definido que uma melhoria estaria no armazenamento e categorização dos documentos. Por meio das métricas e avaliações adequadas, é possível entender se o ritmo está correto e se o impacto esperado se concretizou.

Esse é o momento de verificar quais pontos estão divergentes ou não atingiram aquilo que era desejado. A partir disso, você pode planejar novas mudanças para realizar adaptações conforme o que foi analisado.

7. Invista na automatização

É quase impossível falar em gestão de processos administrativos atualmente sem citar a tecnologia. Os recursos desse tipo facilitam todas as etapas, do mapeamento à implementação de melhorias ou medições. Portanto, é preciso pensar na automatização como uma saída concreta. O ideal é recorrer aos softwares de gestão, que trazem uma atuação específica e facilitada na execução do gerenciamento.

Confira se a solução tem as funções necessárias para atingir seus objetivos e se oferece qualidade. Escolher uma alternativa robusta e voltada para o cenário do negócio é o melhor jeito de aproveitar esse aspecto. É o caso de um software de gestão fiscal para cuidar dessa parte e favorecer o cumprimento do regime tributário, por exemplo.

A implementação também deve acontecer de forma planejada para que as etapas se integrem da maneira ideal. Assim, fica mais fácil conquistar o alinhamento e a boa performance.

Uma boa gestão de processos administrativos permitirá que sua empresa cresça e se torne cada vez melhor. Ao executar esses passos, é possível obter total eficiência e os resultados esperados.

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