Na era da informação digitalizada, a presença da tecnologia nas questões cotidianas é algo cada vez mais comum, e a tendência é que essa realidade se intensifique no decorrer dos anos. Dito isso, podemos afirmar que o certificado digital de empresa é uma das modernizações que fazem parte do dia a dia das organizações.

Ainda é muito comum nos depararmos com gestores que têm dificuldades para aderir à transformação digital e que, por isso, acabam negligenciando a adoção de ferramentas inovadoras, como softwares de automação e a digitalização dos documentos contábeis.

Preparamos este conteúdo para que você conheça os principais tipos de certificado digital de empresa. Mostraremos como eles funcionam, para que servem, quais são as diferenças entre cada um e outras informações. Continue a leitura para ficar por dentro do assunto!

O que são certificados digitais e para que servem?

De forma resumida, os certificados digitais são a versão digital/eletrônica de documentos que comprovam a identidade de uma pessoa física ou jurídica.

Um certificado digital tem a mesma finalidade de um CPF ou CNPJ, por exemplo. Por ser uma espécie de carteira de identificação que atua no ambiente virtual, esse recurso permite que contratos e documentos sejam assinados remotamente, tendo o mesmo valor jurídico de uma assinatura feita à mão no papel e sem necessitar de reconhecimento de firma em cartório.

Por que usar certificado digital de empresa?

Essa ferramenta foi desenvolvida com a finalidade de facilitar a rotina de pessoas físicas e jurídicas, trazendo segurança, redução de custos e agilidade para o dia a dia. Os certificados digitais oferecem uma vasta gama de benefícios, como:

• permitem que as empresas enviem suas declarações tributárias e obrigações acessórias aos órgãos fiscalizadores eletronicamente;
• evitam fraudes;
• agilizam todo o processo de emissão e controle de notas fiscais;
• podem ser usados para autenticação em sites e sistemas online;
• permitem o envio e a retificação de declarações de Imposto de Renda;
• permitem a assinatura de documentos à distância;
• servem para autorizar transações financeiras remotamente.

Os certificados digitais viabilizam qualquer procedimento ou operação sem burocracia ou necessidade de deslocamento.

Quais são os diferentes tipos de certificados digitais?

Há uma grande variedade de modelos de certificados digitais, e cada um é aplicado em um caso específico. Dependendo das necessidades do seu negócio, pode ser preciso utilizar mais de um.

Veja, a seguir, os principais exemplos desses documentos virtuais.

Tipo A: certificado de assinatura digital (A1, A3, A4)

É o modelo mais comum e costuma ser usado para autenticar qualquer documento ou arquivo digital. Sua principal finalidade é identificar quem está assinando, confirmar a integridade do documento e garantir a autenticidade da transação.

Tipo S: certificado de sigilo/confidencialidade (S1, S3, S4)

Como consta no termo, esse modelo objetiva manter o sigilo de determinados tipos de transação por meio de criptografia de dados. Isso significa que o documento só poderá ser acessado por um certificado autorizado. Basicamente, ao assinar um documento com um certificado Tipo S, o conteúdo fica inacessível para qualquer pessoa que não tenha autorização.

Tipo T: certificado de tempo (T3)

Semelhante ao tradicional carimbo, o objetivo desse certificado é atestar quando um documento digital foi emitido, evidenciando informações sobre o momento que a operação passou a valer, como data e hora determinada. Isso evita que dados sejam alterados para beneficiar alguma das partes envolvidas em uma ação judicial, por exemplo.

e-CPF e e-CNPJ

São as versões digitais do CPF e do CNPJ. Ambos têm as mesmas funções das versões físicas desses documentos, ou seja, dão acesso ao site da Receita Federal, permitem que todas as transações financeiras sejam validadas, identificam a pessoa física ou jurídica em assinaturas de contratos, entre outras.

NF-e

A NF-e é um dos cerificados digitais mais importantes para as organizações, pois garante a autoria e a validade jurídica das notas fiscais emitidas pela empresa aos órgãos fiscalizadores. Esses documentos podem ser atribuídos a um colaborador sem que seja necessário compartilhar o e-CNPJ da companhia, o que traz mais segurança para a transação.

Existem diversos tipos de NF-e, tais como:

• NFS-e (nota fiscal de serviço eletrônica);
• NFA-e (nota fiscal avulsa eletrônica);
• NF-e (nota fiscal eletrônica);
• NFC-e (nota fiscal de consumidor eletrônica).

Como você pôde ver, o certificado digital de empresa é uma alternativa moderna para os documentos físicos de identificação. Entre suas inúmeras vantagens, vale lembrar que esse recurso traz segurança, desburocratização dos processos, agilidade e mobilidade para a organização.

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