Como os gestores brasileiros ainda estão muito acostumados com os documentos físicos, falar em captura do XML da NF-e não soa tão simples. Porém, esse é um dos processos mais importantes para qualquer empresa que faça a emissão desse documento eletrônico, garantindo segurança para o empreendimento.
O melhor jeito de seguir, à risca, tudo o que deve ser feito é buscar informações sobre o tema. Para ajudar você, este artigo traz as respostas para as principais dúvidas a respeito do assunto. Continue lendo e descubra tudo o que você deve saber!
Qual é a importância do XML da NF-e?
Quando uma NF-e é emitida, ela precisa enviar as informações para a Secretaria de Fazenda, que valida e autoriza a emissão desse documento. Porém, pode acontecer de a empresa, mais na frente, ter alguma incongruência fiscal ou qualquer ponto que exija a comprovação de que a nota foi, de fato, emitida.
O único jeito de garantir isso é por meio do XML da NF-e. Basicamente, trata-se de uma espécie de comprovante válido que é retornado para o emitente. Se for necessário, o negócio só precisa buscar esse arquivo e fazer a apresentação, como em uma fiscalização ou auditoria.
Ele também é importante para o controle interno da contabilidade, de modo a ser consultado para a conferência e cálculo de valores, por exemplo. Armazená-lo, portanto, é indispensável para ter uma situação regular.
Qual é a diferença para o DANFE?
Porém, é muito comum que o XML seja confundido com o Documento Auxiliar da NF-e (DANFE). O fato é que, na verdade, eles estão ligados, mas são dois elementos diferentes.
O DANFE é um comprovante de que a mercadoria que está sendo transportada pagou seus tributos e é totalmente regularizada. É esse documento que vai junto do produto, até o cliente, no momento de transporte.
Caso o caminhão seja interceptado pela fiscalização, o documento é apresentado e conferido com a base de dados, garantindo a segurança para todas as partes.
Porém, ele só pode ser emitido a partir do XML. Com isso, o fluxo é o seguinte: a NF-e é emitida e, logo em seguida, o XML é gerado e devolvido ao emitente. A partir dele, gera-se o DANFE, que possuirá valor fiscal para comprovar a origem dos itens em transporte.
Qual é o período de guarda do XML?
Todo documento fiscal possui um prazo de armazenamento e com a NF-e não é diferente. Como o XML é o seu comprovante, então ele é quem deve ser guardado pelo tempo previsto em lei.
Atualmente, o tempo mínimo de guarda do elemento é de 5 anos. Dentro desse período, os órgãos fiscalizadores podem solicitar o XML e, se a empresa não possuir, poderá ser considerada irregular do ponto de vista fiscal.
Como fazer o armazenamento correto?
Especialmente em empresas que têm um grande volume de entrada e saída de produtos, guardar o XML da NF-e pode ser um desafio. Porém, é fundamental que tudo fique armazenado de um jeito organizado e seguro.
Como se trata de um arquivo digital, o melhor é utilizar um sistema tecnológico. Com ele, é possível guardar esses elementos de forma totalmente organizada, sem o risco de faltar algum comprovante.
Além disso, um sistema na nuvem se destaca porque garante a disponibilidade dos documentos, evitando problemas com falhas e imprevistos que, de outro modo, poderiam deletar esses comprovantes.
O XML da NF-e é um dos elementos mais importantes desse documento, já que comprova sua emissão e gera o DANFE. Por isso, é necessário guardá-lo não apenas pelos 5 anos mínimos, mas, também, armazená-lo de um jeito seguro e estruturado. Assim, a busca por um sistema especializado é muito útil e faz toda a diferença.
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