Inevitavelmente, a tecnologia vem ganhando cada vez mais espaço no meio empresarial. Partindo dessa afirmação, independentemente do tamanho da sua empresa, adotar softwares de gestão é uma importante iniciativa para quem deseja economizar tempo, ter informações precisas, acertadas e com agilidade.

É importante ver a iniciativa como um investimento em seu negócio, que trará benefícios a todas as áreas da empresa, promovendo um melhor controle e análise de dados, o que contribuirá para a tomada de decisões importantes.

O objetivo deste post é apontar os principais benefícios e a importância de ter um software de gestão eficaz para o seu negócio. Acompanhe!

O que é um software de gestão

Basicamente, um programa ou software de gestão é um programa de computador que ajuda os gestores e funcionários a cuidarem das atividades administrativas de uma empresa. É um software inteligente, que tem como objetivo facilitar e integrar essas atividades, automatizando o máximo de processos sempre que for possível.

Em tempos de grande influência tecnológica não apenas os procedimentos internos e operacionais das empresas, como também na forma como os consumidores se relacionam com as marcas das quais compram produtos e serviços, a importância dos softwares de gestão nunca foi uma pauta tão discutida por gestores de empresas dos mais diversos segmentos do mercado.

Como consta no próprio termo, um software de gestão é um sistema computacional inteligente desenvolvido especificamente para atender às necessidades cotidianas e administrativas de uma empresa, independentemente de qual seja o seu porte ou área de atuação.

Hoje, existem softwares de gestão voltadas para as mais variadas necessidades das organizações, como contábil, logísticas, tributárias, relacionamento com o cliente, marketing, vendas, de armazenamento e gerenciamento de estoque, entre outras.

Por que usar softwares de gestão de empresas?

Agora que você já entende o que é esse tipo de ferramenta tecnológica, mostraremos algumas vantagens e benefícios da utilização de softwares de gestão de empresa. Confira a seguir!

Precisão nas informações

Quando os controles de informação são feitos de modo manual, o risco de erros é muito maior. Um software confere mais confiança a esses processos, uma vez que, tendo inserido os dados, o próprio sistema faz os cálculos e apresenta relatórios com as informações necessárias à tomada de decisões por parte dos gestores.

Integração das informações

Além de fornecer informações corretas e precisas, o sistema de gerenciamento permite que todos os dados sejam lançados apenas uma vez, possibilitando que diferentes áreas da empresa compartilhem as mesmas informações, sem a necessidade de ter que alimentar os setores individualmente. Essa prática evita retrabalhos desnecessários.

Softwares de gestão atuam na centralização de dados, reduzindo o tempo para realização de consultas a documentos eletrônicos, pois permitem que todas as informações pertinentes à empresa sejam inseridas detalhadamente de uma maneira descomplicada e ágil.

Isso acontece porque a utilização desse tipo de programa elimina a necessidade de gastar tempo com a preparação, formatação e lançamento individual de cada arquivo. Com os modelos previamente editados, essa tarefa fica eliminada da rotina diária de trabalho.

Outra vantagem da integração de informações que os softwares de gestão proporcionam é a identificação de dados duplicados. Quando um colaborador inserir arquivos já adicionados, o sistema acusa essa duplicidade, evitando desperdício de tempo.

Tomada de decisão rápida e assertiva

De posse dos dados emitidos pelo sistema, que, como já vimos, são precisos, seguros, confiáveis e integrados, o gestor adquire uma grande facilidade na tomada de decisões em relação a fornecedores, investimentos e expansão.

O software controla e gera os relatórios que permitem analisar um determinado cenário de forma precisa, rápida e acertada. Isso se deve ao fato de que bons softwares de gestão são desenvolvidos com tecnologias que proporcionam automação, agilidade e confiança aos processos, como Big Data para análise de grandes volumes de dados em curtos espaços de tempo, Inteligência Artificial e muito mais.

Segurança no armazenamento de dados importantes

Todas as informações relevantes para as empresas estarão consolidadas no mesmo lugar. O cadastro de fornecedores e clientes, fluxo de caixa, controle de estoques e registro de funcionários estarão todos unificados na base de dados do software.

Sendo assim, é possível efetuar backups de modo que a empresa não perca dados importantes de gestão, independente de qualquer evento inesperado que venha a ocorrer, tais como queda de energia elétrica, picos de eletricidade ou até mesmo acidentes e eventos indesejáveis.

Redução de custos

Apesar de os softwares de gestão serem um investimento que acarretará o pagamento de mensalidades, ao implantá-los, o gestor poderá notar uma considerável redução em outros custos da empresa.

É possível reduzir o número de funcionários do setor administrativo, diminuir gastos com impressões ou locomoção — no caso de empresas que precisam enviar dados a outras localidades — entre outras medidas.

Com todas essas vantagens, você já deve ter percebido que o investimento em um software de gestão representa uma mudança muito positiva na operação e administração de uma empresa, não é mesmo?

Porém, mais importante que escolher um programa integrado de gestão eficaz é contratar uma equipe especializada para a implantação e manutenção desse sistema.

Uso online para monitoramento e intervenções à distância

Hoje em dia, cada vez mais as empresas incentivam seus funcionários a trabalharem em sistema home office, o que representa uma redução importante nos custos fixos de qualquer organização. Além disso, com o mundo globalizado, é muito comum fazermos negócios em muitos lugares do mundo, o que exige que colaboradores se deslocarem a todo momento.

Aqui está outra razão fundamental para o emprego de softwares de gestão: por ser online, o acesso ao sistema pode ser realizado de qualquer lugar a qualquer momento. Isso vale tanto para os funcionários quanto para o empreendedor, que é capaz de gerenciar seu negócio, não importa onde ele esteja.

Mesmo sem o computador, muitos softwares de gestão têm adaptações para outros dispositivos móveis, como tablets e smartphones. Existem até mesmo opções que contam com aplicativos próprios para facilitar o acesso remoto.

Controle financeiro e de funcionários

Para mapear seus resultados de venda, é imprescindível que os registros das negociações comerciais sejam feitos diariamente e de forma eficiente. Os softwares de gestão representam um grande auxílio nessa tarefa.

Além de ajudar na organização dos dados, o sistema proporciona a geração de gráficos e planilhas, de modo a otimizar a gestão financeira por meio da visualização dinâmica de todas as informações pertinentes para suas tomadas de decisões.

A melhora na gestão de recursos humanos também é uma realidade. O empreendedor estará munido com a frequência de seus funcionários, índices de produtividade e valores da folha de pagamento a distância de alguns cliques.

Quais as funcionalidades dos softwares de gestão de empresas?

Há uma vasta gama de recursos que tecnologias de gestão contábil podem proporcionar ao negócio. Separamos algumas das principais funcionalidades desse tipo de ferramenta. Confira a seguir:

• compartilhamento e disponibilidade de informações pertinentes ao controle de estoque — otimização do controle de equipes e canais de venda com vendedores sempre atualizados em tempo real sobre o estoque disponível;
• emissão de notas fiscais de forma automatizada — redução do retrabalho e identificação de falhas — seres humanos erram e, por isso, existem sistemas para apontar imprecisões. Como tempo é dinheiro, evitar que tarefas sejam feitas de forma errônea ou em duplicidade representa economia para seu negócio;
• relatórios inteligentes baseados em análise de dados — melhor conhecimento do capital de giro com informações acertadas para o funcionamento das operações do seu negócio;
• automação dos canais de vendas online;
• integração de todas as áreas da empresa com visão 360º das demandas internas e externas;
• gestão tributária automatizada — facilidade de fiscalização por meio de transparência e segurança na gestão fiscal que mantém a empresa devidamente regularizada junto aos órgãos públicos — como o Ministério do Trabalho e a Receita Federal.

O que considerar ao escolher um software de gestão de empresas?

Agora que você já sabe como uma ferramenta de automação de tarefas operacionais e integração de departamentos pode beneficiar os negócios, é importante saber como escolher a melhor alternativa de software de gestão empresarial para seu empreendimento, visto que há uma grande variedade disponível no mercado.

Funcionalidades oferecidas

É muito importante escolher a ferramenta mais completa e integrável possível, para evitar ter de adquirir diversos sistemas de fornecedores diferentes.

Nesse sentido, a ferramenta de gestão empresarial da Asplan, por exemplo, oferece um compilado completo de soluções para as mais diversas necessidades de uma organização nos dias atuais.

O software conta com recursos de:

• gestão contábil — emissão de NF’s automaticamente do sistema e cumprimento das obrigações acessórias com os órgãos fiscalizadores;
• gestão corporativa — análise de dados, contas a receber e a pagar, faturamento;
• gestão de estoque;
• certificado digital;
• integração de todas as informações sobre os diferentes departamentos da empresa em um único servidor;
• armazenamento de dados na Nuvem;
• gestão de compras;
• acesso remoto ao sistema;
• e-Backup.

Entre muitos outros recursos.

Facilidade

A premissa da transformação digital nas empresas é fazer mais com menos, isto é, reduzir o uso de recursos financeiros e de tempo para produzir melhor. Sendo assim, um dos pontos mais importantes a serem considerados na hora de escolher o melhor software de gestão de empresas é se certificar de que ele proporcione facilidade ao cotidiano da organização.

Lembre-se de que vivemos em tempos de forte presença da tecnologia no cotidiano das empresas. Não tenha dúvidas de que seus concorrentes diretos e indiretos já fazem uso de sistemas e tecnologias inovadoras que facilitam as operações diárias no ambiente de trabalho, promovendo melhorias significativas e vantagens competitivas ao negócio.

Necessidades da empresa

Para escolher uma ferramenta que fornecerá auxílio aos profissionais da equipe, fomentando a produtividade e reduzindo, é muito importante conhecer profundamente as demandas e necessidades cotidianas da organização.

Por exemplo, se a empresa lida com questões contábeis, financeiras e tributárias diariamente, é importante escolher um sistema de gestão que ofereça funcionalidades como:

• análise e mapeamento de gastos;
• automação de tarefas;
• integração com os demais departamentos;
• relação entre receitas e despesas;
• gerenciamento de certificados digitais;
• emissão de relatórios para melhorar a tomada de decisões;
• entre outros aspectos.

Quanto mais os gestores se envolvem na administração do negócio, mais facilidade terão na hora de identificar um sistema robusto e munido com todos os recursos necessários para que todas as atividades do dia a dia da empresa sejam realizadas com eficiência e agilidade.

Segurança oferecida

Em tempos de transformação digital e aumento da presença de tecnologias na sociedade, muito se fala sobre a segurança da informação. Afinal, cada vez mais os dados sensíveis, tanto de consumidores quanto de instituições, têm circulado pelos ditos ambientes virtuais. Não é por coincidência que a Nova Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD) foi sancionada para regulamentar a forma como essas informações são captadas, gerenciadas e usadas pelas empresas.

Dado o contexto, como falar sobre a importância de um sistema de gestão sem mencionar o nível de segurança oferecido pelo fornecedor de software, não é verdade? Isso se deve ao fato de que as informações corporativas sigilosas que serão inseridas na ferramenta devem permanecer em um banco de dados protegido por criptografia de ponta.

Além disso, é importante que o sistema ofereça recursos que permitam aos gestores controlar o acesso às informações, registrando tudo o que foi feito por cada colaborador e, é claro, gerenciando as permissões de acordo com o nível hierárquico de cada profissional da equipe.

Assim, é possível minimizar os riscos à segurança, diminuindo as chances de vazamentos de dados ou até mesmo divergências de informações.

Suporte

Por melhor que seja a ferramenta escolhida, o processo de mudança nos métodos de trabalho na empresa, como a implementação de uma nova tecnologia para a realização das atividades organizacionais, sempre exige trabalho para que os colaboradores se familiarizem com o novo sistema, pelo menos no início.

Dito isso, na hora de decidir qual software de gestão empresarial escolher, é fundamental optar por um fornecedor que não somente venda a solução, mas também se mantenha disponível para que a equipe receba todo o suporte necessário durante as etapas de implementação ou quando surgirem dúvidas relativas ao uso.

Como você pode perceber, neste post, mostramos como a utilização de softwares de gestão de empresas impacta positivamente no desempenho de uma empresa e no auxílio às tomadas de decisões do empreendedor. Aderir a uma ferramenta inovadora para melhorar a gestão contábil e financeira do negócio é trazer inovação para dentro da companhia e torná-la mais competitiva em um mercado altamente acirrado.

Quer saber como a sua organização pode usufruir de todos os benefícios e funcionalidades citadas no decorrer deste conteúdo? Então, entre em contato com a nossa equipe para conhecer o software de gestão de empresas da Asplan!