Para que um empreendimento consiga crescer e alcançar uma posição de destaque no mercado, é fundamental utilizar mecanismos eficazes a fim de atingir metas.

Para isso, é preciso observar a área de finanças, pois é ela que demonstra a maior necessidade de ter um sistema de análise e controle estruturado. É importante, então, fazer uso de um ERP para gestão financeira, que permite uma melhor administração de processos.

O ERP (Enterprise Resource Planning, sigla do inglês) reduz perdas, otimiza o tempo e melhora bastante a sua produtividade. Com esse sistema, você terá o controle unificado de várias áreas da sua empresa, de forma a conseguir acompanhar toda a sua produção e ter uma gestão financeira eficiente.

Pensando nisso, preparamos este post para que você entenda o que é e qual a importância de um ERP financeiro para o seu negócio. Confira agora!

O que é um ERP

Ele é um sistema de gestão empresarial que visa substituir o uso de programas isolados para cada área. Ou seja, o ERP tem a função de unificar o que diversos programas oferecem em apenas um software, promovendo, assim, a devida integração entre os setores.

Dessa forma, o ERP cumpre o seu papel de interligar módulos para cada área, gerenciando todos os dados de uma empresa, sendo uma solução fundamental para qualquer negócio.

Outra questão importante é que cada empreendimento pode constituir o sistema de acordo com suas necessidades, fazendo o uso apenas de módulos que precisa. Além disso, é possível combinar esses módulos e adaptá-los para qualquer campo de atuação de sua empresa.

Embora o ERP esteja associado a grandes negócios, são diversas as vantagens para a gestão de micro e pequenas empresas por causa da flexibilidade apresentada pelo sistema. Isso gera resultados satisfatórios ao empreendimento e proporciona grandes vantagens perante a concorrência.

Quais funcionalidades um ERP financeiro deve ter?

Agora que você já entendeu o conceito de ERP financeiro, é importante saber quais os principais recursos que esse tipo de ferramenta tecnológica deve ter para dar suporte às demandas cotidianas da empresa, especialmente relativas à gestão contábil e financeira.

Entre as funcionalidades que um ERP financeiro deve ter, podemos citar:

• centralização de dados dos recebimentos da companhia em um único ambiente virtualizado, o que é crucial para gestores que atuam tanto no estabelecimento físico quando pela internet;
• emissão notas fiscais de forma simples, rápida e inteligente;
• gerenciamento de contratos;
• integração entre a contabilidade e os demais departamentos da empresa;
• recebimento de atualizações do estoque de forma automática;
• auxílio no controle da inadimplência, permitindo ao gestor, visualizar de maneira simples e intuitiva, quais clientes pagaram e quais devem ser cobrados;
• possibilidade de geração de relatórios variados relativos às movimentações financeiras da empresa.

Se o sistema oferece recursos que permitam a realização de funções como essas, a empresa usufrui de um departamento financeiro muito mais organizado, seguro e eficiente, além do fato de que seus colaboradores se tornam mais produtivos.

Importância do ERP para gestão financeira

Os softwares de gestão financeira atuais permitem uma organização bem mais eficiente dos dados da empresa, por meio de um mecanismo inteligente e integrado, que possibilita o controle à distância de todas as suas aplicações.

O controle financeiro é, sobretudo, a administração de todas as atividades financeiras do empreendimento e a sua consequente avaliação. Ele é realizado por meio de relatórios retirados das informações patrimoniais e do controle de fluxo de caixa.

O gerenciamento financeiro eficaz faz com que você tenha sempre a real visão da sua empresa, contribuindo para a correta tomada de decisões. Com isso, você consegue ponderar de modo mais operativo as possibilidades de investimentos, os momentos de recuos, de diminuição de despesas, entre outros.

Veja algumas das principais opções de gestão financeira que um ERP possibilita.

1. Gestão eficiente do fluxo de caixa

O fluxo de caixa está relacionado às receitas e às despesas que estão em movimento na empresa no decorrer de um certo período. Assim, é preciso que você faça o controle do fluxo de caixa todos os dias. No entanto, isso pode variar conforme o tamanho do empreendimento e a quantidade de negócios produzidos.

O sistema de gestão financeira possibilita que você realize o controle do fluxo de caixa em tempo real, a distância e com todos os dados necessários.

Dessa forma, é possível que você tenha um controle muito maior sobre a saúde financeira do seu empreendimento.

2. Segurança das operações financeiras

Imagine fazer o controle financeiro do negócio usando o tradicional caderninho de anotações. Uma pequena distração pode fazer com que você perca todas as informações anotadas, o que compromete a gestão da empresa.

O software possibilita realizar o trabalho com muito mais segurança, uma vez que ele protege os dados de maneira que eles jamais se percam.

3. Agilidade na tomada de decisões

Com o uso de plataformas online, é mais simples tomar decisões sobre o seu negócio. Então, suponha que você receba uma proposta para um investimento e seja necessário tomar a decisão em um tempo reduzido sobre fazê-lo ou não.

A saúde financeira do seu empreendimento é fundamental para essa deliberação e, por isso, é preciso ter as informações à mão para saber como agir.

Isso se torna viável com um bom ERP para gestão financeira, que fornece uma visão global das finanças da sua empresa e permite que você decida seus rumos com maior probabilidade de acerto.

Quais são os benefícios de utilizar um sistema de gestão financeira?

Agora que você já sabe o que é um ERP e como essa tecnologia funciona, mostraremos também alguns dos benefícios que um ERP financeiro pode oferecer à sua empresa.

1. Reduz custos

O uso de um sistema de gestão financeira é um grande investimento para o seu empreendimento, uma vez que, a médio prazo, é possível recuperar todo o capital investido por meio da economia que ele possibilita.

Vários gastos que integram o orçamento empresarial podem ser reduzidos ou, até mesmo, eliminados. São despesas com documentação, impressões, funcionários trabalhando em tempo extra, entre muitas outras.

2. Aumenta a segurança contra falha humana

Uma boa parte dos problemas administrativos em uma empresa são decorrentes da falha humana. Com o uso de um software, dados incorretos, por exemplo, não podem ser registrados no sistema. Além disso, o programa avisa quando há algum equívoco.

3. Melhora o controle de estoque

Realizar o controle eficiente do estoque de uma empresa pelos meios tradicionais pode ser bastante trabalhoso, além de oferecer riscos ou falhas. Um ERP para gestão financeira permite que o seu estoque seja integrado ao software e atualizado em tempo real conforme cada mercadoria é vendida.

4. Oferece maior segurança no armazenamento de informações

A armazenagem de dados financeiros do negócio em mídias físicas como HDs, CDs, pen drives etc. pode ser muito perigosa, uma vez que basta ocorrer alguma falha ou avaria para que todas as valiosas informações sejam perdidas. Por isso, um sistema ERP é a solução, visto que todos esses dados são armazenados em nuvem e você pode acessá-los remotamente.

5. Otimiza os processos

A automatização de todos os processos relacionados à empresa faz com que sua área financeira fique muito mais ágil, precisa e eficiente. Por isso, esse sistema deve ser implementado quanto antes em seu negócio.

Ao analisar tudo que o ERP proporciona, fica fácil compreender a importância de ter esse mecanismo nos negócios. Não é apenas uma questão de capricho, mas sim uma necessidade para que sua gestão se torne eficaz e que sua empresa cresça frente ao mercado competitivo.

6. Tomada de decisões mais assertiva

Quando os gestores têm suporte de informações e dados concisos sobre o comportamento de consumo, questões internas da empresa e em relação à concorrência, isto é, do mercado em si, é possível tomar decisões estratégicas para garantir diferenciais competitivos ao negócio.

Dito isso, uma das grandes vantagens de um ERP financeiro está no fato de que esse conjunto de soluções oferece uma visão ampla e minuciosa sobre como reduzir custos, otimizar processos e aumentar a eficiência da empresa de uma maneira geral.

7. Padronização de processos

Empresas que desejam se consolidar no mercado e obter posições de destaque em relação aos concorrentes devem investir na padronização dos processos. Felizmente, essa é uma das principais finalidades de um ERP financeiro, já que, ao ter todos os departamentos da organização em um mesmo banco de dados, evita-se a divergência de informações.

8. Controle de prazos

Um cliente satisfeito com a qualidade dos serviços e o cumprimento das obrigações acordadas entre as partes é sinônimo de sucesso empresarial, pois ele se torna fiel à companhia. Além disso, é preciso controlar os vencimentos de contas e demais responsabilidades.

Neste sentido, um ERP financeiro oferece uma visibilidade simplificada a respeito da situação atual da empresa, além de recursos para notificar os gestores a respeito de prazos de vencimento, tempo que os itens em inventário, entre outras funções essenciais para a gestão.

Como implementar um sistema de gestão financeira na empresa?

Antes de concluirmos, é fundamental que você saiba como um ERP voltado para a administração das finanças pode ser implementado em seu modelo de negócios. Veja a seguir as melhores práticas!

Faça uma avaliação sobre os processos operacionais

Antes de começar a procurar pela melhor opção de sistema de gestão financeira, é importante fazer uma análise sobre a própria empresa a fim de identificar os impactos positivos que ele proporcionará.

Em outras palavras, faça um levantamento a respeito dos processos operacionais repetitivos que podem ser automatizados e beneficiados por um ERP, ou seja, atividades que são realizadas manualmente demandando tempo e recursos desnecessários.

Com essas informações em mãos, a tomada de decisão sobre qual sistema se enquadra melhor em seu negócio, suprindo as suas necessidades cotidianas, será muito mais precisa e eficiente.

Lembre-se de que a ideia é trazer facilidade ao dia a dia da equipe, portanto, a ferramenta não deve focar apenas nas questões financeiras do negócio, mas sim abranger a outros departamentos e atividades da rotina organizacional.

Prepare a equipe

Embora, nos dias atuais, a tecnologia faça parte da vida das pessoas em grande parte do tempo, muitos indivíduos ainda têm um certo nível de dificuldade para lidar com softwares, aplicativos e outros recursos informáticos.

Por isso, é fundamental que, antes de o ERP ser implementado na empresa, os colaboradores estejam devidamente preparados para operar a ferramenta e, dessa forma, usufruir ao máximo de seus benefícios.

Sendo assim, outro ponto importante a ser considerado, na hora de escolher um bom sistema de gestão financeira é procurar por empresas que não somente forneçam a tecnologia, mas também auxiliem em sua implementação e, é claro, tenham um bom suporte técnico.

Escolha um bom fornecedor

Em tempos de transformação digital, o que não faltam são opções de tecnologias voltadas para as mais diversas necessidades corporativas. Por outro lado, com tantas alternativas disponíveis, como escolher um ERP financeiro ideal para o seu negócio?

Pois bem, o primeiro ponto a ser considerado são os benefícios que a ferramenta fornecerá à sua empresa. É fundamental se certificar de escolher um ERP financeiro integrado à nuvem, que possa ser acessado pela equipe online, a qualquer hora e de qualquer lugar.

O ERP da Asplan, por exemplo, conta com uma grande variedade de funcionalidades que podem otimizar não apenas a gestão contábil de sua empresa, como também trazer automação para uma série de funções e atividades cotidianas. A ferramenta oferece:

• suporte técnico especializado;
• personalização;
• qualidade;
• segurança das informações;
• inovação;
• vantagem competitiva.

Além disso, é muito importante que o software seja capaz de oferecer todas as vantagens e recursos que foram citados no decorrer deste artigo e, ainda, ofereça todo o suporte necessário durante e depois do processo de implantação em sua empresa.

Por que escolher o ERP financeiro da Asplan?

Com mais de 30 anos de mercado, a Asplan transformou sua experiência em uma série de soluções em gestão contábil e financeira. Seu ERP é munido com uma infinidade de recursos indispensáveis para as demandas de empresas de pequeno e médio porte, sejam elas prestadoras de serviços, da indústria, do comércio ou do terceiro setor.

Além de proporcionar alternativas tecnológicas para suprir necessidades cotidianas do universo corporativo — emissão de certificados digitais, armazenamento e captura de XML, backup etc —, a Asplan também oferece serviços de consultoria em gestão para auxiliar empreendedores em sua jornada rumo ao sucesso empresarial.

Como você pôde contemplar neste conteúdo, investir na implementação de um ERP financeiro, isto é, um sistema de gestão financeira, é a melhor maneira de adequar o seu negócio à transformação digital. Com essa ferramenta, a sua empresa terá principais diferenciais competitivos, em termos de tecnologia, para atuar em um mercado altamente acirrado como o atual.

Quer saber como a solução tecnológica da Asplan pode beneficiar o setor contábil de sua empresa? Então entre em contato com a nossa equipe para conhecer a nossa ferramenta e alavanque o potencial competitivo de sua organização!