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Software contábil: veja o que avaliar para escolhê-lo!

Para que o seu escritório se destaque no mercado por oferecer um serviço de qualidade superior à da concorrência, é fundamental contar com o auxílio de um bom sistema, pois as funcionalidades e facilidades que ele oferece podem otimizar a execução dos serviços. No entanto, como escolher qual o melhor software de contabilidade?

Com tantas opções disponíveis, a tarefa de escolher o programa ideal para o seu negócio não é tão simples. É preciso avaliar os recursos que ele oferece, o nível de segurança que proporciona aos dados de seus clientes, a disponibilidade do suporte e a credibilidade do fornecedor e outros fatores.

Neste conteúdo, mostraremos o que você deve avaliar na hora de escolher o melhor software contábil para o seu negócio, quais as funcionalidades importantes que esse tipo de software deve ter e mencionar os setores nos quais pode — e deve — ser utilizado. Acompanhe a leitura para saber mais sobre o assunto!

O que avaliar ao escolher um software de contabilidade?

O primeiro passo para escolher um software de contabilidade que possa atender a todas as necessidades da empresa é conhecer suas características. A seguir, listamos algumas para ajudar nessa decisão. Confira!

Facilidade de uso

O primeiro aspecto a ser analisado para descobrir qual o melhor software de contabilidade é saber se ele é intuitivo. Outro ponto é descobrir se os seus colaboradores conseguirão se familiarizar com as funcionalidades que ele oferece.

Cheque se o programa conta com um layout simples e efetivo, assim como cabeçalhos bem definidos e com as informações fáceis de serem encontradas. Dessa forma, evita-se o uso de listas de códigos para encontrar dados, acessar relatórios ou entrar em determinadas operações para lançamentos.

O fato é que os softwares que utilizam códigos, geralmente, geram dúvidas nos funcionários. Isso faz com que percam tempo com pesquisas e consultas desnecessárias para encontrar o que precisam.

Um software contábil moderno proporciona muito mais praticidade e agilidade para o desempenho dos procedimentos. Sendo assim, é imprescindível que se enquadre nas necessidades internas e seja simples de ser utilizado, já que isso reduz o tempo necessário para realizar tarefas e, logo, aumenta a produtividade da equipe.

Possibilidade de integração com outros sistemas

É muito comum que as empresas utilizem diversos softwares para desempenhar as diferentes funções do cotidiano. Como exemplo, há um programa específico para realizar a gestão tributária, outro para apurar a folha de pagamento e assim por diante.

Além de não ser prático, isso abre grandes margens para erros administrativos e falhas humanas. Portanto, é fundamental que o sistema contábil adotado seja capaz de integrar todos os dados em um único ambiente, com a finalidade de garantir um bom fluxo de informações e o funcionamento efetivo de todas as ferramentas usadas pela empresa.

Vale mencionar, ainda, que um software contábil eficiente também deve permitir a integração com os sistemas de seus clientes. Essa função oferece nada menos que um serviço de altíssima qualidade e mais segurança para os dados.

Funcionalidades que atendam às demandas da empresa

O melhor software contábil do mercado é aquele que atende às necessidades da empresa, adequando-se ao que realmente faz diferença no dia a dia. Se a organização atua no ramo varejista, por exemplo, o ideal é encontrar uma solução que atenda às especificidades da área. Esse tipo de compatibilidade é importante para evitar a perda de tempo para adaptar os processos ao sistema.

Para entender exatamente quais são as carências de um negócio em relação ao software contábil, é preciso seguir alguns passos. Entre eles, está a análise das necessidades operacionais dos colaboradores, definição dos processos e descobrir quais são os pontos críticos de trabalho e retrabalho, assim como os projetos em expansão.

Ao responder a esses questionamentos, será muito mais fácil encontrar um programa de gestão contábil que poderá auxiliá-lo nas tarefas cotidianas de maneira ágil e eficiente. Os ganhos em produtividade serão visíveis!

Qualidade do suporte oferecido

Certifique-se de que a empresa que fornece o software contábil presta um bom atendimento de suporte técnico. Isso porque a rapidez com que um problema é solucionado, assim como a certeza de que ele será resolvido, são aspectos que impactam diretamente na qualidade do sistema.

Um suporte demorado ou que não ofereça soluções adequadas pode resultar em processos parados e, consequentemente, na perda de dinheiro e credibilidade com os clientes. Todos esses percalços podem prejudicar sua imagem no mercado.

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Portanto, cheque a reputação da organização que comercializa o software contábil que você pretende adquirir. Além disso, tenha certeza de que o suporte não apenas é ágil, como também oferece soluções eficientes sempre que seu negócio precisar.

Recurso para identificação de gastos da empresa

Um dos pontos mais importantes a serem avaliados em um software voltado para a contabilidade da empresa é se ele conta com recursos para identificar gastos. Organizar as finanças com transparência e precisão é fundamental para que os gestores saibam onde os recursos estão sendo gastos, em determinados projetos ou departamentos.

O fato é que administrar as finanças da empresa com planilhas e documentos impressos é uma metodologia obsoleta e altamente vulnerável às falhas e inconsistência de informações. Por esse motivo, é de extrema importância contar com um sistema que faça isso de forma automatizada.

Conexão com a nuvem

Na era da hiperconectividade, é fundamental que o software contábil funcione online e seja capaz de armazenar todos os dados na nuvem. Isso permite que suas informações sejam guardadas não apenas fisicamente no computador, mas também em um seguro servidor digital, o que evita a possibilidade de perda de dados por problemas como avarias na máquina ou ataques de vírus, por exemplo.

Outro ponto interessante de um software online é que os integrantes da equipe podem contribuir com a atualização de informações. Além disso, também conseguem acessá-las a qualquer hora e em qualquer lugar.

Níveis de segurança

Considerando que as informações podem ser acessadas remotamente, é importante que o programa ofereça altos níveis de segurança. Um bom exemplo é o controle por login e senha, o que permite que apenas funcionários autorizados conectem-se ao sistema.

Qualquer perda ou extravio de dados pode resultar em danos muito graves para a imagem da empresa, o que acaba por refletir diretamente nas finanças. Portanto, é preciso escolher um software contábil que seja, antes de tudo, seguro.

Verifique se o programa conta com sistemas de autorização e oferece diferentes níveis de acesso às informações. Se possível, cheque se o sistema tem uma criptografia adequada para proteger suas informações, se conta com certificados de segurança, e assim por diante.

Quais funcionalidades importantes esse software deve oferecer?

Tão importante quanto saber os motivos certos para escolher qual o melhor software de contabilidade, é conhecer as funcionalidades que eles oferecem. Confira, a seguir, algumas delas.

Controle financeiro

Um bom software contábil oferece o acompanhamento de toda a movimentação financeira, o que inclui todas as entradas e saídas, além das despesas e receitas referentes a um período específico e isso acontece por conta da integração dos dados. É esse fluxo que permite a análise baseada em números e não em suposições, o que torna o trabalho mais eficaz e seguro.

Integração contábil

Item indispensável em um bom sistema contábil, essa funcionalidade permite que o sistema seja conectado ao setor financeiro para, assim, fazer a transmissão dos dados automaticamente. Além da eliminação de erros durante a transferência, esse serviço elimina a necessidade do contador precisar preencher planilhas e ficar cobrando as informações para continuar a desenvolver o trabalho.

Emissão e controle de notas fiscais

Com um sistema que esteja integrado ao setor financeiro, é possível que a margem de erros seja reduzida consideravelmente. Com o apoio de um software, é possível fazer a emissão de NF-e e NFS-e com facilidade e de forma intuitiva, sempre com o acompanhamento do contador.

Quais os setores em que ele pode ser utilizado?

Por ser um sistema que integra diversos dados e os disponibiliza para todos os responsáveis, um software contábil pode ser utilizado por, praticamente, todos os setores de uma empresa. Além de maior controle dos dados, um dos pontos positivos dessa integração é a produtividade que ela proporciona.

Com um sistema contábil integrado, é possível, por exemplo, que o setor de vendas tenha controle dos itens do estoque que foram vendidos e envie essa informação para o setor contábil incluir as informações corretas no balanço da empresa. Com isso, o setor financeiro pode fazer a inclusão desses dados corretamente no fluxo de caixa e assim por diante.

Até o setor de marketing da empresa pode — e deve — utilizar as informações contidas em um software contábil. Isso porque elas podem ser utilizadas para a criação de eventos associados aos clientes com base no conteúdo disponibilizado pelos outros setores, o que fará com que tudo o que for planejado tenha resultados mais certeiros.

Como você pôde perceber neste artigo, saber escolher qual o melhor software de contabilidade é uma tarefa que exige pesquisa, já que existem tantas opções disponíveis no mercado. O ideal é contar com uma empresa que tenha bastante credibilidade e anos de experiência de atuação no mercado. Além disso, é preciso verificar se os recursos oferecidos atendem às necessidades da organização.

Quer saber mais sobre como contratar um bom software contábil e o que ele pode proporcionar ao seu negócio? Então, entre em contato conosco para saber mais a respeito!

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