O sistema de gestão Enterprise Resource Planning (ERP) é um software que engloba todos os dados da empresa em um tipo de sistema unificado. Seu principal objetivo é arquivar todas as informações e facilitar o acesso para os colaboradores e líderes. Entretanto, é importante saber quais as vantagens e desvantagens na implantação do sistema ERP nas organizações.

Investir nesse sistema é algo um pouco complexo e, assim como outros investimentos realizados por qualquer empresa, exige um planejamento eficaz e bem implementado como forma de sustentar esse planejamento.

Neste post, falaremos sobre as principais vantagens e desvantagens de um ERP em sua empresa. Acompanhe!

O que é ERP?

Um ERP (na tradução, Planejamento de Recursos Empresariais) é um sistema de gestão que integra diferentes operações da empresa. Essa centralização de dados é muito importante para ajudar os gestores a gerenciar seus processos.

Além disso, os benefícios também podem ser sentidos pelos outros colaboradores, uma vez que o ERP facilita o acesso às informações. Dessa forma, a equipe passa a contar com dados atualizados e sem duplicatas.

Outro detalhe interessante é que um sistema ERP é composto por vários módulos, que compartilham uma base de dados comum. Assim, eles são capazes de interagir entre si e automatizar os processos da empresa. Podemos citar alguns dos módulos mais relevantes para as empresas:

• contabilidade;
• fiscal;
• logística;
• vendas;
• compras;
• financeiro
• entre muitos outros.

Para o que ele serve?

Para responder à pergunta, podemos falar das camadas que compõem um ERP. De forma resumida, elas podem ser definidas da seguinte forma:

• interface ou apresentação: é a parte do programa que é visível para os usuários, ali são realizados os comandos que transmitem as informações para o sistema;
• processamento: consiste no uso de dados para responder a um comando realizado por um usuário do ERP;
• armazenagem ou armazenamento: o local no qual os dados são alocados com segurança, o que facilita a exportação das informações.

De forma objetiva, podemos dizer que um ERP é a tecnologia que proporciona uma modernização nas práticas da empresa. Isso porque o seu negócio não precisará mais utilizar uma infinidade de planilhas — ao substituí-las por um sistema centralizado.

Nesse sentido, o próprio software mostra de forma organizada, tudo aquilo que o negócio precisa ao reunir as informações da empresa. Assim, caso uma loja virtual sofra com a impossibilidade de mapear o seu estoque para atender aos consumidores, esse problema deixará de existir com o mapeamento adequado desses dados por parte do ERP.

Inclusive, é possível contar com sistemas que configurem lembretes automáticos, de acordo com as necessidades do comerciante. Isso é muito importante para evitar o desabastecimento, por exemplo, o que deixaria muitos consumidores na mão.

Para quais empresas o ERP se encaixa?

Por mais moderna que a tecnologia seja, isso não significa que um ERP seja acessível somente a grandes empresas, que contam com um amplo orçamento. Pequenas organizações e escritórios de contabilidade, por exemplo, se beneficiam muito com a aquisição de um software desse tipo.

Isso porque todas as empresas, independentemente do seu porte, precisam contar com um programa para gerir os seus recursos financeiros. Assim, o programa é ideal para quem quer organizar melhor os seus processos e atender bem ao consumidor final.

Contudo, para conseguir os melhores resultados possíveis, a contratação deve ser feita com uma empresa que tenha uma ampla experiência no mercado, como é o caso da Asplan. Temos mais de 30 anos de mercado em serviços de consultoria em gestão e poderemos atender ao seu negócio de maneira personalizada.

Como o sistema de ERP funciona na prática?

Cada setor de uma empresa, seja o financeiro, marketing ou contabilidade, conta com suas próprias planilhas e uma base de dados específica. Essas informações são vitais para a organização e precisam estar acessíveis para que todos os setores consigam trabalhar em conjunto.

O que o ERP possibilita, na prática, é a centralização de todas as informações (de todos os setores) em uma plataforma comum. Isso facilita o acesso aos dados e o sistema ainda os organiza de modo prática. Assim, com todos esses elementos reunidos, os gestores podem tomar decisões cada vez mais certeiras.

Nesse sentido, o sistema reúne o melhor de dois mundos: a organização de informações com a acessibilidade. Essas são algumas das vantagens do ERP, sobre as quais falaremos em seguida.

Quais são as vantagens do ERP?

Agora que apresentamos o conceito, nada melhor do que conhecer os benefícios do uso do sistema.

Redução de fraudes e de erros

O sistema proporciona um mapeamento integral dos processos da empresa. Decisões que envolvam a manutenção dos estoques e de compras de matérias-primas, para citar dois exemplos recorrentes nas empresas, podem ser tomadas com base nas informações geradas para a empresa pelo ERP.

Isso é essencial para impedir que compras mal planejadas sejam realizadas e que a empresa desperdice dinheiro e recursos com decisões mal planejadas.

Gestão ampla dos dados

É possível englobar os dados de todos os departamentos por meio desse software — possibilitando uma análise mais ampla e consolidada dos resultados adquiridos.

Redução de custos

É importante notar que os sistemas de gestão ERP são fundamentais para cortar gastos na empresa, uma vez que o sistema reduz o desperdício de matérias-primas e outros desperdícios causados pela mapeamento inadequado de informações.

Até por isso, por promover uma visão mais próxima do negócio, gestores poderão evitar gastos extras com mão de obra, assim como a incidência de erros e retrabalhos na empresa.

Outro elemento relacionado à reção de custos é que os gestores têm mais certeza ao calcular os seus impostos, uma vez que o mapeamento financeiro das atividades é otimizado.

Segurança de dados

A adoção do ERP também garante uma segurança maior para os dados da empresa, uma vez que a integração das informações que ele proporciona evita extravios e fraudes das informações do negócio.

Outro detalhe interessante é que caso o ERP seja utilizado em conjunto com a computação em nuvem, os dados estarão ainda mais seguros por estarem devidamente criptografados.

Melhora do fluxo de trabalho

Os fluxos de trabalho da empresa também são positivamente impactados pelo sistema ERP. Afinal, com uma solução robusta, as entregas de produtos e serviços se tornam mais ágeis. Isso tem outro efeito colateral positivo: o aumento da satisfação dos clientes finais.

Essa melhora no fluxo de trabalho também se relaciona a um controle maior do estoque, ação que evita que a produção de determinados itens seja paralisada por falta de uma matéria-prima, por exemplo.

Com o ERP, a empresa obtem o melhor de dois mundos: os clientes recebem os produtos em um prazo menor, sem diminuir a qualidade final, e organização agiliza os seus processos e adquire vantagem competitiva no mercado.

Controle dos processos de estoque e suprimentos

Falamos brevemente da melhoria da gestão de estoque no tópico anterior, mas é possível falar um pouco mais desse benefício específico. Afinal, esse controle, tanto do estoque, como da matéria-prima, facilita todo o processo de fabricação de novos produtos por parte da empresa.

Como o ERP é capaz de integrar informações e dados de diversos departamentos da empresa, será possível estimar o estoque necessário para determinado período de funcionamento. Isso reduz a necessidade de manter muitos materiais estocados, que poderiam se deteriorar.

Isso influencia toda a cadeia de matérias-primas, uma vez que os gestores obtêm informações mais precisas e conseguem realizar compras planejadas, de acordo com a demanda do período — apontada pelo ERP. Assim, estratégias como a realização de um lote econômico de compras se tornam possíveis.

Controle sobre o ciclo de produção

As ferramentas existentes no sistema ERP são essenciais para o planejamento da empresa e para o controle de todo o seu ciclo produtivo.

Quando adquirem um sistema desse tipo, as organizações se tornam capazes de conquistar resultados mais satisfatórios e otimizar a qualidade das soluções que produzem que oferecem por meio de uma administração precisa de todas as etapas do ciclo produtivo.

Modernização dos processos

Os processos empresariais passam a ser automatizados por meio do sistema ERP online dando fim aos velhos e vagarosos processos manuais e também à utilização de papéis e documentos por escrito.

Desvantagens do ERP

Mesmo com todos os benefícios, o sistema ainda apresenta algumas desvantagens. Vamos conhecê-las.

Custo-benefício

Uma possível desvantagem é o custo-benefício quando a intenção é que a empresa desenvolva o seu próprio sistema internamente.

Geralmente, o custo total de propriedade (TCO) para desenvolver e manter um novo sistema é maior do que o TCO para comprar e implementar um sistema de mercado.

Contudo, lembre-se de somar não só o custo de desenvolvimento, mas também todos os custos do ciclo de vida (atualizações técnicas, recursos internos, melhorias etc.) na equação.

Falta de cumprimento dos requisitos

O maior esforço ao desenvolver um sistema ERP é determinar o que o sistema deve executar de fato. Isso pode consumir muito tempo e demanda a intervenção de profissionais como analistas de sistemas, gestores de projeto, designers de interface, arquitetos de soluções, entre outros.

O desenvolvimento interno, normalmente, não consegue abranger esses aspectos, assim, detalhes essenciais correm o risco de ser deixados de lado — sendo lembrados apenas durante a implementação ou a utilização pelos usuários finais.

Dificuldades com suporte e atualização

Por conta de sua integração com outros sistemas e até mesmo para otimizar o desempenho, um ERP deve estar em constante atualização. Esse trabalho é tarefa da equipe de TI da empresa, quando desenvolvido internamente.

Nesse sentido, é necessário contar com a ajuda de pessoas dedicadas ao realizar as adaptações e atualizações — além de profissionais para auxílio aos usuários e atendimento aos chamados.

Geralmente, o atendimento ofertado pela equipe de um fornecedor da solução ERP é melhor e mais ágil, pois a organização pode definir os níveis de serviços antecipadamente, de acordo com a necessidade de sua operação.

Como podemos ver, as vantagens do ERP são inúmeras, mas há também algumas desvantagens. Implementar esse sistema definitivamente não é fácil, mas é de extrema importância para a segurança dos dados de seu negócio e a produtividade dos processos. Além disso, seu negócio pode contar com parceiros nessa empreitada, como a Asplan.

É importante salientar também a necessidade de adequar sua equipe e sua estrutura para que ambos possam extrair o máximo possível desse sistema bastante vantajoso para a organização.

Você conseguiu entender agora quais as principais vantagens e desvantagens de um ERP e se interessou pela implementação de um sistema desse tipo em sua empresa? Então, entre em contato conosco e saiba como podemos ajudar nessa tarefa!