Contabilidade Colaborativa: Veja O Que é E Como Fazer

Saiba o que é e como fazer a contabilidade colaborativa

O mercado de assessoria contábil está mudando constantemente. A concorrência acirrada tem buscado novas ferramentas para atender as exigências dos clientes que, além do serviço, demandam excelência no atendimento. É justamente nesse cenário que nasceu a contabilidade colaborativa.

Os profissionais de contabilidade, dentro dessas transformações do setor, possuem um papel cada vez mais humano e menos mecânico em suas tarefas diárias. Isso abre espaço para que esses colaboradores sejam mais participativos na tomada de decisões empresariais.

Neste artigo, vamos explicar para você do que se trata, exatamente, o conceito de contabilidade colaborativa e como ela é feita na prática. Leia e informe-se!

O que é contabilidade colaborativa?

No mercado brasileiro, a prestação de serviços contábeis envolve três partes essenciais, que são as assessorias de contabilidade, as empresas privadas e do terceiro setor e o poder público. Para que os dados sejam trocados entre todos de uma maneira segura e precisa, as plataformas digitais utilizadas para essa tarefa precisam ser devidamente sincronizadas, seja qual for a arquitetura tecnológica aplicada ou os tipos de informações em uso.

Mas de que forma é possível conceber um mecanismo que seja capaz de integrar esses três níveis com a automação necessária, sem que o custo da operação seja elevado? A saída está justamente no que chamamos de contabilidade colaborativa. Esse é um modelo que está apto a operar mudanças no futuro do assessoramento contábil no Brasil, pois representa, definitivamente, o desenvolvimento progressivo dessa atividade.

Os conceitos centrais da contabilidade colaborativa são:

  • a redução de custos;
  • a remoção de barreiras entre cada processo e sua entrega;
  • o auxílio ao empreendedor no que tange à potencialização do valor da sua empresa dentro do seu nicho de atuação;
  • a busca do equilíbrio na carga de trabalho dentro do ano contábil;
  • a retenção e fidelização dos clientes;
  • a flexibilidade e o crescimento da receita mensal recorrente.

A computação em nuvem é utilizada como a referência de ambiente tecnológico em todo tipo de processo que está inserido na contabilidade colaborativa. Isso porque o intercâmbio de dados por meio do cloud computing faz com que diversos colaboradores possam trabalhar em um mesmo arquivo, otimizando tempo, dinheiro e a qualidade da comunicação.

Atualizar constantemente as informações contábeis em nuvem permite que sejam criados relatórios e estudos analíticos pertinentes, enriquecendo e gerando diferenciais no atendimento ao cliente por parte do escritório de contabilidade. Tudo isso embasado na segurança e solidez imprescindíveis ao processo.

Paralelamente, a rapidez e eficiência da prestação de serviços digitais por meio da nuvem podem dar espaço a um novo tipo de relação entre cliente, empresa contábil e contador. 

Os clientes são beneficiados com a liberdade de escolha. Dentro do mercado, o escritório contábil estará inserido na ideia da economia de escala, que introduz custos mais baixos para a prestação de serviços pontuais. Já o Governo usufrui da vantagem das empresas exercerem uma administração mais eficiente e aderente às políticas de conformidade.

Como ela é feita na prática para melhorar os resultados dos negócios?

Para que você tenha uma boa compreensão sobre a contabilidade colaborativa, vamos abordar as principais diferenças entre ela e a contabilidade tradicional em relação aos pontos mais importantes do assessoramento contábil. Veja!

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No compartilhamento de dados

Uma assessoria contábil tradicional costuma solicitar que seus clientes passem, pelo menos anualmente, os dados da sua empresa para o escritório. Em compensação, há o recebimento dos documentos da escrituração contábil, com todas as informações devidamente organizadas de acordo com o que rege a lei. Entre esses documentos, estão, por exemplo, o Balanço Patrimonial, o Balancete e o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE).

Já a contabilidade colaborativa utiliza como procedimento a entrega de informações a qualquer tempo, desde que cheguem dentro dos prazos que o Fisco estabelece. Afinal de contas, esses vencimentos jamais devem ser desconsiderados.

Quanto ao caminho oposto, onde é o escritório de contabilidade que precisa compartilhar dados com os seus clientes, ele também é feito em tempo real. Enquanto um livro contábil é atualizado, o cliente tem acesso às alterações feitas em uma linguagem financeira. Isso quer dizer que todo registro e consolidação são compreendidos com mais facilidade, porque a linguagem financeira é a que os gestores utilizam em sua rotina diária de trabalho.

No acesso às ferramentas

A contabilidade tradicional usa sistemas de escrituração que podem ser acessados somente pelos colaboradores que trabalham nele. Dessa forma, os clientes recebem apenas os relatórios que são produzidos em cima dos lançamentos depois da consolidação dos fechamentos.

No modo colaborativo, os clientes têm acesso à plataforma usada para fazer e guardar a escrituração o tempo todo. Eles podem gerar o relatório que necessitarem com base nos dados coletados. Logo, conseguem fazer o acompanhamento do serviço prestado pela assessoria de contabilidade, além de poderem utilizar todas essas informações para embasarem sua gestão empresarial.

Na gestão empresarial e financeira

A contabilidade tradicional não age efetivamente para colaborar com a expansão das operações de seus clientes — no sentido de ajudar o gerenciamento financeiro e administrativo do negócio.

Enquanto isso, a contabilidade colaborativa possibilita que sejam emitidos relatórios personalizados, de acordo com as informações que o gestor precisa naquele momento, para uma determinada tomada de decisão específica.

Esse auxílio contribui diretamente para que medidas acertadas sejam implantadas no ambiente corporativo, visto que os dados de relatórios sob medida são fornecidos em concordância com as necessidades gerenciais. Além do mais, lembrando que todas as atualizações são realizadas em tempo real, a proatividade de uma assessoria contábil colaborativa é bastante relevante para que um empreendimento seja gerenciado com competência todos os dias.

Atualmente, muitas empresas já estão atentas à importância de migrar do modelo da contabilidade tradicional para o assessoramento contábil colaborativo. Assim, a distância entre o contador e o cliente fica muito menor. Quem se adéqua a esse conceito promove uma evolução nos negócios, transformando um serviço braçal em consultivo.

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