Como as empresas modernas tendem a acumular uma quantidade elevada de dados, é preciso que elas contem com ferramentas que permitam não somente a coleta, mas a análise do material. Permite-se, assim, fazer um mapa detalhado de tudo que foi realizado e do que ainda pode ser feito para que sejam alcançados os objetivos propostos.

Nesse contexto, entra o BI. O business intelligence é importante para qualquer tipo de negócio. Em alguns, a importância ainda é maior porque traz benefícios mais profundos. É o caso dos setores contábeis.

Neste post, mostraremos como o BI pode ser aplicado à contabilidade, assim como as vantagens que essa relação oferece ao negócio!

O uso de softwares adequados

Como a quantidade de dados que circula no mercado e em uma empresa é muito grande, uma pessoa sente dificuldades em acompanhá-la.

Para evitar erros graves, é melhor recorrer a um software de gestão: o conhecido ERP.

O ERP permite o registro e a organização automática do grande volume de dados gerado todos os dias.

Ele pode servir para objetivos tributários, mas também estará disponível para usar em business intelligence.

A integração e o compartilhamento de dados

O uso integral da inteligência de negócios em uma empresa ajuda os colaboradores a terem uma visão mais abrangente dos indicadores e dos valores mais úteis do trabalho que eles desenvolvem.

Quando se trata de escritórios contábeis, um dos mais delicados conflitos está em manter o equilíbrio entre a praticidade do compartilhamento dos dados e a confidencialidade desses valores.

Com o suporte do BI, o gerente pode fazer a coleta e a organização das informações de modo a padronizar a coleta e a manipulação, assegurando a produtividade e conservando a proteção.

A análise de dados focada nas estratégias

As informações no setor de contabilidade atendem a duas finalidades:

• a operação em si atendendo aos clientes com eficiência;
• a administração do negócio, procurando formas de melhoria e otimização dos processos.

Um BI estabelecido com cuidado proporciona ao administrador uma base confiável de informações para que sejam definidas novas estratégias que ampliem as chances de sucesso em ambas as finalidades.

A gestão precisa de indicadores

Em relação à base de informações, o business intelligence traz os indicadores de desempenho como um grande diferencial.

Os valores são gerenciados e cruzados de maneira centralizada e integrada, o que possibilita o cruzamento de dados, a comparação de períodos e a análise de conflitos. Partindo desse ponto, é possível compreender quais são os gargalos da produção e as formas de solucionar o problema.

Indicadores de desempenho mais avançados permitem uma visão de 360º, promovendo uma plena noção do que ocorreu no passado, bem como da situação atual e do que se pode esperar do futuro.

A correlação de dados financeiros e de serviços

Com as áreas integradas e as informações registradas em tempo real, a inteligência de negócios pode ser efetivamente aplicada, avaliando os dados e compreendendo as correlações.

É importante saber quais ações estão impactando com mais intensidade sobre o faturamento.

Subsidiado pelo BI, o setor de contabilidade pode analisar todas as tarefas desenvolvidas na empresa sob a mesma ótica, o que facilita encontrar as correlações.

É fundamental testar antes, pois a correlação não representa necessariamente uma causa.

A eficiência para a tomada de decisões

Por meio do business intelligence, os gestores podem orientar a coleta e a análise de dados para as decisões relacionadas ao negócio, reduzindo riscos e otimizando as recompensas.

As decisões não são tomadas apenas baseadas na intuição ou nas perigosas estratégias de tentativa e erro.

Os dados do sistema são confiáveis, mostrando todos os detalhes sobre os caminhos tomados até aquele momento e indicando rumos para o futuro.

Em particular, os dados financeiros, fundamentais para a manutenção da empresa, podem ser usados para tomar decisões relacionadas ao aumento do faturamento.

Depois de efetivar os testes de correlação e avaliados os indicadores de desempenho, o gestor terá uma ideia mais precisa de como implementar mudanças e com qual intensidade. Não é suficiente saber se os resultados serão negativos ou positivos. É preciso entender quão positivos ou quão negativos eles serão.

A gestão de um processo de business intelligence na contabilidade

O BI se diferencia de outras estratégias de planejamento por causa da integração entre os diferentes setores da empresa. Para a integração acontecer, é necessário ter um profissional para centralizar e organizar todos os funcionários envolvidos com o sistema de BI.

O gestor deve especificar quem será o responsável. Esse profissional definirá os funcionários do setor contábil que desenvolverão atividades na área de inteligência de negócios. Definindo personas, a comunicação, a organização e a gestão dos processos ficam mais fáceis.

Quando recebem os dados e mantêm um controle eficiente sobre as informações, os profissionais da área de BI estão aptos a orientar e ajudar os outros colaboradores sobre os processos rotineiros e outros pontos relacionados à implementação do BI na contabilidade.

A implementação do BI no setor contábil

O primeiro passo para implementar o BI no setor contábil é elaborar um mapa detalhando da situação atual do departamento. Antes de tudo, é preciso entender em que condições a empresa se encontra e a maneira pela qual as informações têm sido processadas e organizadas.

Um dos principais pontos é a utilização de sistemas para armazenamento de dados. Convém ainda identificar como anda a política da empresa sobre o uso dos softwares internos, questionando pontos como:

• Os funcionários inserem todos os dados da empresa no sistema?
• Se não, o que não está sendo colocado?

Depois de compreender a situação do setor e sua dinâmica de trabalho, é preciso preparar a equipe para o business intelligence. Todos os colaboradores do setor de contabilidade precisam entender o que é BI e como ele interferirá nas tarefas que executam.

Também é preciso esclarecê-los sobre a importância da inteligência de negócio, pois agrega conhecimentos que tendem a favorecer todos que estão envolvidos com ela.

Essa motivação ajudará os profissionais a se engajarem com a inovação, alimentando o sistema com dados, permitindo que as informações estejam disponíveis e organizadas e favorecendo, como resultado, o crescimento do negócio.

Existe uma relação estreita entre business intelligence e contabilidade, e o gerente pode aproveitá-la em benefício do desenvolvimento da empresa como um todo!

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