Entre os diversos dados que acompanhamos todos os dias, temos os documentos que fazem parte das rotinas de muitos setores. Um dos que mais utiliza essas informações é o financeiro, com acesso a documentos de recebidos e pagos, notas fiscais, comprovante contábil, entre diversos outros.

O controle passa justamente, por uma gestão de documentos eletrônica eficiente. Mas como melhorar esse processo e assim, potencializar as chances de sucesso e minimização de erros? É o que vamos trazer neste artigo.

Continue lendo e tire suas dúvidas sobre a gestão de documentos.

1. Planeje a mudança para gestão eletrônica

Toda mudança precisa ser devidamente planejada e na gestão eletrônica de documentos isso não é diferente. Afinal, esse será um diferencial importante para garantir maior agilidade nesse processo e, também, evitar que ocorram falhas.

Lembre-se que esse é um momento que exige adaptações, principalmente, porque interfere, também, nas rotinas de trabalho de muitos colaboradores. Por exemplo, gestores financeiros que fazem consultas em documentos constantemente precisarão habituar-se a realizá-las dentro de um software específico.

Algumas dicas para isso são:

• trace um cronograma;
• envolva os funcionários no processo de planejamento;
• faça treinamentos;
• estabeleça metas e objetivos para os processos.

2. Crie uma estrutura de organização

Ter uma gestão eletrônica de documentos não é apenas digitalizá-los e deixá-los disponíveis em um sistema para este fim. É importante definir uma estrutura de organização dentro desse espaço. Isso será fundamental para facilitar os acessos a eles no dia a dia.

Por exemplo, a indexação facilita a busca no dia a dia. Ao entrar com uma palavra-chave específica no sistema, é possível encontrar o documento com maior celeridade. Em rotinas corridas, que exigem essa busca constante (por exemplo, setor financeiro e contábil), esse tipo de organização é crucial para garantir maior agilidade e menor índice de falhas e perdas de prazos.

3. Faça a digitalização dos documentos

A não ser que sua empresa já tenha surgido dentro do contexto digital, muito dificilmente você não terá documentos físicos em sua empresa, não é mesmo? Contratos, contas, notas fiscais, documentos importantes provavelmente existirão em sua versão física.

Se você está realizando o processo de tornar os processos de gestão de documentos totalmente digitais, é importante passar esses itens também para a versão digital. Assim, em caso de necessidade de conferência e consulta, poderão ser acessados pelo mesmo sistema.

Com isso, há uma maior facilidade trazida pela centralização das informações em um mesmo espaço. Caso contrário, o profissional terá que pesquisar se aquele arquivo possui versão digital ou não e, caso contrário, visitar o arquivo.

Esse processo deve constar no planejamento que falamos no primeiro item deste artigo e deve seguir regras de organização importantes para evitar falhas. Imagine, por exemplo, descartar um contrato achando que ele foi digitalizado mas, na verdade, por um erro, isso não aconteceu? Nada bom, não é mesmo?

4. Faça o backup das informações

Quando passamos a priorizar o uso de documentos eletrônicos é importante considerar a necessidade de garantir que elas estarão disponíveis mesmo em caso de problemas e desastres tecnológicos. O backup tem um papel fundamental dentro desse cenário.

Isso porque ele é responsável por garantir que, em caso de problemas (como indisponibilidade de acesso ao sistema, invasão por cibercriminosos, perdas de servidores físicos, entre outros desastres tecnológicos) seja possível manter a continuidade das ações da empresa sem paralisar as atividades.

Além disso, lembre-se que o backup precisa, também, passar por protocolos de segurança da informação para evitar que ações de hackers possam causar problemas como vazamentos e uso dos dados para fraude.

5. Atente-se para temporalidade dos documentos

Lembre-se que alguns documentos precisam ser arquivados por determinado período, segundo a legislação vigente, pois eles poderão ser solicitados, por questões judiciais, a qualquer momento. É fundamental que você esteja atento para esses prazos, seja para o armazenamento eletrônico quanto para a necessidade de manter os itens físicos preservados.

Neste artigo você poderá ver quais são os principais prazos vigentes. Por isso é importante, também, analisar a data de criação de cada um deles e manter regras para essas questões no planejamento da gestão de documentos em sua empresa.

6. Estabeleça níveis de acesso

Quando passamos para uma gestão de documentos de forma eletrônica, facilitamos o acesso aos documentos no dia a dia da empresa. Isso é ótimo, em certa medida, pois diminui as burocracias e o tempo de acesso a determinados itens e, assim, é possível garantir maior celeridade no dia a dia organizacional.

Por exemplo, o tempo que um profissional demorava, anteriormente, em um arquivo, poderia comprometer as rotinas de trabalho. Hoje, com poucos cliques, ele encontra o contrato que buscava, com muito mais agilidade. Contudo, ao mesmo tempo, temos mais pessoas que podem ter acesso a itens que não necessariamente são importantes para as rotinas dela. Com isso, a segurança da informação da empresa pode ficar em xeque.

Quanto mais pessoas possuem acesso a documentos delicados, há mais pontos de acesso por parte de cibercriminosos. Além, é claro, de que funcionários tenham acessos a informações que não deveriam, pois não estão relacionadas com sua área de atuação.

Por isso, a implementação de controle de acesso na gestão de documentos é fundamental. Faça um mapeamento de quais itens interessam para quais áreas e, assim, separar quem deve ter acesso a quais informações.

7. Tenha um software de gestão documental

Para facilitar todos os processos que falamos anteriormente, um software de gestão documental é fundamental para que você possa estabelecer, de forma automatizada e com segurança e eficiência, os controles de acesso adequados, ter um processo de digitalização e organização que facilite o dia a dia da empresa, auxilie nas mudanças em si e no monitoramento dos resultados das transformações.

Ter ferramentas que deem suporte para uma gestão documental eficiente é fundamental para que você possa facilitar esses processos. Isso vale tanto para um sistema específico de GED quanto ter outras ferramentas de suporte que facilitem a comunicação e integração com essas soluções.

Por exemplo, seu sistema financeiro precisa fazer com que os documentos pagos ou recebidos possam ser vinculados nas movimentações do sistema. Com isso, torna-se mais fácil o acompanhamento desses documentos e facilitar consultas no dia a dia.

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