Devido ao surgimento de novas tecnologias, acesso facilitado à internet e a computadores de alto potencial tecnológico, a contabilidade está passando por atualizações que melhoram a gestão, minimizam custos e aprimoram a rotina dos profissionais. Elas são algumas das vantagens que a contabilidade 4.0 e a automação contábil oferecem para as empresas.

As metodologias e estratégias de trabalho adotadas anos atrás estão se tornando ultrapassadas. Diante de um mercado cada vez mais competitivo, é primordial que as organizações e seus contadores se atualizem para assegurar uma boa posição no mercado em que estão inseridos.

O fato é que as tecnologias otimizam a gestão, reduzem custos, maximizam o desempenho da equipe e, consequentemente, aumentam a produtividade. Deseja saber mais sobre a contabilidade 4.0? Continue lendo este post!

Em que consiste a contabilidade 4.0?

A contabilidade 4.0 surgiu a partir do termo “Indústria 4.0” e recebe esse nome devido ao fato de sofrer atualizações oriundas das tecnologias de ponta em escritórios e empresas do setor. Alguns exemplos são:

• hiperconectividade;
• automação extrema;
• Internet das Coisas (IoT);
• armazenamento em nuvem.

A contabilidade 4.0 mostra que o colaborador deve prestar muita atenção no avanço tecnológico para que seja possível apresentar uma performance de excelência. Ela também otimiza a experiência do cliente de diversas maneiras. Além de estabelecer um maior contato com a organização, por meio de um atendimento integral, e proporcionado o acesso a serviços mais seguros, mais baratos e com melhor qualidade.

Qual é sua importância?

Vivemos em um mundo extremamente modernizado, o que torna tudo mais econômico, rápido e fácil. Um ótimo exemplo é o fato de cópias serem realizadas de forma automática por um sistema na nuvem, proporcionando mais segurança aos dados. Além disso, já não é mais necessário se deslocar até determinado local para reconhecer firma: basta usar um certificado digital para que a assinatura seja validada pela internet.

A contabilidade 4.0 maximiza a produtividade da empresa, eleva a qualidade do serviço e reduz custos de forma simultânea. Assim, o negócio se desenvolve mais rapidamente e de maneira muito mais saudável. Um fator relevante a ser ressaltado é que, com o sistema de integração contábil, os dados do cliente são inseridos automaticamente e ficam disponíveis da mesma forma.

Como vantagem, o contador não corre o risco de receber documentos que possam ter sido alterados por um cliente mal-intencionado diante do Fisco, assim como não depende da pessoa para enviar esses dados a tempo de realizar o serviço solicitado. Isso é muito bom, já que o profissional assume uma responsabilidade junto ao cliente.

Outro grande benefício com relação ao uso da tecnologia no setor contábil é a redução do tempo que o contador e sua equipe gastam para lançar os dados no sistema, além da segurança na qualidade dessas informações. Fora essas vantagens que a utilização da tecnologia pode trazer para a contabilidade, é possível ressaltar ainda:

• a possibilidade de trabalhar a distância;
• a diminuição de espaço para armazenar arquivos físicos em conjunto da economia na utilização de papel;
• a possibilidade de ter um relacionamento mais próximo com o cliente, mas sem ficar dependente dele;
• a chance de se tornar um parceiro estratégico do cliente.

O que pode fazer parte da automação contábil na empresa?

Mais do que entender a teoria do que é a contabilidade 4.0, é preciso saber também como implementar a automação de forma prática na empresa. Conheça algumas soluções a seguir.

Certificações digitais

Um certificado digital é o documento eletrônico que pode ser comparado a um RG de pessoas — físicas e jurídicas — na internet. Com ele, fica muito mais fácil realizar tarefas como emitir notas fiscais, assinar diversos documentos e até fazer operações de forma remota que contam com validade jurídica como se tivessem sido feitas presencialmente.

Essa ferramenta também garante a proteção das transações feitas pela internet, assim como de todos os serviços digitais. Isso só é possível porque a sua tecnologia foi desenvolvida para que fosse possível oferecer segurança, autenticidade, grande confidencialidade e integridade a essas informações.

Gestão de documentos

Grande parte da rotina contábil consiste diretamente no manuseio de documentos. O grande problema que envolve esse serviço, porém, é que os profissionais ainda utilizam processos manuais para realizar todas as tarefas que precisam ser executadas — o que vai na contramão do ideal de modernização e de automação que já existe no segmento.

Especialmente quando se trata desse último caso, uma das maiores tendências é a gestão eletrônica de documentos. Com o apoio de softwares de gestão e plataformas de assinatura, é possível criar, assinar, enviar e até receber documentos de forma totalmente online de forma totalmente segura e ágil. Na prática, esse procedimento faz toda a diferença e influencia diretamente na produtividade e economia de tempo das empresas.

Backup na nuvem

O cloud backup — ou cópia de segurança feita diretamente na nuvem — é um procedimento que leva os dados para um servidor remoto que é acessado exclusivamente pela internet. Basicamente, o que acontece nesse processo é que o espaço de armazenamento utilizado é o de outro computador enquanto o da empresa fica livre.

Existem vários serviços de nuvens domésticos hoje em dia. É possível contar com soluções pagas e servidores gratuitos. A escolha dependerá do espaço necessário para salvar os dados. Para empresas, essa necessidade pode ser maior.

Como escolher um bom software de automação?

De nada adianta conhecer a fundo sobre automação contábil se no momento de escolha do melhor software não saber o que avaliar. A seguir, listamos alguns dos principais pontos.

Avalie os recursos disponíveis

O primeiro ponto a ser avaliado na escolha de um software contábil é em relação aos recursos que ele dispõe. Ao mesmo tempo, também é preciso saber quais processos você deseja automatizar na sua empresa. Ter essa consciência mesmo antes da contratação pode tornar o trabalho mais eficiente e ainda mais ágil.

De forma geral, é preciso avaliar se o software apresenta flexibilidade, customização e custo-benefício. A integração, nesse caso, também é uma característica essencial, já que ela oferece uma confiabilidade maior nas informações compartilhadas e que agregam valor à rotina do setor.

Conheça o suporte da empresa

Outro ponto extremamente importante que deve ser levado em consideração nessa etapa é o suporte oferecido pela empresa fornecedora do software. Isso porque uma das situações mais complicadas que envolvem esse tipo de produto é quando precisamos entrar em contato para resolver qualquer problema e não obtemos resposta.

Para evitar que isso aconteça, é preciso fazer uma pesquisa. Uma boa dica é entrar em contato com outros usuários do mesmo software — talvez algum dos seus conhecidos o utilize, o que facilita o processo — para descobrir como o suporte funciona, se eles sempre estão presentes quando os clientes precisam e quais os horários em que eles ficam disponíveis.

Como a empresa pode se adequar ao novo conceito de automação contábil?

Alguns escritórios de contabilidade continuam com suas rotinas sendo executadas da mesma maneira de anos atrás, com pilhas de papel e colaboradores atendendo a poucos clientes por conta da metodologia tradicional. Mas os gestores mais antenados já embarcaram na nova onda automatizando rotinas, modernizando as atividades e alocando seus funcionários onde realmente há necessidade.

Na contabilidade 4.0, o contador muda o objetivo de sua ação, pois deixa de ser somente um conferente e se torna um grande auxiliar nas tomadas de decisões do cliente. As novas tecnologias de gestão ajudam a realizar atividades muito burocráticas de maneira automática.

Isso aumenta a agilidade na prestação de serviços e minimiza o estresse sobre os funcionários, além de diminuir significativamente o risco de perder prazos ou gerar erros. Tudo passa a ser medido de outra maneira — prazos que outrora eram calculados em dias, por exemplo, começam a ser cobrados em horas e minutos.

O cliente está cada vez mais informado e tem a maior parte das informações ao seu alcance, portanto, enxerga o prestador de serviço como um facilitador, mas não o detentor de um conhecimento inalcançável. Além disso, o contato com a pessoa é instantâneo, o que faz com que os prazos para a realização das atividades sejam convertidos da mesma maneira.

O aparecimento de escritórios de contabilidade com abordagens atualizadas e novos meios de executar o que sua empresa oferece estimula o crescimento da concorrência. Aliás, “novidade” não é mais algo que causa espanto, já que se tornou uma característica esperada no mercado atual.

Reinvenção dos negócios

Gestores e empreendedores reinventam seus negócios ao adotarem a contabilidade 4.0 nos processos desenvolvidos, pois percebem que a novidade traz benefícios e diferenciais competitivos para as organizações. Essa tecnologia oferece muitas oportunidades para as empresas, portanto, é essencial que seja adotada no setor contábil.

Caso contrário, as companhias podem se tornar ultrapassadas e até passarem a sofrer com a perda de clientes para instituições mais modernas com o passar do tempo. O fato é que adotar a contabilidade 4.0 é um requisito para que a empresa se mantenha competitiva e assegure seu espaço no mercado, uma vez que mantém sua qualidade no mesmo patamar de concorrentes do setor.

Por fim, a adoção da contabilidade 4.0 e da automação contábil levará a empresa a um novo nível , proporcionando a redução de serviços operacionais e a maximização de estratégias, a fim de conquistar os objetivos almejados. Então, é essencial investir em tecnologia e ferramentas que automatizem suas atividades, liberando pessoas para tratarem com pessoas.

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