A automação na gestão de contas é um método utilizado para promover a eficiência nas atividades, por meio da redução da intervenção humana nos processos financeiros. Conhecer os benefícios da automação contribui para a implementação de escolhas inteligentes e inovadoras na rotina do seu negócio.

A gestão de contas a pagar e a receber é uma atividade que deve ser integrada às estratégias de empresas, independente do porte. Por meio dessa prática é possível identificar gargalos que prejudicam o fluxo de caixa.

Somado a isso, a gestão de contas também facilita a conferência de informações e traz mais segurança financeira e operacional para o negócio.

Neste artigo, você descobrirá quais são os benefícios da automação na gestão de contas a pagar e a receber. Ao final da leitura, conhecerá sistemas que podem auxiliá-lo no processo de migração para uma solução automatizada. Continue a leitura e confira!

1. Redução dos custos

Quando se fala em automação de processos, uma das primeiras questões que vem em mente são os custos. Afinal, para a implementação de um sistema de automação será necessário investir recursos.

De fato, o custo para aquisição do sistema é um fator relevante, que impacta o orçamento, precisando ser planejado. No entanto, a médio e longo prazo, essas despesas se refletem em benefícios que impactam justamente na redução dos custos operacionais do negócio e na oportunidade de aumentar o faturamento.

Com a automação, a empresa consegue melhorar os seus processos internos de gestão de contas, reduzindo o tempo dedicado a determinadas atividades e aumentando a produtividade. Esses fatores, combinados, impactam em um ganho financeiro e, consequentemente, na redução dos custos.

2. Prevenção de golpes e fraudes

Um dos benefícios da automação é a segurança. Graças ao uso da tecnologia é possível promover uma camada adicional de proteção, minimizando o risco de perda de informações e fraudes.

Por meio da automação a empresa consegue usar recursos de segurança como a criptografia, backup de dados na nuvem e autenticação em duas etapas. Esses recursos oferecem uma proteção que a organização não teria se não utilizasse a tecnologia.

Garantir a integridade dos dados é uma preocupação nas empresas, principalmente em razão do avanço tecnológico e do aumento de riscos atrelados a invasões.

Contar com um sistema adequado oferece a proteção necessária para que a empresa possa atuar com foco no seu crescimento e na busca pelas melhores soluções e serviços aos seus clientes.

3. Melhora no controle dos prazos

A automação na gestão de contas a pagar e a receber é uma maneira de melhorar o controle sobre os prazos.

Com a implementação do sistema, os prazos vencidos deixam de ser um gargalo do negócio. Isso só é possível em razão das configurações dos sistemas, que permitem realizar um controle mais eficiente sobre os prazos.

Quanto a empresa não opera com o sistema, o problema da gestão de vencimentos costuma ser um grande desafio. A automação vem para eliminar esse problema, contribuindo, inclusive, para a melhora no relacionamento com fornecedores, clientes e parceiros comerciais.

Ao investir em tecnologia a empresa começa a construir uma cultura de qualidade e agilidade. Com isso, entrega aos seus clientes, parceiros e fornecedores um serviço rápido e eficiente, favorecendo a construção de bons relacionamentos.

A médio e longo prazo, a empresa se torna cada vez mais fortalecida e atraente aos olhos do mercado, trazendo muitos benefícios para as suas operações.

4. Aumento da transparência

Outro benefício que merece destaque quando falamos em automação é o ganho em termos de transparência.

Ao investir em automação a empresa consegue reduzir significativamente os erros na entrada e no tratamento dos dados. Eliminando a necessidade de inserir os dados manualmente, os erros humanos são praticamente eliminados.

Com o preenchimento automático e possibilidade de acessar dados e informações rapidamente, a organização ganha em transparência, favorecendo a gestão e os próprios colaboradores.

5. Redução de erros

Não podemos falar nos benefícios da automação sem citar a redução de erros. Essa é, provavelmente, uma das primeiras situações observadas pela empresa.

Os processos manuais estão diretamente atrelados à ocorrência de erros humanos. Esse é o fato incontestável, que atinge todos os processos porque, inevitavelmente, os erros acontecem e há pouco o que se fazer em relação a eles.

No entanto, com a automação é possível minimizar consideravelmente essas ocorrências. Com o preenchimento automático de dados, por exemplo, você não precisa se preocupar com um número ou código digitado erroneamente.

A redução de erros ajuda a atenuar os retrabalhos, favorece a produtividade e confiabilidade, além de permitir maior aproveitamento dos recursos disponíveis.

6. Redução da carga de trabalho

Por fim, a automação de processos é uma aliada na redução da carga de trabalho. Enquanto algumas tarefas repetitivas são automatizadas, a empresa economiza tempo e recursos.

Os colaboradores, antes envolvidos nessas tarefas burocráticas, ficam à disposição para atuar em atividades mais estratégicas, com maior valor agregado, favorecendo o crescimento do negócio.

A redução dos esforços e tempo dedicado a atividades operacionais, permite que os colaboradores foquem no seu desenvolvimento, alcançando maior desempenho e contribuindo para a evolução das atividades e iniciativas.

Talvez você esteja se perguntando: “mas, afinal, quais são as tarefas de gestão que podem ser automatizadas?” A resposta é: muitas!

Hoje, a tecnologia vem para tornar a gestão de contas mais eficiente e descomplicada. Os sistemas disponíveis no mercado podem auxiliar o trabalho envolvendo a gestão de notas fiscais, as cobranças financeiras, pagamentos de fornecedores, emissão de faturas, entre outros.

Para obter os melhores resultados em termos de automação é importante que a sua empresa escolha um fornecedor de tecnologia que tenha experiência e expertise na área de finanças.

Na Asplan você encontra suporte especializado, com foco em softwares de gestão ERP, atuando especialmente no setor financeiro e no segmento contábil. São mais de 30 anos no mercado, sempre com foco em eficiência e inovação.

Como você viu, todas empresas podem favorecer suas operações graças à automação. Porém, para garantir os melhores resultados é imprescindível contar com o suporte de fornecedores com experiência na área financeira.

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