A auditoria fiscal é uma ferramenta utilizada para fins corretivos ou preventivos, fundamental para o sucesso de qualquer negócio. Por meio dela, os gerentes conseguem verificar todos os acúmulos de contingências financeiras e tributárias, além de detectar pontos que carecem de melhorias ou modificações.

Essa auditoria pode ser realizada por um profissional interno ou por uma empresa especializada no assunto e tem como objetivo encontrar possíveis erros, falhas ou brechas que possam prejudicar a empresa. Obviamente, submeter a empresa a uma auditoria exige certos cuidados, principalmente para evitar que sejam apontados muitos itens não conformes.

Sabendo disso, preparamos este post. Nele, vamos explicar o que é auditoria fiscal, as diferenças em relação à auditoria contábil e também abordaremos 3 passos para você se preparar para uma auditoria fiscal. Continue a leitura e confira!

O que é auditoria fiscal?

Como falamos brevemente no início, a auditoria fiscal nada mais é do que um instrumento para análise e controle da situação fiscal dentro de uma empresa. Sendo assim, ela é uma forma eficiente de descobrir, além da situação da empresa, possíveis vantagens fiscais que podem não estar sendo aproveitadas.

Isso quer dizer que, além da função de controle (auditorias externas em geral), a auditoria interna também pode funcionar como uma solucionadora de problemas. Com uma boa auditoria, é possível corrigir alguns erros que fazer com que as empresas paguem mais impostos do que deveriam.

Dessa forma, a auditoria não deve ser vista como uma obrigação indesejável, mas, sim, como uma potencial aliada para melhorar o desempenho da empresa. E é isso que a faz tão importante. Além de ser uma forma preventiva de evitar problemas com o Fisco, ela tem a capacidade de apresentar melhorias e soluções para a empresa.

Portanto, é recomendável que a empresa faça a auditoria fiscal cotidianamente. Isso deve ser parte do trabalho do setor de contabilidade. A maioria das grandes empresas faz auditorias internas para se prepararem caso haja necessidade de se submeterem às auditorias externas.

Como ela funciona?

A auditoria deve ser pensada de acordo com a natureza da empresa a ser avaliada. Dessa forma, é preciso que sejam analisados os tributos diretos e indiretos aos quais a empresa está sujeita, além das obrigações financeiras diretas e acessórias.

Para a análise, geralmente são submetidos os seguintes documentos:

• balanço patrimonial;
• demonstração de resultados;
• demonstração de variações do patrimônio líquido;
• balancetes mensais relativos ao período analisado;
• memórias de cálculos e comprovantes de recolhimento do Imposto de Renda e Contribuição Social, IPI, ICMS, ISS, PIS e Cofins;
• escrituração contábil atualizada;
• movimentação contábil;
• demonstrativos de estoques;
• revisão de gastos não dedutíveis do lucro real.

Quais as diferenças entre auditoria fiscal e contábil?

De forma geral, a auditoria contábil só é feita internamente, enquanto a fiscal pode ser feita por agentes do Fisco. Além disso, normalmente, a auditoria contábil só se encarrega da análise dos livros contábeis da empresa e documentos ligados a ela.

Já na auditoria fiscal, muitos dos documentos analisados não são documentos privados e exclusivos. Ou seja, a auditoria contábil está mais preocupada com a saúde financeira da empresa, ao passo que a fiscal está preocupada com a situação fiscal e tributária.

Não vemos agentes da burocracia governamental fazendo auditorias contábeis nas empresas, enquanto para as auditorias fiscais existem agentes tanto da União quanto dos Estados e Municípios, ligados aos órgãos competentes e responsáveis pela fiscalização das obrigações tributárias.

A auditoria fiscal poderia ser classificada como um ramo dentro da contabilidade empresarial, agindo, contudo, de forma independente aos interesses e desejos da empresa, e tendo por objetivo a análise e a apresentação de uma situação real que é passível de melhorias, mudanças, ou, às vezes, de sanções.

Como se preparar para uma auditoria fiscal?

Agora que já entendermos o que é a auditoria fiscal e como ela difere da auditoria contábil, vamos, então, falar sobre como é possível se preparar para uma auditoria fiscal em 3 passos. Veja só:

1. Separe minuciosamente a documentação necessária

Em uma auditoria fiscal, são solicitados diversos documentos para comprovar as contas e informações da empresa. Por isso, é fundamental que, anteriormente à auditoria, os gerentes façam um levantamento de todos os documentos que eventualmente sejam necessários e separe para serem devidamente apresentados.

Entre os documentos que devem ser separados, podem-se destacar os seguintes:

• comprovante de aquisição de insumos, materiais, bens, ativos etc.;
• faturas de energia elétrica, telecomunicação, entre outros;
• notas fiscais;
• livros de registro de entradas, saídas, apuração do ICMS, IPI, etc.

É essencial que todos esses documentos sejam separados, pois podem ser requisitados a qualquer momento pelos auditores.

2. Mantenha o time alinhado

Um detalhe básico, mas que muitas vezes passa despercebido em uma auditoria fiscal, é o posicionamento do time diante dos auditores e durante a auditoria. É de extrema importância que todos os funcionários, ao serem auditados, estejam alinhados e por dentro de tudo o que está acontecendo na empresa.

Por isso, para se preparar para uma auditoria fiscal, é importante que os gestores façam reuniões com os funcionários e mantenham todo o time ciente do posicionamento da organização e dos trabalhos que têm sido realizados.

Uma dica para que o negócio consiga atender devidamente os auditores é separar líderes e responsáveis por cada setor ou para cada detalhe. Isso garante que as informações apresentadas na auditoria sejam corretas e que a empresa mostre que todos trabalham da mesma forma, eliminando, assim, as chances de não conformidades.

3. Utilize um software de gestão

Para facilitar o processo de auditoria e ajudar os gerentes a terem maior controle sobre as informações e detalhes da empresa, é fundamental que o negócio possua um software de ERP (Enterprise Resource Planning, ou planejamento de recursos corporativos).

Esse sistema integrado de informação é o grande responsável por juntar todos os dados e informações do negócio em um único local, garantindo maior controle e facilitando os trabalhos. Um software de ERP, além de permitir o gerenciamento de todas as contas e certificados da empresa, possibilita também a emissão eletrônica de documentos, notas e outras informações, bem como o seu armazenamento.

Pode-se dizer que o sistema de ERP não auxilia somente no gerenciamento do negócio e facilita o controle de informações, mas também é uma ferramenta imprescindível nas auditorias fiscais, permitindo o acesso a todas as informações e documentos da empresa.

E agora? Você já consegue se preparar melhor para uma auditoria fiscal? Compartilhe este post nas redes sociais e ajude mais empreendedores a entender como funcionam as auditorias e como estar preparados para elas!