O Que Considerar E Como Realizar O Fechamento Mensal Da Sua Empresa

O que considerar e como realizar o fechamento mensal da sua empresa

O processo de fechamento mensal pode parecer algo complexo. Sem dúvidas, é uma atividade que exige boa comunicação entre as áreas da empresa, organização com os documentos necessários, flexibilidade para lidar com possíveis imprevistos e, acima de tudo, responsabilidade das pessoas envolvidas.

Porém, essa atividade não precisa ser um bicho de sete cabeças. Com planejamento, é possível realizá-la de forma eficaz e eficiente. Aproveite este artigo para entender melhor como proceder.

O que é um fechamento mensal?

Fechamento mensal é uma rotina contábil realizada ao final de cada mês para processar e registrar as transações ocorridas naquele respectivo período. É extremamente importante que os registros de um período de fechamento reflitam apenas as transações competentes àquele determinado mês.

Apesar de ser uma rotina com fins contábeis, é necessário que uma série de informações de diversas áreas da empresa, como o setor fiscal, o departamento de pessoal e a área operacional, sejam devidamente apuradas.

Além dessas áreas, há uma outra que é a que mais impacta o processo de fechamento: o setor financeiro.

Qual a importância do fechamento financeiro?

Realizar o fechamento financeiro com precisão é muito importante para a saúde da organização. Primeiro, porque, sem as informações financeiras corretamente registradas, é impossível realizar o fechamento contábil.

Depois, não podemos nos esquecer de que uma das principais demonstrações geradas na rotina de fechamento é o fluxo de caixa e não controlar esse fluxo é um dos maiores erros que podem ser cometidos na gestão financeira das empresas.

Além disso, há uma série de outros fatores relevantes a serem considerados:

  • sócios e administradores precisam de informações confiáveis para a tomada de decisões;
  • informações financeiras devem ser registradas para atender a fins regulatórios e fiscais;
  • uma má performance financeira refletirá também em resultados operacionais ruins;
  • um fechamento ideal garante um uso mais eficiente dos recursos da empresa e provê um melhor controle interno.

Como realizar o ciclo de fechamento?

O processo de fechamento começa com o registro e a análise das informações e termina na elaboração de relatórios para a administração.

Perceba que tudo começa com o planejamento

Identificar tarefas que podem ser realizadas antes do final do mês ou que podem ser executadas semanalmente é uma parte importante do planejamento. Não deixar tudo para a última hora e saber de antemão o que precisará ser feito evita possíveis erros e diminui a correria e o estresse no final do mês.

Crie um calendário de fechamento

No início de cada ano, compartilhe um calendário com as datas que deverão ser observadas. Não se esqueça de atualizar o calendário com feriados, folgas e férias dos funcionários envolvidos no fechamento financeiro.

Mantenha uma lista de contatos

Muitas das informações necessárias para o fechamento vêm de fora do departamento financeiro. Mantenha uma lista com nome, e-mail e telefone dos contatos-chave responsáveis por cada informação. Não se esqueça de incluir o contato de consultores e fornecedores que sejam ligados ao processo de fechamento.

Mantenha essa lista em um local de fácil acesso para todos os funcionários do setor.

Realize uma breve reunião de alinhamento

Antes de cada fechamento, realize uma breve reunião para dividir as instruções necessárias, alinhar os prazos e relembrar fatos importantes que não podem passar despercebidos.

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Tenha um check-list das rotinas de fechamento

Crie um check-list com todas as atividades necessárias para o fechamento. Para cada atividade, defina um responsável, o tempo necessário para realização e o prazo para entrega. Deixe claros a descrição de cada tarefa a ser realizada, o nome e local dos relatórios, arquivos e/ou modelos a serem utilizados e o nome das pessoas e departamentos envolvidos.

Crie relatórios relevantes

Após realizar o fechamento, é fundamental que as informações importantes sejam apresentadas para a administração em relatórios claros e objetivos.

Evite criar documentos desnecessários e concentre-se naqueles que apresentam indicadores importantes para a tomada de decisões.

Realize uma reunião de encerramento

Tão importante quanto a fase de planejamento, o encerramento do fechamento é uma oportunidade para avaliar o que pode ser melhorado e o que precisa mudar. Liste quais tarefas apresentaram atrasos e entenda o que pode ser feito para evitá-los no futuro.

Por último, reconheça o trabalho bem-feito pela equipe e compartilhe as boas práticas alcançadas.

Quais atividades não podem ficar de fora do fechamento?

Na hora de criar o seu check-list, não deixe nenhuma destas atividades de fora:

  • conciliação dos saldos de caixa, contas-correntes e investimentos;
  • conferência de entradas e saídas de dinheiro sem identificação;
  • reclassificação de saldos entre curto e longo prazo;
  • análise de contas a receber e a pagar vencidas;
  • levantamento de adiantamentos recebidos e despesas antecipadas.

Além disso, crie uma rotina para garantir que as receitas e despesas realizadas estão condizentes com as estimativas da empresa. Controlar o orçamento é fundamental para cumprir o planejamento financeiro da organização e atingir os resultados esperados.

Durante esse processo, o departamento financeiro deve arquivar, de forma atenta, todos os documentos que suportam as transações da empresa, como contratos, notas fiscais, extratos bancários, comprovantes de pagamento e outros mais.

Qual a importância do contador no fechamento financeiro?

É necessário lembrar que as informações financeiras só ficam com a visão completa para a empresa quando passadas para a contabilidade. Se houver alguma dúvida quanto à natureza, à classificação ou ao enquadramento dos registros, não deixe de consultar o contador.

Comunicar-se de forma clara e objetiva é uma das dicas para uma melhor interação entre a contabilidade e o cliente.

Como tirar melhor proveito do processo de fechamento?

Para que o processo de fechamento seja ágil, é necessário contar com processos automatizados. A automatização garante redução no tempo gasto pelos funcionários, mais confiança nas informações apresentadas, eliminação de gargalos no processo e redução da dependência de funcionários ou indivíduos específicos.

Informações de qualidade para a tomada de decisões surgem de um processo confiável de fechamento financeiro. Garantir a qualidade dos dados e o fácil e rápido acesso a relatórios e demonstrativos é importante quando falamos de atender tanto aos órgãos regulatórios quanto aos interesses de administradores e sócios. A melhor forma para alcançar essa automatização é por meio dos sistemas integrados.

Esperamos que a leitura deste artigo tenha o ajudado a entender melhor a importância do fechamento mensal para o sucesso da sua empresa.

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