O processo de fechamento financeiro mensal pode parecer algo complexo. Sem dúvidas, é uma atividade que exige boa comunicação entre as áreas da empresa, organização com os documentos necessários, flexibilidade para lidar com possíveis imprevistos e, acima de tudo, responsabilidade das pessoas envolvidas.

Porém, essa atividade não precisa ser um bicho de sete cabeças. Com planejamento, é possível realizá-la de forma eficaz e eficiente. Aproveite este artigo para entender melhor como proceder.

O que é um fechamento mensal?

É uma rotina realizada ao final de cada mês para processar e registrar as transações ocorridas naquele respectivo período. É extremamente importante que os registros de um período de fechamento reflitam apenas as transações competentes àquele determinado mês.

Apesar de ser uma rotina com fins contábeis, é necessário que uma série de informações de diversas áreas da empresa, como o setor fiscal, o departamento de pessoal e a área operacional, sejam devidamente apuradas. Além dessas áreas, há uma outra que é a que mais impacta o processo de fechamento: o setor financeiro.

Entenda a sua importância

Realizar o fechamento financeiro com precisão é muito importante para a saúde da organização. Primeiro, porque, sem as informações financeiras corretamente registradas, é impossível realizar.

Depois, não podemos nos esquecer de que uma das principais demonstrações geradas na rotina de fechamento é o fluxo de caixa — e não controlar esse fluxo é um dos maiores erros que podem ser cometidos na gestão financeira das empresas.

Além disso, há uma série de outros fatores relevantes a serem considerados, como:

• sócios e administradores precisam de informações confiáveis para a tomada de decisões;
• informações financeiras devem ser registradas para atender a fins regulatórios e fiscais;
• uma má performance financeira refletirá também em resultados operacionais ruins;
• um fechamento ideal garante um uso mais eficiente dos recursos da empresa e provê um melhor controle interno.

Como realizar o ciclo de fechamento financeiro?

O processo de fechamento começa com o registro e a análise das informações e termina na elaboração de relatórios para a administração. A seguir, algumas dicas de como realiza-lo.

Perceba que tudo começa com o planejamento

Identificar tarefas que podem ser realizadas antes do final do mês ou que podem ser executadas semanalmente é uma parte importante do planejamento. Não deixar tudo para a última hora e saber de antemão o que precisará ser feito evita possíveis erros e diminui a correria e o estresse no final do mês.

Crie um calendário de fechamento

No início de cada ano, compartilhe um calendário com as datas que deverão ser observadas. Não se esqueça de atualizar o calendário com feriados, folgas e férias dos funcionários envolvidos no fechamento financeiro.

Mantenha uma lista de contatos

Muitas das informações necessárias para o fechamento vêm de fora do departamento financeiro. Mantenha uma lista com nome, e-mail e telefone dos contatos-chave responsáveis por cada informação.

Não se esqueça de incluir o contato de consultores e fornecedores que sejam ligados ao processo de fechamento. Mantenha essa lista em um local de fácil acesso para todos os funcionários do setor.

Realize uma breve reunião de alinhamento

Antes de cada fechamento, realize uma breve reunião com os responsáveis pelas tarefas realizadas. Ela servirá como base para dividir as instruções necessárias, alinhar os prazos e relembrar fatos importantes que não podem passar despercebidos.

Tenha um checklist das rotinas de fechamento

Crie um checklist com todas as atividades necessárias para o fechamento. Para cada atividade, defina um responsável, o tempo necessário para realização e o prazo para entrega. Deixe claro a descrição de cada tarefa a ser realizada, o nome e local dos relatórios, arquivos ou modelos a serem utilizados e o nome das pessoas, e departamentos envolvidos.

Crie relatórios relevantes

Após realizar o fechamento, é fundamental que as informações importantes sejam apresentadas para a administração em relatórios claros e objetivos. Evite criar documentos desnecessários e concentre-se naqueles que apresentam indicadores importantes para a tomada de decisões.

Realize uma reunião de encerramento

Tão importante quanto a fase de planejamento, o encerramento do fechamento é uma oportunidade para avaliar o que pode ser melhorado e o que precisa mudar. Liste quais tarefas apresentaram atrasos e entenda o que pode ser feito para evitá-los no futuro.

Por último, reconheça o trabalho bem-feito pela equipe. Além disso, compartilhe as boas práticas alcançadas.

Quais atividades não podem ficar de fora?

Na hora de criar o seu checklist, não deixe nenhuma destas atividades de fora:

• conciliação dos saldos de caixa, contas-correntes e investimentos;
• conferência de entradas e saídas de dinheiro sem identificação;
• reclassificação de saldos entre curto e longo prazo;
• análise de contas a receber e a pagar vencidas;
• levantamento de adiantamentos recebidos e despesas antecipadas.

Além disso, crie uma rotina para garantir que as receitas e despesas realizadas estão condizentes com as estimativas da empresa. Controlar o orçamento é fundamental para cumprir o planejamento financeiro da organização e atingir os resultados esperados.

Durante esse processo, o departamento financeiro deve arquivar, de forma atenta, todos os documentos que suportam as transações da empresa, como contratos, notas fiscais, extratos bancários, comprovantes de pagamento e outros mais.

Qual a importância do contador nesse momento?

É necessário lembrar que as informações financeiras só alcançam a posição de visão completa para a empresa quando passadas para a contabilidade. Se houver alguma dúvida quanto à natureza, à classificação ou ao enquadramento dos registros, não deixe de consultar o contador. Comunicar-se de forma clara e objetiva é uma das dicas para uma melhor interação entre a contabilidade e o cliente.

Como um ERP pode ajudar?

Um ERP pode contribuir com a tarefa de fechamento de diversas formas. A seguir, listamos as principais.

Ajuda na automação de tarefas e relatórios

Para qualquer empresa, seja de qual ramo for, eficiência e produtividade são duas palavras primordiais. Um ERP ajuda as duas metas a serem atingidas. Isso porque, com ele, é possível automatizar demandas diferentes ao mesmo tempo, como indicadores de desempenho, DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício) e até os registros de entradas e de saídas.

Um setor contábil, no geral, chega a gastar horas nessas tarefas que podem ser realizadas de uma forma bem mais rápida e segura pelo software. Desse modo, os funcionários ficam com mais tempo para desempenharem outras atribuições mais cruciais para o funcionamento do negócio.

Oferece segurança da informação

Diariamente, o setor de contabilidade de uma empresa lida com uma grande quantidade de informações financeiras que, além de sigilosas, precisam ser guardadas por anos — e até décadas, em alguns casos. Mesmo com toda essa responsabilidade, alguns escritórios que ainda não são informatizados deixam esses dados importantes em depósitos físicos precários que não oferecem segurança suficiente para guardá-los.

Com um ERP, todas as informações dos documentos ficam armazenadas na nuvem, que nada mais é que um diretório dentro da internet que conta com criptografia. Ela só pode ser acessada por pessoas autorizadas mediante login e senha.

Um dos maiores benefícios desse serviço é que ele não fica instalado em nenhuma máquina na empresa, o que evita que qualquer dano físico comprometa as informações ali contidas.

Melhora a tomada de decisão estratégica

Devido à importância da área e do setor para qualquer empresa, muitas das decisões contábeis que são tomadas têm impacto direto na vida financeira do negócio. Por esse motivo, um bom ERP fornecerá todos os dados para que as decisões sejam tomadas de forma mais estratégica.

O software consegue levantar uma série de informações por conta da sua inteligência de dados. Depois, as cruza com outros setores ou períodos passados da própria empresa para gerar relatórios precisos que apresentam a análise de médias e de indicadores. Com essa ajuda, fica mais fácil tomar decisões mais bem-embasadas para alcançar os objetivos do negócio.

Quais são os benefícios da automatização?

A automatização de processos já é considerada um caminho sem volta no dia a dia das empresas e oferece inúmeras vantagens. Confira algumas delas.

Integra diversas áreas da empresa

Todo ERP, seja ele contábil ou não, funciona com um sistema de módulos. Cada um deles corresponde diretamente a um departamento da empresa para que, assim, todos os setores consigam permanecer integrados em apenas um software. Essa facilidade permite que a troca de informações e a comunicação no geral sejam melhoradas.

Com essa integração, também é possível haver troca de dados entre os setores, o que, mais uma vez, auxilia na tomada de decisões mais acertadas, feitas de maneira estratégica. O setor de marketing, por exemplo, pode fazer uso de dados de indicadores contábeis para compreender melhor os custos de um produto ou serviço específico e, dessa forma, definir estratégias de preços que façam mais sentido para a empresa como um todo.

Oferece inteligência de dados

A área contábil, como é sabido, tem um papel bastante crucial na gestão financeira de qualquer empresa. Isso porque é ela que oferece informações importantes para tomadas de decisões mais estratégicas, além de fazer todo o planejamento das ações — seja a curto, médio ou longo prazo.

Com a automatização, é possível ter acesso a diferentes informações preciosas, além de conseguir cruzar dados e, com isso, gerar relatórios precisos e diversificados. Tudo isso somado ajuda os gestores na compreensão da realidade financeira do negócio de forma realista, na previsão de cenários e na realização de planejamentos estratégicos que podem favorecer o crescimento.

Diminui custos operacionais

Outra das maiores vantagens da automatização é a redução dos custos operacionais. Isso porque, com as funções repetitivas feitas de maneira automatizada, é possível economizar com materiais de escritório, sistemas e até com horas de trabalho dos colaboradores — já que desenvolverão as atividades burocráticas em muito menos tempo e com uma assertividade maior.

Em vez de se ocuparem apenas com a manutenção de processos para a própria empresa, os colaboradores podem focar em outras atividades. Com o tempo livre, podem, por exemplo, se dedicar a tarefas que gerem, verdadeiramente, alto valor para os clientes.

Como escolher um bom ERP?

Agora chegamos no ponto em que todo o conhecimento sobre ERPs precisa ser colocado em prática para a escolha da melhor solução. Confira, a seguir, algumas dicas.

Defina as necessidades para avaliar as funcionalidades

Em primeiro lugar, é importante compreender o que um ERP poderá fazer pelo negócio e, só a partir daí, fazer um diagnóstico mais preciso de quais recursos supririam as necessidades mais específicas dos departamentos da empresa. Uma das maneiras de fazer isso é com uma pesquisa de mercado.

Com isso, será possível fazer um comparativo entre o que a instituição precisa e o que o ERP escolhido pode oferecer. Com a lista de prioridades do que não pode faltar em um sistema, ficará mais fácil escolher o que melhor as atende, independentemente da quantidade de recursos que o ERP disponibilize.

Pesquise se o sistema é fácil de ser implantado

O ERP, além de ajudar diretamente na gestão de uma empresa como um todo, influencia no fluxo de trabalho de profissionais de diversas áreas. Por isso, é extremamente importante garantir que a plataforma escolhida seja fácil de ser implantada. Além disso, a mudança precisa impactar todos os envolvidos nela de forma positiva.

Além da facilidade de implantação, então, é preciso ter cuidado para que a opção escolhida seja adequada para toda a equipe. Também é uma boa ideia pesquisar de que maneira o software será instalado e se exigirá investimento em treinamento para que possa ser utilizado corretamente. Se for o caso, a solução é solicitar um período de teste gratuito para checar se a equipe se familiarizará rapidamente com ele.

Conheça o suporte que é oferecido

Tão importante quanto as funcionalidades e a implementação do software é a assistência oferecida depois que ele já foi implementado na empresa. Por isso, é preciso pesquisar quais opções de suporte e canais de atendimento são disponibilizados. No mínimo, é preciso que haja atendimento telefônico, e-mail, disponibilização de algum mensageiro instantâneo e acesso remoto quando for necessário.

Outro ponto que deve ser observado é se existe um tempo máximo para que o suporte técnico possa ser utilizado ou se há limite na quantidade de atendimentos mensais. Além disso, também é preciso questionar o que não está incluso no valor do suporte. Geralmente, o treinamento presencial para usuários é pago à parte, por exemplo.

Como tirar melhor proveito do processo de fechamento?

Para que o processo de fechamento seja ágil, é necessário contar com processos automatizados. A automatização garante redução no tempo gasto pelos funcionários, mais confiança nas informações apresentadas, eliminação de gargalos no processo e redução da dependência de funcionários ou indivíduos específicos.

Informações de qualidade para a tomada de decisões surgem de um processo confiável de fechamento. Garantir a qualidade dos dados e o fácil e rápido acesso a relatórios e demonstrativos é importante quando falamos de atender tanto aos órgãos regulatórios quanto aos interesses de administradores e sócios. A melhor forma para alcançar essa automatização é por meio dos sistemas integrados.

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